巡察组档案管理制度

PAGE巡察组档案管理制度一、总则（一）目的为加强巡察组档案管理，确保巡察工作档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在巡察工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合巡察工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本巡察组在开展巡察工作过程中形成的各类文件材料、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则巡察组档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映巡察工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、使用和利用。二、档案管理职责（一）巡察组组长职责1.全面负责巡察组档案管理工作，对档案管理工作进行指导和监督。2.审核档案管理工作计划和重要档案管理制度。3.协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责巡察组档案的收集、整理、归档、保管和利用等具体工作。2.制定档案管理工作计划和实施方案，建立健全档案管理制度。3.对档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案管理规范有序。4.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，确保档案安全。5.积极为巡察工作提供档案信息服务，协助查阅和利用档案。（三）巡察组成员职责1.按照档案管理要求，及时将工作中形成的文件材料整理后移交档案管理人员。2.配合档案管理人员做好档案的整理、归档等工作。3.遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案收集（一）收集范围1.巡察工作方案、计划、通知等文件材料。2.巡察组与被巡察单位沟通协调的文件、会议记录、谈话记录等。3.巡察工作中形成的各类报告、总结、报表等。4.被巡察单位提供的文件资料、财务报表、会议记录等相关材料。5.巡察组在工作中形成的照片、音像资料等。6.其他与巡察工作有关的文件材料。（二）收集要求1.巡察组成员应在工作结束后及时将各自工作中形成的文件材料收集齐全，整理后移交档案管理人员。2.被巡察单位应按照巡察组要求，按时提供相关文件资料，并确保材料的真实性和完整性。3.档案管理人员应定期对档案收集情况进行检查，督促相关人员及时移交文件材料。四、档案整理（一）分类标准1.按照巡察工作流程，分为巡察准备、巡察了解、巡察报告、巡察反馈、巡察移交等类别。2.按照文件材料的性质，分为综合类、业务类、财务类、人事类等。3.按照文件材料的载体，分为纸质档案、电子档案、音像档案等。（二）整理方法1.纸质档案按照分类标准进行分类，每一类别下再按照时间顺序排列。对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性。编制文件材料目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源等信息。对文件材料进行装订，确保整齐、牢固。2.电子档案按照分类标准建立电子文件夹，文件夹名称应与纸质档案分类一致。将电子文件按照时间顺序存储在相应文件夹中，并进行命名，命名应规范、准确。建立电子文件索引目录，索引目录应与纸质档案目录相对应。3.音像档案按照内容进行分类，每一类别下再按照时间顺序排列。对音像资料进行编号，编号应与纸质档案或电子档案相关联。编制音像档案目录，目录应包括音像资料编号、名称、日期、内容简介等信息。五、档案归档（一）归档时间1.巡察工作结束后，档案管理人员应及时对收集整理好的数据进行归档。2.对于阶段性工作形成的文件材料，应在工作结束后一个月内归档。（二）归档程序1.档案管理人员对整理好的档案进行检查，确保档案的完整性、准确性和规范性。2.将档案装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上标明档案类别、编号、年度等信息。3.将档案存放在档案库房的指定位置，并建立档案存放索引。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。七、档案利用（一）利用范围1.巡察组内部查阅使用。2.上级部门调阅。3.被巡察单位查阅相关资料。4.按照规定需要提供档案信息的其他单位或个人。（二）利用程序1.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.查阅申请表经巡察组组长批准后，档案管理人员方可提供档案。3.查阅档案应在档案库房内进行，不得擅自将档案带出库房。4.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（三）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经巡察组组长批准后，办理借阅手续。2.借阅档案应在规定时间内归还，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和档案管理规定，对档案进行鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由巡察组组长担任组长，档案管理人员和相关业务人员为成员。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考档案的利用情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.销毁意见经巡察组组长批准后，档案管理人员填写档案销毁清册。3.档案销毁清册应包括档案编号、名称、日期、来源、销毁原因等信息。4.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。5.销毁后的档案应及时清理，确保档案库房整洁。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立巡察组档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。（二）信息化管理内容1.档案数字化将纸质档案和音像档案进行数字化扫描或录制，转换为电子文件。对数字化后的电子文件进行整理、分类、编号、编目等工作，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设开发或选用适合巡察组档案管理的信息系统，实现档案的在线录入、存储、检索、利用等功能。在信息系统中建立档案管理流程，实现档案管理工作的规范化、自动化。3.安全管理建立档案信息系统安全防护体系，采取防火墙、加密技术、身份认证等措施，确保档案信息安全。定期对档案信息系统进行维护和升级，防止系统故障和数据丢失。十、监督与检查（一）监督检查职责1.巡察组组长负责对档案管理工作进行全面监督检查。2.档案管理人员负责对档案管理工作的日常监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、归档、保管、利用等工作的开展情况。3.档案信息化管理工作的推进情况。4.档案安全保密措施的落实情况。（三）监督检查方式1.定期检查每月对档案管理工作进行一次全面检查，发现问题及时