档案文件安全保密制度

PAGE档案文件安全保密制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案文件的安全保密管理，确保档案文件的真实性、完整性和安全性，防止档案文件的泄露、丢失和损坏，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案文件管理的部门和人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案文件安全保密的法律法规和行业标准，确保档案文件管理工作合法合规。2.预防为主原则：采取有效的预防措施，加强对档案文件管理各个环节的监控和管理，防止安全保密事故的发生。3.分级管理原则：根据档案文件的重要性和敏感性，实行分级管理，明确各级管理职责和权限。4.谁使用谁负责原则：档案文件的使用人员对档案文件的安全保密负责，严格按照规定使用和保管档案文件。二、档案文件的分类与分级（一）分类1.行政文件：包括公司/组织的各类规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.业务文件：涉及公司/组织各项业务活动的文件，如合同协议、项目文档、业务报表等。3.人事档案：员工的个人信息、简历、考核记录、培训档案等。4.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.技术档案：公司/组织的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。6.其他档案：不属于以上分类的其他档案文件。（二）分级根据档案文件的重要性和敏感性，将档案文件分为绝密、机密、秘密三个级别。1.绝密级档案文件：是公司/组织最重要、最核心的机密信息，一旦泄露将对公司/组织的安全和利益造成重大损害。如公司/组织的核心技术资料、重大商业机密、战略规划等。2.机密级档案文件：是公司/组织较为重要的机密信息，泄露后可能对公司/组织的正常运营和利益产生较大影响。如重要业务合同、客户信息、财务数据等。3.秘密级档案文件：是公司/组织一般性的机密信息，泄露后可能对公司/组织造成一定的影响。如一般性的业务文件、内部通知等。三、档案文件的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责档案文件的收集工作，确保档案文件的及时、完整收集。2.档案文件的收集范围应涵盖本部门在工作过程中形成的各类文件、资料、记录等。3.对于外来文件，如上级部门下发的文件、合作单位提供的文件等，应及时进行登记和收集。（二）整理1.收集到的档案文件应按照分类标准进行整理，确保文件的分类准确、清晰。2.对档案文件进行编号、编目，建立档案文件目录清单，便于查找和管理。3.对档案文件进行装订、装盒，确保档案文件的整齐、美观。四、档案文件的存储与保管（一）存储1.公司/组织应设立专门的档案库房，用于存放档案文件。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施。2.档案文件应按照分类、分级的原则进行存储，不同级别的档案文件应分开存放。3.档案库房应保持清洁、通风良好，温度、湿度应符合档案文件存储的要求。（二）保管1.档案库房应配备专人负责管理，管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案文件的存储和保管要求。2.档案管理人员应定期对档案文件进行检查和清点，确保档案文件的安全和完整。如发现档案文件有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。3.对于电子档案文件，应采取加密存储、备份等措施，确保电子档案文件的安全。电子档案文件的存储介质应定期进行检查和更换，防止数据丢失。五、档案文件的借阅与使用（一）借阅1.因工作需要借阅档案文件的人员，应填写《档案文件借阅申请表》，注明借阅档案文件的名称、级别、借阅期限等信息。2.《档案文件借阅申请表》应经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门应根据借阅人员的申请，审核其借阅资格和借阅期限，并在申请表上签字批准。3.借阅人员应按照批准的借阅期限及时归还档案文件，如需延期借阅，应重新办理借阅申请手续。4.借阅人员在借阅档案文件期间，应妥善保管档案文件，不得转借、复印、泄露档案文件的内容。如发现档案文件有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应的责任。（二）使用1.使用档案文件的人员应严格按照规定的用途使用档案文件，不得擅自扩大使用范围。2.在使用档案文件过程中，如需对档案文件进行复制、摘录等操作，应经档案管理部门批准，并按照规定的程序进行操作。3.使用完毕后，使用人员应及时将档案文件归还档案管理部门，并办理归还手续。六、档案文件的传递与交接（一）传递1.档案文件的传递应通过安全可靠渠道进行，如专人送达、机要通信等。2.在传递档案文件过程中，应采取必要保护措施，确保档案文件安全无损送达目的地。3.传递档案文件时，应填写《档案文件传递登记表》，注明传递档案文件名称、级别、传递时间、传递方式、接收人员等信息。（二）交接1.档案文件交接双方应按照规定程序进行交接，确保档案文件数量、内容准确无误。2.交接时，交接双方应在《档案文件交接清单》上签字确认，注明交接档案文件名称、级别、数量、交接时间等信息。3.如发现档案文件交接过程中有问题或争议，应及时报告档案管理部门，由档案管理部门进行协调处理。七、档案文件的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案文件。2.因各种原因需要销毁的档案文件，如重复文件、错误文件等。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对档案文件进行清理，确定需要销毁的档案文件清单，并填写《档案文件销毁申请表》。2.《档案文件销毁申请表》应经档案管理部门负责人签字同意后，报公司/组织主管领导审批。3.经批准后，档案管理部门应指定专人负责档案文件的销毁工作。销毁人员应按照规定的程序进行销毁，确保档案文件销毁彻底、安全。4.在销毁档案文件过程中，应填写《档案文件销毁登记表》，注明销毁档案文件名称、级别、数量、销毁时间、销毁方式等信息。5.销毁工作完成后，销毁人员应将《档案文件销毁登记表》交档案管理部门存档。八、档案文件安全保密监督与检查（一）监督1.公司/组织应建立档案文件安全保密监督机制，定期对档案文件管理工作进行监督检查。2.档案管理部门应加强对档案文件管理各个环节的监督，确保档案文件管理工作符合安全保密要求。3.对于违反档案文件安全保密制度的行为，应及时进行制止和纠正，并追究相关人员的责任。（二）检查1.档案管理部门应定期对档案库房、档案文件存储介质等进行检查，确保档案文件存储环境安全可靠。2.应不定期对档案文件借阅、使用、传递、交接等环节进行检查，发现问题及时整改。3.公司/组织应每年至少组织一次全面档案文件安全保密检查，对检查结果进行总结分析，针对存在问题制定改进措施，不断完善档案文件安全保密管理工作。九、档案文件安全保密培训与教育（一）培训1.公司/组织应定期组织档案文件安全保密培训，提高档案管理人员和使用人员的安全保密意识和业务水平。2.档案管理部门应根据档案文件管理工作的实际需要，制定培训计划，确定培训内容和培训方式。3.培训内容应包括国家有关档案文件安全保密法律法规、行业标准、公司/组织档案文件安全保密制度等。（二）教育1.公司/组织应加强对全体员工的档案文件安全保密教育，提高员工的安全保密意识。2.通过开展安全保密宣传活动、发放宣传资料等方式，向员工普及档案文件安全保密知识。3.在新员工入职培训、岗位培训等过程中，应将档案文件安全保密教育作为重要内容，确保员工了解并遵守档案文件安全保密制度。十、奖励与处罚（一）奖励1.对于在档案文件安全保密工作中表现突出的部门和个人，公司/组织应给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉称号、奖金、晋升等，以激励员工积极参与档案文件安全保密工作。