检测站档案室管理制度

PAGE检测站档案室管理制度一、总则（一）目的为加强检测站档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于检测站档案室的档案管理工作，包括各类检测报告、技术资料、文件、合同、资质证书、人员档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案室对全站档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映检测站的工作活动和历史面貌，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：应保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则：对涉及机密的档案，应严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理全站各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全存放，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。5.对档案管理工作进行监督、检查和指导，定期对档案管理工作进行总结和评估。6.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和记录工作。（二）各部门职责1.负责本部门文件资料的收集、整理和初步分类，并定期移交档案室。2.协助档案室做好档案的整理、归档、鉴定等工作，提供相关的档案信息和资料。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.按照规定的程序和要求查阅、借阅本部门的档案，并及时归还。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备一定的档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订等。3.做好档案库房的管理工作，定期检查档案的保管状况，及时发现和处理档案保管中存在的问题。4.负责档案的查阅、借阅登记和归还工作，严格按照规定的程序和要求办理档案查阅、借阅手续。5.保守档案机密，不得泄露档案内容。6.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身的业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.检测报告：包括各类检测项目的原始记录、检测报告副本等。2.技术资料：如检测标准、规范、方法、操作规程等。3.文件：上级主管部门文件、本站内部文件、会议文件等。4.合同：检测服务合同、采购合同、租赁合同等。5.资质证书：计量认证证书、实验室认可证书等。6.人员档案：员工个人基本信息、培训记录、考核记录、奖惩记录等。7.其他与检测站工作相关的重要资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行收集，并进行备份。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为综合管理类、检测业务类、技术资料类、人员档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于档案的查阅和检索。4.装订：对纸张档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门将整理好的档案定期移交档案室，移交时应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、日期等信息。2.档案室对移交的档案进行核对和验收，确认无误后办理接收手续。3.档案室按照档案分类标准对接收的档案进行重新整理和归档，将档案存入相应的档案柜或档案架。（二）保管期限1.永久保管：涉及检测站重要权益、具有长远历史价值和法律凭证作用的档案，如计量认证证书、实验室认可证书、重大检测项目的检测报告等。2.长期保管：保存期限在10年以上的档案，如一般检测项目的检测报告、重要技术资料等。3.短期保管：保存期限在10年以下的档案，如一般性文件、临时性资料等。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对纸质档案应采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，并采用安全可靠的存储设备进行存储，定期对电子档案进行维护和更新。5.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，确保档案的安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅的档案名称、查阅目的、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案室审核。3.档案室审核通过后，安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。4.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取档案内容。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室，由档案室工作人员进行核对和签收。（二）借阅程序1.借阅档案应填写档案借阅申请表，注明借阅的档案名称、借阅期限、借阅用途等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案室审核。3.档案室审核通过后，办理档案借阅手续，借阅人员应在借阅登记册上签字确认。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。如因工作需要确需复制、摘抄档案内容的，应经档案室负责人批准。6.借阅人员应按时归还档案，如逾期未还，档案室应及时催还。如造成档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的责任。（三）查阅、借阅限制1.涉及机密的档案，未经批准不得查阅、借阅。2.重要档案的查阅、借阅应经检测站负责人批准。3.档案查阅、借阅申请表应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.全面审查原则：鉴定档案应全面审查档案的内容、来源、价值等因素，确保鉴定结果的准确性。3.集体鉴定原则：鉴定档案应由档案室负责人组织，相关部门负责人和档案管理人员参加，进行集体讨论和鉴定。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、价值等因素，确定档案的保管期限。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其价值和保管期限的合理性。3.专家咨询法：对于一些专业性较强的档案，可咨询相关专家的意见，确定档案的保管期限。（三）销毁程序1.经鉴定确定需要销毁的档案，应编制档案销毁清单，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清单经检测站负责人批准后，方可进行销毁。3.销毁档案应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息的彻底销毁。4.档案销毁过程中，应有专人负责监督，确保销毁工作的安全、规范进行。5.档案销毁后，应在档案销毁清单上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由监督人员签字确认。6.档案销毁清单应妥善保存，以备查询。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息的快速检索和查询，方便档案的查阅和利用。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息录入与维护1.档案室应安排专人负责档案信息的录入工作，确保录入信息的准确、完整。2.档案信息录入后，应定期进行维护和更新，保证档案信息的时效性。3.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案目录，便于查找和利用。（三）信息安全管理1.建立健全档案信息安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护。2.对档案信息系统进行定期备份，防止数据丢失。3.设置不同的用户权限，对档案信息