污水处理厂档案资料管理制度

PAGE污水处理厂档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强污水处理厂档案资料管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案资料在生产运营、技术创新、管理决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于污水处理厂各部门及全体员工在档案资料形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）管理原则1.集中统一管理原则：污水处理厂档案资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案资料的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.真实准确原则：档案资料应如实反映污水处理厂的生产运营、技术研发、管理决策等活动，确保档案资料的真实性和准确性。3.完整系统原则：档案资料应全面涵盖污水处理厂各项工作的各个环节，保持档案资料的完整性和系统性。4.安全保密原则：档案管理部门应采取有效措施，确保档案资料的安全，防止档案资料的损坏、丢失和泄密。同时，严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料进行妥善保管。二、档案资料管理部门及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责污水处理厂档案资料的统一管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善污水处理厂档案资料管理制度。2.负责档案资料的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保档案资料的完整、准确、系统和安全。3.对各部门档案资料管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案资料管理培训，提高员工的档案资料管理意识和业务水平。4.负责档案资料的数字化建设，推进档案资料的信息化管理，提高档案资料的利用效率。5.参与污水处理厂重大项目、重要活动等档案资料的形成过程，及时进行收集和整理。6.做好档案资料的统计工作，定期向上级主管部门报送档案资料统计报表。7.负责档案资料的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案资料进行鉴定和销毁。三、档案资料的分类与编号（一）档案资料分类1.行政管理类：包括污水处理厂的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.生产运行类：包括污水处理工艺流程图、操作规程、运行记录、水质监测报告、设备维护档案等。3.技术研发类：包括污水处理技术研发项目资料、科研成果报告、技术专利文件等。4.工程建设类：包括污水处理厂新建、扩建、改建项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收资料等。5.物资采购类：包括物资采购计划、采购合同、物资验收报告、库存管理档案等。6.安全环保类：包括安全管理制度、安全检查记录、环境监测报告、环保设施运行档案等。7.其他类：包括污水处理厂与外部单位签订的合作协议、对外宣传资料、荣誉证书等其他各类档案资料。（二）档案资料编号1.档案资料编号采用“分类号+年度号+流水号”的结构，确保档案资料编号的唯一性和系统性。2.分类号：根据档案资料分类标准，采用大写字母表示各类档案资料的类别，如“A”表示行政管理类，“B”表示生产运行类等。3.年度号：采用公元纪年，用四位数字表示档案资料形成的年度，如“2023”表示2023年形成的档案资料。4.流水号：按照档案资料形成的先后顺序，用四位数字表示每类档案资料在本年度内的流水号，如“0001”“0002”等。例如，一份2023年形成的行政管理类文件，其编号为“A20230001”。四、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的档案资料。2.污水处理厂与外部单位签订的各类合同、协议、文件等。3.污水处理厂员工个人在工作中形成的具有代表性的技术报告、工作总结、科研成果等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料收集人员应按照档案资料管理部门的要求，对收集到的档案资料进行初步整理，剔除重复、无用的资料，并确保档案资料的真实性和准确性。3.对于重要的档案资料，应及时向档案管理部门移交，不得擅自留存或销毁。（三）整理原则1.遵循档案资料的形成规律和特点，保持档案资料之间的有机联系。2.按照档案资料的分类标准进行分类整理，确保档案资料分类准确、条理清晰。3.对档案资料进行编号、编目、装订等处理，使其符合档案资料管理的规范化要求。（四）整理方法1.文书档案整理：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类，依次排列编号，编制卷内目录和备考表，装订成卷。2.科技档案整理：按照项目、专业等进行分类，对图纸、图表、数据等进行编号、标注，编制档案目录，装订成册或装盒保存。3.声像档案整理：对照片、录音、录像等声像资料进行分类、编号，注明拍摄时间、地点、内容等信息，制作声像档案目录，存储于磁性介质或光盘等载体上，并进行备份。4.电子档案整理：对电子文件进行分类、编号，建立电子文件目录，按照电子文件存储格式和管理要求进行存储和保管，并定期进行备份。五、档案资料的归档（一）归档时间1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案资料整理归档完毕，并移交档案管理部门。2.对于重要的档案资料或紧急项目形成的档案资料，应及时归档，确保档案资料的完整性和时效性。（二）归档程序1.档案资料整理人员按照档案资料整理要求，对档案资料进行整理、编目、装订等处理后，填写档案移交清单。2.档案移交清单一式两份，一份由档案资料整理部门留存，一份随档案资料移交档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案资料进行核对、验收，确认无误后，在档案移交清单上签字盖章，并将档案资料入库保管。六、档案资料的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案资料应按照分类编号顺序进行存放，便于查找和利用。2.对于纸质档案资料，应采用装订成册、装盒等方式进行保管；对于磁性介质和光盘等电子档案资料，应采用存储于专用存储设备、定期备份等方式进行保管。3.档案管理部门应建立档案资料保管台账，详细记录档案资料的入库时间、保管期限、存放位置等信息，便于对档案资料进行跟踪管理。（三）保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料主要包括污水处理厂的重要历史文件、规章制度、重大项目档案、财务档案等；长期保管的档案资料主要包括污水处理厂的生产运行记录、技术研发资料、工程建设档案等，保管期限一般为10年50年；短期保管的档案资料主要包括污水处理厂的一般性文件、临时性资料等，保管期限一般为1年5年。3.档案管理部门应根据档案资料的性质和重要程度，确定其保管期限，并在档案资料整理归档时进行标注。（四）档案资料的安全保护1.档案管理部门应建立健全档案资料安全管理制度，加强对档案库房的安全管理，防止档案资料的损坏、丢失和泄密。2.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，定期进行检查和维护，确保设施设备的正常运行。3.档案管理人员应严格遵守档案资料借阅制度，对借阅档案资料的人员进行登记，确保档案资料的安全归还。4.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，应严格按照国家有关保密法律法规进行保管，限制查阅和使用范围。七、档案资料的利用（一）利用原则1.档案资料利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案资料的正确使用和妥善保管。2.档案资料利用应优先满足污水处理厂生产运营、技术创新、管理决策等工作的需要。（二）利用范围1.污水处理厂内部员工因工作需要查阅、借阅档案资料。2.外部单位因工作需要查阅、借阅污水处理厂档案资料，应按照规定办理相关手续。3.司法机关、行政机关等因办案需要查阅、借阅污水处理厂档案资料时，应出具相关证明文件，并按照规定办理查阅、借阅手续。（三）利用程序1.内部员工查阅、借阅档案资料时，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅目的和借阅期限，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.档案管理部门对档案查阅、借阅申请表进行审核，根据档案资料的密级和保管期限，确定是否允许查阅、借阅，并告知查阅、借阅人员相关注意事项。3.查阅、借阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅、借阅档案资料，不得擅自将档案资料带出档案库房或转借他人。如需复印、摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.查阅、借阅人员应按时归还档案资料，如因特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.外部单位查阅、借阅污水处理厂档案资料时，应提交查阅单位介绍信或相关证明文件，填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅目的和借阅期限，经污水处理厂主管领导签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。6.司法机关、行政机关等查阅、借阅污水处理厂档案资料时，应出具相关证明文件，填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅目的和借阅期限，经污水处理厂主管领导签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。档案管理部门应按照国家有关法律法规的规定，配合司法机关、行政机关等做好档案资料的查阅、借阅工作。（四）利用登记档案管理部门应建立档案资料利用登记制度，对档案资料的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅、借阅人员姓名、单位、查阅目的、查阅时间、借阅期限、归还时间等信息。档案资料利用登记记录应妥善保管，以备查询。八、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案资料鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案资料鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案资料进行定期鉴定，确定档案资料的存毁价值。（三）鉴定内容1.档案资料的内容是否真实、准确、完整，是否反映污水处理厂的工作实际。2.档案资料的保存价值，是否具有历史参考价值、现实利用价值和法律凭证价值。3.档案资料的保管期限是否已满，是否符合档案资料保管期限的规定。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案资料进行清理，列出需要鉴定的档案资料清单。2.鉴定小组对需要鉴定的档案资料进行逐一审查，根据鉴定原则和标准，确定档案资料的存毁价值。3.鉴定小组对确定销毁的档案资料，应编制档案资料销毁清单