档案保管保密查阅制度

PAGE档案保管保密查阅制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的安全与完整，保守档案机密，规范档案查阅行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案保管、保密与查阅工作中的行为规范。（三）基本原则1.安全保密原则：档案保管应确保安全，防止档案丢失、损坏、泄露；查阅档案应严格遵守保密规定，不得擅自扩大知悉范围。2.规范管理原则：档案管理工作应遵循统一标准、规范流程，确保档案管理的科学性、系统性和有效性。3.服务利用原则：在确保档案安全保密的前提下，充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供及时、有效的信息支持。二、档案保管（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会会议记录，公司规章制度，行政公文等。2.人事档案：员工入职、离职、晋升、调动等相关资料，员工基本信息、履历、考核、培训记录等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表，财务审计报告，税务资料等。4.业务档案：各类业务合同、协议，项目资料，市场调研分析报告，客户信息等。5.其他档案：公司荣誉证书、资质证书，重要活动照片、视频资料等。（二）档案整理1.定期整理：各部门应指定专人负责档案整理工作，定期（每季度）对本部门档案进行清理、分类、编号、装订。2.分类编号：按照档案分类标准，对每份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。编号格式为：[部门代码][年份][流水号]，如“行政2023001”。3.编制目录：根据档案整理情况，编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。目录应一式两份，一份随档案存放，一份单独成册保存。（三）档案存储1.专用库房：公司设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案存储安全。2.分区存放：根据档案类别和保管期限，对档案进行分区存放。不同类别档案之间应保持一定间距，便于查找和管理。3.上架排列：档案应整齐上架排列，按照编号顺序依次存放。同一类档案应按照时间先后顺序排列，便于查阅。（四）档案保管期限1.永久保管公司设立、变更、注销等重要文件。股东会、董事会形成的决议、纪要等重要文件。涉及公司重大权益、核心商业机密的文件。2.定期保管短期保管（15年）：一般性行政文件、业务资料、临时性项目文件等。中期保管（510年）：重要业务合同、财务报表、人事考核资料等。长期保管（10年以上）：公司发展规划、战略决策文件、重要客户档案等。（五）档案清查1.定期清查每年年底，公司档案管理部门会同各部门对档案进行全面清查，核对档案数量、编号、目录等信息，确保档案账实相符。清查过程中发现的问题应及时记录，并查明原因，采取相应措施进行处理（如补充缺失档案、更正错误信息等）记录在案。2.不定期清查根据工作需要，公司档案管理部门可对特定类别或特定时间段的档案进行不定期清查，重点检查档案的保管状况、利用情况等。对于清查中发现的档案损坏、丢失等情况，应及时报告公司领导，并按照规定进行处理（追究相关责任人责任、采取补救措施等）。三、档案保密（一）保密措施1.人员管理保密培训新员工入职培训时，应安排档案保密知识培训课程（不少于[X]小时），使其了解档案保密的重要性和相关规定。定期（每年[X]次）对全体员工进行档案保密知识更新培训，培训内容包括法律法规、公司保密制度、案例分析等，提高员工保密意识和技能。签订保密协议与涉及档案管理工作的员工签订保密协议，明确其保密义务和责任，保密协议应包含保密范围、保密期限、违约责任等条款。保密协议期限应根据员工接触档案的重要程度和敏感程度确定，一般不少于[X]年。2.库房管理门禁制度档案库房安装门禁系统，限制无关人员进入。门禁卡由档案管理部门专人负责管理发放，仅限档案管理人员及经授权人员持有。设置门禁权限，根据人员工作需要和职责范围，授予不同的门禁权限级别（如档案管理人员可进入全部区域、查阅人员可进入指定查阅区域等）确保档案库房安全。监控系统在档案库房内安装监控摄像头，并保证监控设备正常运行，监控资料保存期限不少于[X]天（可根据实际情况调整）。监控范围应覆盖档案库房各个区域（包括出入口、存储架、查阅区域等），以便及时发现异常情况，并为调查提供依据。保密标识在档案库房显著位置张贴保密标识，提醒人员注意档案保密。保密标识应包括“保密重地，严禁无关人员进入、严禁拍照、录像、复印等”等字样，并注明举报电话或邮箱（便于员工监督和发现违规行为及时举报）。3.查阅管理查阅审批严格执行档案查阅审批制度（见档案查阅部分），未经批准，任何人不得查阅档案。审批流程应明确审批人员职责、审批权限范围、审批时间要求等。审批人员应认真审核查阅申请理由和查阅范围，确保查阅行为符合规定，不涉及泄露档案机密。查阅登记建立档案查阅登记台账，详细记录查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、查阅目的、查阅范围、归还日期、审批人等信息。查阅登记台账应妥善保存（保存期限与相应档案保管期限一致），以便日后查询核对查阅情况是否合规。（二）保密责任1.档案管理人员责任档案管理人员应严格遵守档案保密制度规定，履行档案保管职责，确保档案安全保密工作落实到位。严禁泄露档案机密：档案管理人员未经授权，不得向任何单位或个人泄露档案内容。如因工作需要对外提供档案信息，必须经过严格审批程序，并按照规定办理相关手续。定期检查档案保管状况：档案管理人员应定期（每周不少于[X]次）对档案库房进行巡查检查档案存储环境（温湿度、防火、防潮、防虫等）是否符合要求档案是否有损坏、丢失等情况。发现问题及时处理并记录在案。2.查阅人员责任查阅人员必须严格遵守档案查阅审批制度和保密规定，按照批准的查阅范围和方式查阅档案，不得擅自扩大查阅范围或擅自复制、摘抄档案内容（如因工作需要复制、摘抄，需另行申请并经批准）严禁私自留存档案复印件或摘抄件。归还档案：查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。归还时，档案管理人员应认真核对档案数量、完整性等确保档案无损坏、丢失等情况。如发现问题，查阅人员应承担相应责任。3.其他人员责任公司其他员工如因工作需要接触档案，应在档案管理人员指导监督下进行操作，并严格遵守档案保密制度规定严禁私自查阅、传播档案信息严禁违规操作档案（擅自修改、删除档案信息）。对于违反档案保密制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应处罚（警告、罚款、解除劳动合同等）构成犯罪行为的依法追究刑事责任。四、档案查阅(一)查阅申请1.申请主体公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》。外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案的，必须经公司领导批准，并由公司指定专人陪同查阅（如有必要）。2.申请流程填写申请表：查阅人员应详细填写《档案查阅申请表》，包括查阅日期、查阅部门、查阅人员姓名、查阅目的、查阅档案名称及编号、查阅范围等信息。部门负责人审批：查阅人员所在部门负责人对查阅申请进行审核，签署意见（同意或不同意）并注明审批日期。部门负责人应根据工作实际需求，严格把关查阅申请确保查阅行为必要且合规涉及重要档案或敏感信息查阅申请部门负责人审批意见应提交公司分管领导审核。档案管理部门审核档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，根据档案保管情况、保密规定等进行审核。审核内容包括查阅档案是否属于可查阅范围、查阅目的是否合理、查阅范围是否适当等。档案管理部门审核通过后，在申请表上签署意见并注明审核日期。分管领导审批：对于涉及重要档案、核心商业机密或查阅范围较广的查阅申请，需报公司分管领导审批。分管领导应综合考虑各种因素，做出最终审批决定。审批通过后，在申请表上签署意见并注明审批日期。特殊情况审批：如遇紧急情况（如处理重大业务问题、应对突发法律纠纷等）需要立即查阅档案且无法按照正常审批流程进行的，查阅人员可向档案管理部门负责人说明情况，由档案管理部门负责人先予同意查阅，并及时向公司分管领导报告备案。事后应尽快补办审批手续。(二)查阅权限1.内部查阅权限一般员工查阅与其工作相关的档案，查阅范围应严格限定在经审批的申请范围内不得查阅涉及公司机密、其他部门业务机密或个人隐私等不宜公开的档案。部门负责人查阅本部门形成的档案以及与本部门业务相关的其他档案查阅范围可根据工作需要适当扩大，但应确保不泄露公司机密信息对于涉及其他部门重要信息的档案查阅时应与相关部门沟通协调并遵守保密规定。公司领导查阅公司各类档案不受查阅范围限制但应严格遵守档案保密制度规定不得随意泄露档案内容如有需要对外提供档案信息必须按照规定办理相关手续。2.外部查阅权限外部单位因工作需要查阅公司档案的，必须提供合法有效的证明文件（如介绍信、工作证、营业执照副本等）说明查阅目的和查阅范围经公司领导批准后由公司指定专人陪同查阅。外部查阅人员查阅档案时应严格遵守公司档案保密制度规定不得擅自复制、摘抄、拍照、录像等查阅结束后查阅人员应在陪同人员监督下将查阅档案归还并办理归还手续。外部单位查阅档案所涉及的信息如需对外公开或使用必须经过公司书面同意并签订相关保密协议明确双方权利义务。(三)查阅方式1.现场查阅查阅人员可在档案管理部门指定的查阅区域进行现场查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保查阅行为符合规定查阅人员不得擅自将档案带出查阅区域。如需复印、摘抄档案内容，查阅人员应提前向档案管理部门提出申请，经批准后由档案管理人员按照规定进行操作。复印、摘抄的档案资料应注明出处和用途，并加盖档案管理部门印章。2.电子查阅在确保档案信息安全保密的前提下，对于部分可以进行电子存储和查阅的档案，经档案管理部门批准，查阅人员可通过公司内部电子档案管理系统进行查阅。电子档案管理系统应设置严格的用户权限管理功能，根据查阅人员的审批权限，授予相应的查阅权限级别。查阅人员应使用个人账号登录系统，不得将账号转借他人使用。查阅人员在电子查阅过程中，不得对档案信息进行修改、删除、传播等操作如需保存电子档案资料，应按照公司规定的存储方式和路径进行保存，并确保存储介质安全。(四)查阅记录与归还1.查阅记录档案管理部门应建立详细的档案查阅记录台账，对每一次查阅申请和查阅过程进行记录。查阅记录应包括查阅申请表编号、查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称及编号、查阅目的、查阅范围、审批人意见、查阅方式、查阅结果（是否顺利查阅、有无发现问题等）、归还日期等信息。查阅记录台账应定期进行整理归档，保存期限与相应档案保管期限一致，以便日后查询和审计查阅行为是否合规。2.归还档案查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员。归还时，档案管理人员应认真核对档案数量、完整性、有无损坏等情况。如发现档案数量不符、有损坏或丢失等情况，查阅人员应承担相应责任并及时查明原因进行处理。档案管理人员在接收归还档案后，应在查阅记录台账上注明归还日期，并在档案上加盖“已查阅”印章（如有需要）。对于归还的档案，档案管理人员应按照原存放位置妥善保管，确保档案存放有序、便于查找。五、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未明确规定的事项，档案管理部门应根据公司实际情况和相关法律法规、行业标准进行处理，并及时向公司领导报告备案。（二）修订与完善1.随着公司业务发展、法律法规变化以及档案管理工作实际需要，公司档案管理部门应定期（每年至少[X]次）对本制度进行评估和修订。2.修订后的制度应经公司领导审