房地产公司档案制度

PAGE房地产公司档案制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各项目公司、分公司、办事处等机构形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集公司在经营管理、项目开发、工程建设等过程中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.负责建立公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全存放。5.负责组织档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。6.负责向公司内部各部门及外部有关单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。7.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案工作培训，提高公司档案管理人员的业务水平。（二）各部门1.负责本部门形成档案的收集、整理和初步分类工作，并按照公司档案管理制度的要求，定期向综合管理部门移交档案。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的及时收集、整理和妥善保管。3.配合综合管理部门做好档案的鉴定、销毁、查阅、借阅等工作，提供必要的档案利用支持。三、档案的分类与编号（一）分类公司档案分为行政管理类、经营管理类、项目开发类、工程建设类、财务审计类、人力资源类、党群工作类等七大类。具体分类如下：1.行政管理类：包括公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、证照印章、资质荣誉、行政事务等方面的档案。2.经营管理类：涵盖市场调研、营销策划、销售合同、客户资料、项目运营分析等档案。3.项目开发类：主要有项目立项、可行性研究报告、土地获取、规划设计、项目报批报建等档案。4.工程建设类：包含工程前期文件、工程招投标文件、工程合同、工程图纸、工程变更、工程竣工验收等档案。5.财务审计类：涉及财务预算、会计凭证账簿、财务报表、审计报告、税务资料等档案。6.人力资源类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事档案等档案。7.党群工作类：如党组织建设、党员管理、工会工作、企业文化活动等方面的档案。（二）编号档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的结构，确保档案编号的唯一性和系统性。具体编号规则如下：1.行政管理类：代码为“XZ”，例如：XZ2023001，表示2023年产生的第1份行政管理类档案。2.经营管理类：代码为“JY”，如JY2023002，代表2023年的第2份经营管理类档案。3.项目开发类：代码为“KF”，如KF2023003，即2023年的第3份项目开发类档案。4.工程建设类：代码为“GC”，例如GC2023004，表示2023年的第4份工程建设类档案。5.财务审计类：代码为“CW”，如CW2023005，代表2023年的第5份财务审计类档案。6.人力资源类：代码为“RL”，例如RL2023006，表示2023年的第6份人力资源类档案。7.党群工作类：代码为“DQ”，如DQ2023007，即2023年的第7份党群工作类档案。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要会议、重大项目、重要活动等形成的档案，相关部门应指定专人负责收集，并在活动结束后及时移交综合管理部门。3.公司员工在办理离职手续时，应将个人保管的属于公司的档案材料全部移交所在部门，由部门统一整理后移交综合管理部门。（二）整理1.综合管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行整理。整理工作包括对档案材料进行分类、排序、编目、装订等。2.档案材料应保持原件的完整性，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。对于字迹模糊、难以辨认的文件，应进行字迹复原或抄录。3.整理后的档案应编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录清晰准确，便于查找利用。五、档案的保管（一）库房建设1.公司应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全存放。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案盒等，满足档案保管的基本要求。（二）档案上架1.整理好的档案应按照分类编号顺序上架存放，一个全宗的档案应集中排列，不得分散存放。2.档案架应标注清晰的类别标识和编号，便于查找和管理。档案盒应按照档案编号顺序排列，盒内档案应按照顺序依次存放，并在盒脊上标注档案编号、题名等信息。（三）库存管理1.综合管理部门应定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理。检查内容包括档案的存放情况、库房设施设备的运行情况、档案的保管状况等。2.建立档案库存盘点制度，每年至少进行一次全面盘点，确保档案账实相符。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并按照规定进行处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部门应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对库存档案进行全面鉴定，确定档案的存毁。3.档案保管期限分为永久、长期（10年以上）和短期（10年以下）三种。鉴定小组应按照国家有关规定和公司实际情况，制定各类档案的保管期限表，并严格执行。（二）销毁1.经鉴定确需销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册应经档案鉴定小组组长审核签字，并报公司分管领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。监销人员应对销毁过程进行监督，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.综合管理部门档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息，请查阅人签字确认。3.查阅档案应在档案查阅室进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅室，严禁在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等内容，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。借阅期满后，应及时归还档案。4.综合管理部门档案管理人员应定期对借阅档案进行催还，如发现借阅人员未按时归还档案或档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并按照规定进行处理。（三）外部查阅与借阅1.外部单位因工作需要查阅或借阅公司档案，应出具单位介绍信，注明查阅或借阅档案的名称、编号、查阅或借阅目的等内容，经公司分管领导批准后，到综合管理部门办理查阅或借阅手续。2.外部查阅或借阅档案应严格按照公司档案管理制度执行，查阅或借阅人员应遵守公司的保密规定，不得擅自将档案带出公司或泄露档案信息。如需复印档案，应经公司综合管理部门同意，并按照规定办理复印手续。八、档案的信息化管理（一）系统建设1.公司应建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。2.档案管理信息系统应具备档案录入、分类编目、查询统计、借阅管理、权限控制、数据备份等功能，满足公司档案管理的实际需求。（二）数据录入1.综合管理部门应按照档案管理信息系统的要求，及时将整理好的档案信息录入系统，确保录入数据的准确、完整。2.档案信息录入应遵循档案整理的分类编号原则，保证系统中档案信息与实际档案的一致性。（三）系统维护1.公司应指定专人负责档案管理信息系统的维护工作，定期对系统进行检查、升级和数据备份，确保系统的正常运行。2.维护人员应及时处理系统运行过程中出现的问题，如数据错误、系统故障等，保证档案信息的安全和稳定。九、档案管理的监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门应定期对公司各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的收集整理情况、档案的保管利用情况等。2.监督检查可采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行，对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情