艺术团档案管理制度

PAGE艺术团档案管理制度一、总则（一）目的为加强艺术团档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在艺术团各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于艺术团全体成员及与艺术团相关的各类活动、项目所形成的档案管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指艺术团在艺术创作、演出、培训、管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：艺术团档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映艺术团的工作实际，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理艺术团在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及艺术团机密、个人隐私等内容的档案，严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设立艺术团档案管理室，负责艺术团档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度，制定档案管理工作的具体细则和流程。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案管理制度，对档案的保管、利用、鉴定、销毁等环节进行严格监督和管理。4.负责档案库房的安全管理，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全存放。5.组织开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的电子化管理和共享。6.负责向艺术团成员宣传档案管理知识，提高全员的档案意识。7.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.艺术创作类：包括剧本、乐谱、舞蹈编排、节目创意策划等相关资料。2.演出类：演出节目单、演出剧照、演出视频、演出合同等。3.培训类：培训计划、培训教材、学员档案、培训考核记录等。4.人员类：艺术团成员个人档案、考勤记录、奖惩情况等。5.设备类：乐器、服装、道具等设备的购置、使用、维护记录。6.财务类：经费预算、报销凭证、财务报表等。7.行政类：艺术团的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用数字编码方式，按照一定的规则进行编制。例如：1.艺术创作类档案编号：YC001001，其中“YC”代表艺术创作类，第一个“001”表示该类档案的一级分类顺序号，第二个“001”表示该一级分类下的具体档案顺序号。2.演出类档案编号：YC002001，以此类推。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.艺术团在艺术创作、演出、培训、管理等活动中形成的各类文件、资料、记录等。2.上级主管部门下发的与艺术团相关的文件、通知等。3.与其他单位或个人签订的合同、协议等。4.艺术团成员创作的各类艺术作品、研究成果等。5.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将本部门或个人在工作中形成的档案材料移交档案管理部门，不得积压或擅自销毁。2.档案材料应齐全完整，字迹清晰，格式规范，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其内容完整、格式正确，并按照规定进行存储和备份。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类。2.对每类档案进行排序，同一类档案按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对每份档案材料进行编号，并编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。4.对破损或褪色的档案材料进行修复或复制，确保档案的完整性。5.对电子文件进行整理，建立电子文件目录，注明文件名称、存储位置、日期等信息。五、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管：反映艺术团主要职能活动和历史面貌的，对艺术团发展有长远利用价值的档案。2.定期保管：分为30年、10年。定期保管的档案在保管期限届满后，根据鉴定结果进行处理。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全存放。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等，并定期进行检查和维护。3.电子档案应采用安全可靠的存储介质进行备份，并定期进行数据校验，确保数据的完整性和准确性。（三）档案库房管理1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。2.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案库房应设置专人负责管理，非档案管理人员未经允许不得进入库房。4.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案的利用（一）利用范围1.艺术团成员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关单位或个人因工作需要查阅与艺术团相关的档案。3.因艺术研究、文化交流等活动需要查阅档案。（二）利用手续1.艺术团成员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人查阅档案，需持单位介绍信或有效证件，填写《档案查阅申请表》，经艺术团负责人签字同意后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅目的、查阅内容、归还日期等。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的规定为依据，结合艺术团的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，从档案的内容、来源、时间等方面进行综合分析，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、价值等确定其保管期限。2.分析比较法：将档案与同类型的其他档案进行比较，分析其在内容、形式、时间等方面的异同，确定其价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经艺术团负责人审核批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并由两人以上监销。监销人应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时在档案管理系统中进行注销，并将销毁清册永久保存。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的艺术团档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案信息化管理系统，实现档案信息的快速检索。3.系统功能模块：包括档案收集、整理、分类、编目、保管、利用、鉴定、销毁等功能模块，实现档案管理工作的全过程信息化。4.安全管理：建立健全档案信息化管理系统的安全管理制度，采取数据备份、加密存储、用户认证等安全措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作