卫生院档案室上墙制度

PAGE卫生院档案室上墙制度一、总则1.目的为加强卫生院档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在规范档案的收集、整理、保管、查阅和销毁等工作流程，保障卫生院各项工作的顺利开展，同时满足法律法规及行业标准对档案管理的要求。2.适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体工作人员形成的各类档案，包括但不限于医疗文书、行政管理文件、财务档案、人事档案、设备档案、科研教学档案等。3.基本原则档案管理应遵循真实性、完整性、系统性、安全性和保密性原则，确保档案内容真实可靠，全面反映卫生院工作的历史和现状。严格执行国家有关档案管理法律法规及行业标准，依法进行档案管理工作。实行集中统一管理，明确各部门职责，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。注重档案的利用价值，提高档案服务质量，为卫生院的医疗、教学、科研、管理等工作提供有力支持。二、档案管理职责1.档案室职责负责制定和完善卫生院档案管理制度，并组织实施。集中统一管理卫生院各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作，确保档案的有序存放。负责档案的收集、接收、鉴定、保管、统计、查阅利用等日常管理工作，定期对档案进行清查盘点，保证档案的安全和完整。积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。对各科室档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训，提高全体工作人员的档案意识和业务能力。参与档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已到保管期限且无保存价值的档案进行销毁处理。2.各科室兼职档案员职责负责本科室档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保本科室档案的完整和准确。按照档案管理要求，定期将本科室整理好的档案移交至档案室，并办理交接手续。协助档案室做好档案的查阅利用工作，提供必要的档案信息和资料。接受档案室的业务指导和培训，并负责向本科室工作人员宣传档案管理知识，提高本科室人员的档案意识。三、档案收集1.收集范围医疗文书档案：包括门诊病历、住院病历、医嘱单、检查检验报告、手术记录、护理记录等。行政管理档案：包括卫生院工作计划、总结、报告、会议记录、规章制度、文件收发登记等。财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。人事档案：包括职工个人档案、人事任免文件、工资福利资料等。设备档案：包括设备购置合同、说明书、维修记录、验收报告等。科研教学档案：包括科研项目申报书、研究成果、教学计划、教案、学生成绩等。其他档案：如基建档案、招投标文件、合同协议等与卫生院工作相关具有保存价值的文件资料。2.收集要求各科室应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。档案形成部门应在文件材料形成后及时整理，按照档案分类标准进行分类，定期移交档案室。对于重要会议、重大活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集整理，确保档案的完整性。接收外部文件时，应认真核对文件内容，确保文件齐全、完整，并及时登记归档。四、档案整理1.分类标准按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为医疗文书档案、行政管理档案、财务档案、人事档案、设备档案、科研教学档案等类别。每个类别下再根据档案的具体内容和时间顺序进行细分，形成二级、三级类目，确保档案分类科学合理，便于查找和管理。2.整理方法遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性，对档案进行系统整理。对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。按照档案装订要求，对纸张规格不一致、破损或褪色的文件进行修复和裱糊，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保档案整齐、牢固。编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册，作为查找档案的索引。五、档案保管1.保管环境档案室应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档案的安全保管。档案室温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。档案室应配备必要的消防器材和温湿度调节设备，并定期进行检查和维护。2.档案装具采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案。档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。按照档案分类和编号顺序，将档案上架存放，标识清晰，便于识别和管理。3.档案保管期限根据国家有关规定和卫生院实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）三种。对于反映卫生院主要职能活动和历史面貌的重要档案，应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为长期保管；对于只在短期内有参考价值的档案，列为短期保管。定期对档案保管期限进行鉴定，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。六、档案查阅利用1.查阅权限内部查阅：卫生院工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到档案室查阅。查阅档案时，应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。外部查阅：外单位因工作需要查阅档案，须持有单位介绍信，经卫生院分管领导批准后，方可查阅。查阅档案时，档案室应安排专人陪同，并对查阅情况进行登记。2.查阅手续查阅档案时，查阅人员应如实填写《档案查阅登记表》，详细记录查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、档案编号等信息。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等，如需复印或摘录档案内容，应经档案室同意，并按照规定办理相关手续。查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案室，由档案室工作人员核对无误后，办理归还手续。3.利用反馈鼓励档案利用者对档案利用情况进行反馈，提出改进档案管理和服务的意见和建议。档案室应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和趋势，为档案管理工作提供参考依据。七、档案鉴定与销毁1.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务科室负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定标准根据国家有关规定和卫生院实际情况，从档案的历史价值、现实利用价值、保存状况等方面进行综合鉴定。对于仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对于已无保存价值的档案，应予以销毁。3.销毁程序档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容。《档案销毁清册》经卫生院分管领导批准后，方可实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。销毁后的《档案销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案统计与移交1.档案统计档案室应建立健全档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。档案统计报表应准确、及时、完整，数据应真实可靠，能够反映档案管理工作的实际情况。定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作经验，发现存在的问题，为档案管理工作决策提供依据。2.档案移交卫生院撤销、合并或职能调整时，应按照国家有关规定，做好档案的移交工作。档案移交应编制《档案移交清册》，详细记录档案名称、数量、保