河南省住建档案管理制度

PAGE河南省住建档案管理制度一、总则（一）目的为加强河南省住房和城乡建设档案（以下简称住建档案）管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在住房和城乡建设工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合我省实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河南省行政区域内从事住房和城乡建设活动的各级行政主管部门、企事业单位以及相关社会组织形成的住建档案的管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则全省住建档案工作实行统一领导，各级住房和城乡建设行政主管部门分级负责管理本地区的住建档案工作。2.集中管理原则住建档案应实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。3.依法管理原则严格按照国家有关法律法规和行业标准开展住建档案管理工作，确保档案管理活动合法合规。二、档案管理机构与职责（一）管理机构设置1.省级住房和城乡建设行政主管部门设立专门的档案管理机构，负责全省住建档案的统筹管理和业务指导。2.市、县级住房和城乡建设行政主管部门应根据工作需要，设立相应的档案管理机构或配备专职档案管理人员，负责本地区住建档案的管理工作。3.各住建企事业单位应设立档案管理部门或指定专人负责本单位住建档案的收集、整理、保管和利用等工作。（二）职责分工1.省级档案管理机构职责贯彻执行国家有关住建档案管理的法律法规和方针政策，制定全省住建档案管理的规章制度和技术标准。负责全省住建档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查。指导、监督全省各级住房和城乡建设行政主管部门及企事业单位的住建档案管理工作。负责接收、保管全省重要的住建档案，并提供利用服务。组织开展住建档案业务培训和学术交流活动。2.市、县级档案管理机构职责贯彻执行上级有关住建档案管理的规定和要求，制定本地区住建档案管理的具体办法。负责本地区住建档案工作的组织实施和监督检查。指导、监督本地区各级住房和城乡建设行政主管部门及企事业单位的住建档案管理工作。负责接收、保管本地区重要的住建档案，并提供利用服务。3.住建企事业单位档案管理部门职责贯彻执行国家和地方有关住建档案管理的法律法规和规章制度。负责本单位住建档案的收集、整理、保管和利用等日常工作。对本单位各部门形成的住建文件材料进行指导和监督，确保归档文件材料的质量。定期向同级住房和城乡建设行政主管部门报送本单位的住建档案目录。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.住房和城乡建设活动中形成的各类文件材料，包括规划、设计、施工、监理、竣工验收等环节的文件，应按照国家和地方有关规定及时形成，并确保其真实、准确、完整。2.文件材料的形成应遵循档案管理的要求，采用耐久性强、字迹清晰的书写材料和记录方式。（二）收集范围1.工程项目前期文件项目建议书、可行性研究报告及批复。环境影响评价报告及批复。建设用地规划许可证、土地使用证。建设工程规划许可证。2.勘察、设计文件工程地质勘察报告。初步设计文件及批复。施工图设计文件及审查意见。3.施工过程文件施工组织设计、施工方案。技术交底记录。工程变更通知、洽商记录。原材料、构配件、设备的质量证明文件及检验报告。隐蔽工程验收记录。分项、分部工程质量验收记录。4.监理文件监理规划、监理实施细则。监理月报、监理日志。工程质量评估报告。5.竣工验收文件单位工程竣工验收报告。工程竣工验收备案表。工程质量保修书。6.其他文件工程声像、电子档案，包括工程建设过程中的照片、录像、电子文件等。与工程建设有关的其他重要文件，如会议纪要、合同协议等。（三）收集要求1.各部门和岗位应明确专人负责文件材料收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应齐全、完整，符合归档要求，不得遗漏重要文件。3.对收集到的文件材料应进行初步整理，确保其字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全。四、档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）分类标准1.按照工程项目分类每个工程项目作为一个独立案卷，将该项目形成的各类文件材料集中整理。2.按照文件材料的性质分类分为前期文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别。3.按照保管期限分类分为永久、长期、短期三种保管期限。（三）整理方法1.装订对纸张规格不一致、破损的文件材料应进行修整或裱糊，使其规格统一、整齐牢固。采用线装或胶装方式装订，确保文件材料不脱落、不损坏。2.编目编制卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容。编制案卷目录，包括案卷号、题名、保管期限、密级、起止日期、页数等内容。3.装盒将整理好的案卷装入档案盒，并在档案盒上标明案卷号、题名、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理机构应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应选用符合国家标准的档案柜、档案架等装具，确保档案存放安全、整齐。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换或修复。（三）档案保管期限1.永久保管的档案本单位制定的重要规章制度、规范性文件。涉及重大工程质量、安全事故的文件材料。具有长期保存价值的历史资料。2.长期保管的档案一般工程项目的文件材料，保管期限为10年30年。与本单位业务活动密切相关的文件材料，保管期限为10年以上。3.短期保管的档案一般性文件材料，保管期限为5年以下。（四）档案的定期检查1.档案管理机构应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，并做好检查记录。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况、利用情况等，发现问题应及时采取措施进行处理。六、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅档案，应按照规定办理相关手续。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅、借阅档案，应出具相关证明文件，并按照规定办理手续。（二）利用方式1.查阅本单位内部人员查阅档案，可直接到档案管理机构查阅；外单位查阅档案，应提前预约，并填写查阅申请表，经档案管理机构负责人批准后，方可查阅。2.借阅借阅档案应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经档案管理机构负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过15个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案应在档案管理机构指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。3.查阅、借阅档案后，应及时归还档案管理机构，并办理归还手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。2.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保鉴定结果客观公正。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。2.鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、价值、保管状况等进行全面审查，确定档案的保管期限是否已满。2.对保管期限已满但仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限。3.对确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，经鉴定小组组长签字确认后，报本单位负责人批准。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字，并将销毁清单归档保存。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立全省统一的住建档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理和利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，为住房和城乡建设工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案。对电子档案进行整理、著录，建立电子档案数据库。2.信息化管理系统建设开发住建档案信息化管理系统，实现档案的在线收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等功能。建立档案信息安全保障体系，