建立职业档案管理制度

PAGE建立职业档案管理制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织员工职业档案的管理，全面、准确地记录员工的职业发展历程和工作表现，为员工的晋升、培训、绩效考核等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：职业档案内容应真实反映员工的工作经历、业绩、奖惩等情况。2.完整性原则：全面收集员工职业发展相关信息，确保档案资料完整。3.保密性原则：严格保护员工职业档案信息，防止泄露。4.动态管理原则：根据员工工作变动和发展及时更新档案内容。二、职业档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯。2.身份证号码、联系方式、家庭住址。3.学历、学位、毕业院校、专业。4.入职时间、岗位、部门。（二）工作经历1.历任岗位及任职时间。2.各岗位工作职责、工作成果。3.工作变动原因及交接情况。（三）培训与学习1.参加公司内部培训课程记录。2.外部培训、进修经历（包括培训时间、机构、课程名称等）。3.获得的专业证书、资格认证。（四）绩效考核1.历年绩效考核结果及评价。2.突出业绩表现及相关证明材料。（五）奖惩情况1.获得的公司级及以上奖励（奖励名称、时间、颁奖单位）。2.受到的纪律处分、处罚记录（处罚原因、时间、处理决定）。（六）职业发展规划1.员工个人制定的职业发展规划。2.上级领导对员工职业发展规划的指导意见。（七）其他重要信息1.参与的重要项目及在项目中的角色和贡献。2.发表的专业文章、著作。3.获得的专利、技术创新成果。三、职业档案建立流程（一）档案初始化1.新员工入职时，人力资源部门负责收集员工个人基本信息，发放职业档案建立登记表。2.员工应如实填写登记表，并提交学历证书、身份证等相关证明材料复印件。3.人力资源部门对收集到的信息进行审核，确保准确无误后录入职业档案管理系统。（二）信息更新与补充1.员工工作经历发生变动、获得新的培训或学习机会、取得奖惩等情况时，应在变动发生后[X]个工作日内，向人力资源部门提交相关证明材料。2.人力资源部门核实后及时更新职业档案内容，并在档案管理系统中进行标注。（三）定期审核1.人力资源部门每年定期对员工职业档案进行全面审核，检查档案内容的完整性、准确性。2.对于审核中发现的问题，及时与员工沟通核实，要求员工补充或更正相关信息。四、职业档案查阅与使用（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的职业档案，了解档案内容。2.部门负责人因工作需要，可查阅本部门员工职业档案，但需填写查阅申请表，经人力资源部门负责人批准后方可查阅。3.人力资源部门在办理员工晋升、调岗、绩效考核等业务时，可根据工作需要查阅相关员工职业档案。4.公司高层管理人员因决策需要，可查阅相关员工职业档案，但需经人力资源部门负责人审核，公司领导批准。（二）查阅流程1.查阅人填写查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等。2.将申请表提交至相应审批人审批。3.审批通过后，查阅人到人力资源部门指定地点查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。4.查阅完毕后，查阅人应在档案查阅登记表上签字确认。（三）档案使用规定1.职业档案仅供公司内部使用，未经员工本人同意，不得向外部机构或个人提供档案信息。2.在员工晋升、调岗、培训、绩效考核等工作中，应依据职业档案提供的信息进行综合评估，但不得单纯以档案内容作为唯一依据。五、职业档案保密与安全（一）保密措施1.人力资源部门指定专人负责职业档案管理，对档案管理人员进行保密培训，签订保密协议。2.档案管理人员应妥善保管职业档案，将档案存放在安全、保密的场所，防止档案丢失、损坏或泄露。3.查阅职业档案时，应在指定地点进行，无关人员不得在场。（二）安全保障1.建立职业档案电子数据库，设置严格的访问权限，定期对数据库进行备份，防止数据丢失。2.对纸质职业档案，应进行分类存放，建立档案借阅登记制度，确保档案流转过程可追溯。（三）违规处理1.对于违反职业档案保密规定，泄露档案信息的人员，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、辞退等。2.因档案管理人员失职导致档案丢失、损坏的，应追究其责任，要求其采取措施进行补救，并根据损失情况给予相应赔偿。六、职业档案的保管期限（一）保管期限分类1.员工在职期间，职业档案应长期保管。2.员工离职后，其职业档案按照以下期限保管：普通员工档案保管期限为离职后[X]年。中层管理人员档案保管期限为离职后[X]年。高层管理人员档案保管期限为离职后[X]年。（二）期满处理1.档案保管期限届满后，由人力资源部门对档案进行鉴定，确认档案已无保存价值的，填写档案销毁申请表。2.经公司领导批准后，按照规定程序对档案进行销毁，销毁过程应进行记录，确保档案信息彻底清除。七、