档案查阅及管理制度

PAGE档案查阅及管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案查阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案查阅过程中的相关活动。（三）档案定义本制度所指档案是公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.依法依规原则：档案管理工作严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案管理活动合法合规。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，维护公司利益。4.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，为公司各项工作提供便捷的档案查阅服务。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司档案的日常管理工作。（二）部门职责1.制定和完善公司档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，保证档案的完整与安全。3.建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。4.对档案查阅申请进行审核，根据规定提供档案查阅服务，并做好查阅记录。5.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁工作。6.开展档案管理培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。7.负责与外部档案管理机构的沟通与协调，确保公司档案管理工作符合相关要求。三、档案查阅申请与审批（一）查阅申请1.公司内部员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并由所在部门负责人签字审批。2.外部单位或个人因工作需要查阅公司档案，必须持有单位介绍信或相关证明文件，注明查阅目的、查阅范围等内容，并填写《档案查阅申请表》，经公司相关部门负责人审核同意后，报档案管理部门审批。（二）审批流程1.档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，对查阅申请进行审核。审核内容包括查阅目的是否合理、查阅范围是否适当、查阅时间是否符合规定等。2.对于内部员工查阅申请，档案管理部门负责人在申请表上签署审批意见。如申请查阅的档案涉及重要机密或敏感信息，需报公司分管领导审批。3.对于外部单位或个人查阅申请，档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。如涉及重大事项或重要档案，需经公司总经理批准。4.审批通过后，档案管理部门通知申请人办理档案查阅手续。四、档案查阅权限与范围（一）查阅权限1.公司内部员工根据工作需要，经审批后可查阅与其工作职责相关的档案。2.公司中层及以上管理人员可查阅与其管理工作相关的各类档案。3.涉及公司重大决策、重要项目、核心业务及机密信息的档案，查阅权限按照公司相关规定执行，一般需经公司高层领导批准。（二）查阅范围1.员工查阅档案的范围主要包括本人工作中形成的档案、与本人工作职责相关的业务档案以及为完成工作任务所需查阅的其他档案。2.外部单位或个人查阅档案的范围由其申请查阅的目的和公司审批意见确定，一般限于与特定业务相关的档案信息。五、档案查阅方式与场所（一）查阅方式1.现场查阅：申请人可在档案管理部门指定的场所进行现场查阅档案。档案管理人员应提供必要的查阅设备和环境，确保查阅工作顺利进行。2.复制查阅：对于因工作需要确实无法现场查阅的档案，申请人可申请复制相关档案资料。档案管理人员应按照规定对复制内容进行审核，并确保复制件与原件一致。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件与原件一致”字样。（二）查阅场所档案查阅应在档案管理部门指定的专门场所进行，该场所应具备必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备等，以确保档案的安全。同时，应保持查阅场所的整洁、安静，为查阅人员提供良好的查阅环境。六、档案查阅登记与记录（一）查阅登记1.档案管理人员应对每一次档案查阅进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅目的、查阅档案名称及数量、审批意见等。2.查阅登记应使用专门的《档案查阅登记表》，确保登记信息准确、完整。（二）查阅记录1.档案管理人员应在查阅过程中对查阅情况进行记录，记录内容包括查阅人查阅档案的起止时间、查阅过程中对档案的使用情况（如是否摘抄、复印等）、查阅人对档案内容的反馈等。2.查阅记录应与查阅登记信息相互印证，共同构成档案查阅的完整记录。查阅记录应妥善保存，以备日后查阅及审计等需要。七、档案安全与保密（一）安全措施1.档案管理部门应采取有效的安全防护措施，确保档案的实体安全。如配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，定期对档案进行检查和维护。2.加强对档案查阅场所的安全管理，限制无关人员进入查阅区域，确保查阅过程中档案的安全。（二）保密要求1.档案管理人员及查阅人员应严格遵守公司保密制度，对查阅过程中涉及的公司机密信息予以保密，不得泄露给任何无关人员。2.查阅人员在查阅档案时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需摘抄、复印档案内容，应按照规定办理相关手续，并确保复印件的安全保管。3.查阅工作结束后，查阅人员应将查阅的档案资料如数归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案的完整与安全。八、档案利用与反馈（一）利用促进档案管理部门应积极主动地为公司各项工作提供档案利用服务，根据不同的工作需求，及时、准确地提供相关档案资料，充分发挥档案的价值。同时，鼓励公司员工积极利用档案资源，为公司的发展提供有力支持。（二）反馈机制1.档案管理部门应建立档案利用反馈机制，定期收集公司员工对档案查阅及利用情况的反馈意见。2.对于员工提出的关于档案管理工作的建议和意见，档案管理部门应认真研究分析，及时改进档案管理工作，提高档案服务质量。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对公司档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。鉴定工作应成立专门的鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表及专业档案人员组成。2.鉴定小组应根据国家法律法规、行业标准以及公司实际情况，对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的保存价值和保管期限。（二）销毁程序1.对于经过鉴定确定已失去保存价值的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，详细列出销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行档案销毁工作。3.档案销毁应在指定的场所进行，由档案管理部门会同相关部门人员共同实施。销毁过程应进行现场监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，档案管理部门应将《档案销毁清册》作为档