借阅文件档案管理制度

PAGE借阅文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司文件档案管理，规范文件档案借阅行为，确保文件档案的安全与完整，充分发挥文件档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及的文件档案借阅活动。（三）基本原则1.严格审批原则：借阅文件档案必须经过严格的审批流程，确保借阅用途合理、必要。2.安全保密原则：借阅过程中要确保文件档案的安全，严格遵守保密规定，防止文件档案的丢失、损坏和泄密。3.限期归还原则：明确借阅期限，借阅者应按时归还所借文件档案，不得拖延。二、文件档案的分类与编号（一）分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、报告、决议等。2.业务文件类：涉及公司各项业务活动的合同、协议、项目文件、业务报表等。3.财务文件类：财务报表、账目、审计报告等。4.人事文件类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。5.其他文件类：不属于以上分类的其他文件档案。（二）编号为便于文件档案的管理和查找，对每类文件档案进行编号。编号采用数字与字母相结合的方式，例如：1.行政文件类：XZ[年份][序号]，如XZ2023001表示2023年第1号行政文件。2.业务文件类：YW[年份][业务类别代码][序号]，如YW202301001表示2023年业务类别为01的第1号业务文件。3.财务文件类：CW[年份][序号]，如CW2023001表示2023年第1号财务文件。4.人事文件类：RS[年份][序号]，如RS2023001表示2023年第1号人事文件。5.其他文件类：QT[年份][序号]，如QT2023001表示2023年第1号其他文件。三、借阅申请与审批（一）申请1.借阅者需填写《文件档案借阅申请表》，详细注明借阅文件档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.申请表应提交给所在部门负责人审核签字。（二）审批1.部门负责人审核通过后，将申请表提交至文件档案管理部门。2.文件档案管理部门根据借阅者的申请内容进行审批。对于一般性文件档案的借阅，由文件档案管理部门负责人审批；对于涉及重要机密或关键业务的文件档案借阅，需经公司分管领导审批。3.审批通过后，文件档案管理部门在申请表上加盖审批章，并注明批准借阅的日期和期限。四、借阅登记与发放（一）登记1.文件档案管理部门根据审批通过的申请表，对借阅情况进行详细登记。登记内容包括借阅者姓名、部门、借阅文件档案名称、编号、借阅日期、预计归还日期等。2.建立《文件档案借阅登记簿》，采用纸质和电子两种形式进行记录，以便查询和核对。（二）发放1.借阅者凭审批通过的申请表到文件档案管理部门领取所借文件档案。2.文件档案管理部门工作人员应与借阅者当面核对所借文件档案的名称、数量、完整性等信息，并在借阅者领取后在《文件档案借阅登记簿》上签字确认。3.对于重要文件档案，如涉及公司核心机密或关键业务的文件，借阅者需签署《文件档案借阅保密承诺书》，承诺在借阅期间严格遵守保密规定，妥善保管文件档案，不得泄露给任何第三方。五、借阅期限与归还（一）期限1.一般文件档案的借阅期限为[X]个工作日。如需延长借阅期限，借阅者应提前[X]个工作日向文件档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.对于重要文件档案或涉及紧急业务的文件档案，借阅期限根据实际情况另行确定，但最长不得超过[X]个工作日。（二）归还1.借阅者应在规定的归还日期前将所借文件档案归还至文件档案管理部门。2.文件档案管理部门工作人员在接收归还的文件档案时，应认真检查文件档案的完整性、准确性和保密性。如发现文件档案有损坏、丢失或泄密等情况，应及时向借阅者查明原因，并按照相关规定进行处理。3.借阅者归还文件档案后，文件档案管理部门工作人员应在《文件档案借阅登记簿》上记录归还日期，并注明文件档案的归还情况。六、借阅期间的保管与使用（一）保管1.借阅者应对所借文件档案妥善保管，不得随意转借他人或带出公司办公区域。如需在公司外使用，必须经文件档案管理部门负责人批准，并采取必要的安全保密措施。2.借阅者不得擅自对所借文件档案进行涂改、复印、拍照、扫描等操作。如需复制文件档案内容，应按照公司相关规定办理审批手续。3.在借阅期间，如发生文件档案丢失、损坏等情况，借阅者应及时向文件档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。（二）使用1.借阅者应按照借阅目的合理使用所借文件档案，不得将文件档案用于与工作无关的其他用途。2.对于涉及公司机密的文件档案，借阅者在使用过程中应严格遵守保密规定，不得向无关人员透露文件档案内容。七、监督与检查（一）定期检查1.文件档案管理部门应定期对借阅的文件档案进行检查，检查内容包括借阅期限、归还情况、保管状况等。2.每[X]个月进行一次全面检查，并形成检查报告。检查报告应包括检查情况、存在问题及改进措施等内容。（二）不定期抽查1.公司内部审计部门或其他相关部门可根据工作需要，对文件档案借阅情况进行不定期抽查。2.抽查内容包括借阅申请表、审批记录、借阅登记簿、归还记录等相关资料，以确保借阅活动符合本制度规定。八、违规处理（一）警告对于违反本制度规定，情节较轻的借阅者，给予警告处分，并责令其立即改正违规行为。（二）罚款1.对于因违规行为给公司造成一定损失的借阅者，除给予警告处分外，还应根据损失情况处以[X]元以上[X]元以下的罚款。2.罚款金额从借阅者当月工资中扣除。（三）解除劳动合同对于违反本制度规定，情节严重，给公司造成重大损失或泄露公司机密的借阅者，公司将与其解除劳动合同，并依法追究