康园中心档案管理制度

PAGE康园中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强康园中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在中心各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于康园中心各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所指档案是指康园中心在各项业务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：中心档案工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实可靠，如实反映中心各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及中心机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原则：对档案进行科学分类、编号和整理，建立便捷的检索系统，方便档案的查询和利用。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善中心档案管理制度。2.负责组织、指导和监督各部门的档案工作，对档案工作进行定期检查和考核。3.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等日常管理工作。4.负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储和检索。5.负责向国家和地方有关部门移交应归档的档案。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.负责对本部门形成的档案进行分类、编号和装订，编制档案目录，定期向综合管理部门移交。3.严格遵守档案管理制度，妥善保管本部门使用的档案，不得擅自销毁、涂改或转借他人。4.积极配合综合管理部门做好档案的整理、鉴定、统计和利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.严格遵守档案保管制度，做好档案的安全保管工作，防止档案损坏、丢失和泄密。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量和内容，及时发现和处理问题。5.积极开展档案信息化工作，录入和维护档案信息，提高档案管理效率。6.按照规定提供档案利用服务，做好档案查阅、借阅登记和归还工作，确保档案利用安全。三、档案收集（一）收集范围1.行政管理档案：包括中心制定的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、请示报告、批复、合同协议、人事档案、财务档案等。2.业务工作档案：包括各类业务活动的文件、资料、报表、统计数据、调查研究报告、项目档案等。3.基本建设档案：包括中心新建、改建、扩建项目的规划设计文件、施工图纸、竣工验收资料等。4.设备仪器档案：包括中心购置的各类设备仪器的说明书、操作手册、维修记录、技术资料等。5.声像档案：包括中心各类活动的照片、录像、录音等资料。6.其他档案：包括中心获得的荣誉证书、奖牌、锦旗等实物档案，以及具有保存价值的其他资料。（二）收集要求1.各部门应在工作中及时收集本部门形成的档案，确保档案的真实性和完整性。2.对于重要的文件、资料和数据，应实行双套制保存，一份纸质档案，一份电子档案。3.收集的档案应字迹清晰、图表工整、签署完备，符合档案整理要求。4.对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无用的文件，按照分类标准进行分类。（三）收集时间1.行政管理档案应在文件处理完毕后及时收集归档，一般不超过一周。2.业务工作档案应根据业务活动的进展情况，定期进行收集，如每月、每季度或每年收集一次。3.基本建设档案应在项目建设过程中同步收集，项目竣工后一个月内完成归档。4.设备仪器档案应在设备仪器验收合格后及时收集归档。5.声像档案应在活动结束后一周内收集整理归档。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。年度：按照文件形成的年度进行分类，如20XX年、20XX+1年等。机构：按照中心内部的部门或机构进行分类，如行政管理部、业务一部、业务二部等。保管期限：根据文件的重要程度和保存价值，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。2.对于声像档案，按照载体形式（照片、录像带、录音带等）和内容进行分类。（三）编号规则1.档案编号采用“年度+机构代码+保管期限代码+流水号”的形式。年度：用四位阿拉伯数字表示，如2020。机构代码：用两位大写英文字母表示，如XZ（行政管理部）、YW1（业务一部）等。保管期限代码：用一位大写英文字母表示，Y（永久）、C（长期）、D（短期）。流水号：用四位阿拉伯数字表示，从0001开始依次编号。2.例如：2020XZY0001，表示2020年行政管理部形成的永久保管档案的第1份。（四）装订要求1.纸质档案应去除金属物，采用线装或胶装方式进行装订，确保整齐牢固。2.对于幅面过大的文件，应折叠成A4纸大小，装订在右上角。3.对于声像档案，应将载体装入专用档案盒，并在盒面上标明档案编号和相关信息。（五）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.案卷目录应包括案卷号、题名、年度、机构、保管期限、起止日期、件数、页数等内容。3.卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容。4.档案目录应打印或手写清晰，一式两份，一份装订在档案卷内，一份单独成册。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施设备。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，进行备份，并建立严格的访问权限管理制度。3.声像档案应按照载体形式分类存放，定期进行检查和维护，防止音像资料损坏。（三）档案清查1.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，核对档案的编号、目录等信息是否准确一致。3.对清查中发现的问题，应及时进行记录和处理，如档案丢失、损坏、霉变等，应查明原因，采取相应的补救措施。（四）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员和相关业务部门人员组成。3.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，按照国家有关档案保管期限的规定，对档案进行鉴定，提出鉴定意见。4.对已到保管期限的档案，经鉴定小组鉴定确无保存价值的，应编制档案销毁清册，报中心领导审批后进行销毁。（五）档案销毁1.档案销毁应严格按照审批程序进行，未经批准不得擅自销毁档案。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.档案销毁清册应永久保存，记录档案销毁的时间、地点、内容、数量等信息。六、档案利用（一）利用范围1.中心内部各部门因工作需要查阅档案的，可按照规定办理查阅手续。2.外单位因工作需要查阅中心档案的，应持有单位介绍信，经中心领导批准后，方可查阅。3.涉及中心机密的档案，未经中心领导批准，不得查阅和利用。（二）利用方式1.查阅档案：查阅者可在档案库房内查阅纸质档案，也可通过档案管理信息系统查阅电子档案。2.借阅档案：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人和综合管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案：查阅者如需复制档案材料，应填写复制申请表，经综合管理部门负责人批准后，方可复制。复制的档案材料应加盖档案专用章。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用日期、利用者姓名、部门、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、复制档案的内容和数量、归还日期等。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查询。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，为中心各项工作提供便捷的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子图像，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合中心档案管理需求的软件系统，实现档案的分类、编号、编目、存储、检索、利用等功能。3.数据安全管理：建立数据备份和恢复机制，加强网络安全防护，确保档