幼儿园信息档案管理制度

PAGE幼儿园信息档案管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园信息档案管理，确保幼儿园各类信息档案的完整性、准确性和安全性，提高信息档案的利用效率，为幼儿园的管理决策、教育教学、家园沟通等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园全体教职工、幼儿及其家长，以及与幼儿园相关的各类信息档案管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：信息档案应如实反映幼儿园各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理幼儿园各类信息档案，涵盖行政管理、教育教学、师资队伍、幼儿成长等各个方面，保证档案资料的完整性。3.准确性原则：对信息档案进行准确分类、编号、登记和存储，确保档案信息的准确性，便于查询和使用。4.安全性原则：采取有效措施保障信息档案的安全，防止档案信息的泄露、损坏和丢失。5.保密性原则：对于涉及幼儿园机密、幼儿隐私等信息，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。（四）管理职责1.园长：全面负责幼儿园信息档案管理工作，制定信息档案管理工作方针和政策，审批信息档案管理工作计划和制度，协调解决信息档案管理工作中的重大问题。2.信息档案管理部门：负责制定和完善信息档案管理制度、工作流程和操作规范。组织实施幼儿园信息档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和销毁等工作。定期对信息档案进行检查、评估和统计分析，为幼儿园管理决策提供数据支持。负责信息档案管理系统的建设、维护和管理，确保信息档案的数字化存储和安全运行。3.各部门负责人：负责本部门信息档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的完整性和准确性。按照规定的时间和要求，将本部门的信息档案移交至信息档案管理部门。配合信息档案管理部门做好信息档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。4.教职工：负责及时、准确地收集和整理本人工作中形成的各类信息档案，并按照要求提交至所在部门。严格遵守信息档案管理制度，妥善保管和使用本人权限范围内的信息档案，不得擅自泄露、销毁或涂改档案资料。根据工作需要，按照规定程序查阅和利用信息档案，确保信息档案的合理使用。二、信息档案的分类与编号（一）分类幼儿园信息档案分为以下几大类：1.行政管理档案：包括幼儿园章程、发展规划、年度工作计划与总结；行政会议记录、决议；上级文件、通知；幼儿园规章制度；人事档案（教职工基本信息、招聘录用、考核评价、培训晋升、奖惩等）；财务管理档案（预算决算、收支账目、资产清查等）；后勤管理档案（设施设备管理、安全保卫、卫生保健等）。2.教育教学档案：课程设置方案、教学计划、教案、教学反思；幼儿学籍档案（入园登记表、体检表、学籍变动记录等）；教学活动记录（公开课、示范课、观摩课等）；教育科研档案（课题研究、论文发表、教学成果等）；幼儿成长档案（学习记录、生活照片、作品等）。3.师资队伍档案：教师个人专业发展规划、培训记录、教学成果；教师师德师风档案；教师参加各类竞赛、评比活动的资料。4.家园沟通档案：家长基本信息、联系方式；家长会记录、家长意见反馈；家园合作活动记录（亲子活动、家长志愿者活动等）；幼儿在园表现反馈记录。5.其他档案：幼儿园荣誉档案（获奖证书、荣誉称号等）；幼儿园大事记；其他具有保存价值的文件、资料。（二）编号为便于信息档案的管理和查询，对每类档案进行统一编号。编号采用数字编码方式，具体规则如下：1.行政管理档案：以“XZ”开头，后面依次为年份、流水号，如“XZ2023001”表示2023年行政管理类第1份档案。2.教育教学档案：以“JY”开头，年份、流水号，如“JY2023001”表示2023年教育教学类第1份档案。3.师资队伍档案：以“SZ”开头，年份、流水号，如“SZ2023001”表示2023年师资队伍类第1份档案。4.家园沟通档案：以“JY”开头，年份、流水号，如“JY2023001”表示2023年家园沟通类第1份档案。5.其他档案：以“QT”开头，年份、流水号，如“QT2023001”表示其他类第1份档案。三、信息档案的收集与整理（一）收集1.定期收集：各部门应按照规定的时间周期，定期将本部门产生的信息档案收集整理后移交至信息档案管理部门。行政管理档案每月收集一次，教育教学档案每学期收集一次，师资队伍档案、家园沟通档案等根据实际情况定期收集。2.即时收集：对于幼儿园临时性工作、重要活动、突发事件等产生的信息档案，相关部门和人员应及时收集，并在事件结束后一周内移交至信息档案管理部门。3.主动收集：信息档案管理部门应主动关注幼儿园各项工作进展，及时与各部门沟通协调，确保重要信息档案不遗漏。同时，鼓励教职工主动向信息档案管理部门提供本人认为具有保存价值的信息档案。（二）整理1.分类整理：信息档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案分类标准进行分类，确保同一类档案集中存放。2.编号标注：对每一份档案进行编号标注，并在档案封面、目录等位置注明编号，便于查找和识别。3.资料核对：对档案资料进行认真核对，检查资料的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的档案，及时与相关部门和人员沟通，要求补充或修正。4.装订成册：对于纸质档案，按照一定的顺序进行装订，确保档案整齐、牢固。对于电子档案，按照规范的命名规则进行存储，并建立相应的文件夹结构，便于管理和查询。四、信息档案的归档与保管（一）归档1.集中归档：信息档案管理部门对整理好的信息档案进行集中归档，建立专门的档案库房或档案存储区域，按照档案类别和编号顺序存放。2.建立索引：为便于快速查找档案，建立档案索引目录，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，并定期更新。3.电子归档：除纸质档案外，对重要的信息档案进行电子归档，采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并建立电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储和管理。电子档案应与纸质档案内容一致，并进行加密处理，确保信息安全。（二）保管1.库房管理：档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全保管。2.定期检查：信息档案管理部门定期对档案进行检查，查看档案是否完好无损，有无霉变、虫蛀、褪色等情况。如发现问题，及时采取措施进行处理。3.保管期限：根据档案的性质和重要程度，确定不同档案的保管期限。行政管理档案、教育教学档案、师资队伍档案、家园沟通档案等重要档案保管期限为长期（不少于30年）；其他档案保管期限根据实际情况确定，一般为短期（35年）或中期（510年）。4.到期鉴定：对保管期限已满的档案，由信息档案管理部门组织相关人员进行鉴定，根据档案的价值和实际情况，确定是否继续保存、销毁或延长保管期限。鉴定结果应形成书面报告，报园长审批。5.销毁处理：经鉴定需要销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁前，应编制销毁清单，经园长批准后，由两人以上共同实施销毁，并在销毁清单上签字确认。销毁清单应长期保存。五、信息档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅：幼儿园教职工因工作需要查阅信息档案的，应填写《信息档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到信息档案管理部门查阅。查阅时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。2.外部查阅：因特殊情况需要外部单位或个人查阅幼儿园信息档案的，必须经园长批准，并由信息档案管理部门指定专人陪同查阅。查阅人员应遵守幼儿园信息档案管理制度，不得擅自摘抄、复制或传播档案内容。3.限制查阅：对于涉及幼儿园机密、幼儿隐私等信息的档案，严格限制查阅权限，必须经园长批准，并按照保密规定进行查阅和使用。（二）利用方式1.提供复印件：对于一般性查阅需求，信息档案管理部门可根据查阅人员的要求，提供档案的复印件，但应注明“复印件与原件核对无误”字样，并加盖信息档案管理部门印章。2.电子数据提供：对于需要使用电子数据的查阅人员，信息档案管理部门可通过电子档案管理系统提供相应的数据，但应设置访问权限和使用期限，确保数据安全可控。3.专题利用：根据幼儿园管理决策、教育教学研究等工作需要，信息档案管理部门可对相关档案进行整理、分析和汇总，形成专题报告或资料汇编，为幼儿园各项工作提供参考依据。（三）登记与记录1.查阅登记：信息档案管理部门对每一次查阅档案的情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅目的、档案名称和编号、查阅期限等信息。2.利用记录：对档案的利用情况进行记录，如提供复印件的份数、电子数据的使用情况、专题报告的编写和发放范围等。利用记录应定期整理归档，以便跟踪和统计档案的利用效果。六、信息档案的保密与安全（一）保密措施1.人员培训：加强对教职工的保密教育和培训，提高保密意识，使其熟悉信息档案保密规定和操作流程。2.制度约束：明确信息档案保密责任，签订保密协议，对违反保密规定的行为进行严肃处理。3.物理隔离：对涉及机密信息的档案存储区域进行物理隔离，限制无关人员进入。4.技术防范：采用加密存储、访问控制、防火墙等技术手段，保障信息档案的网络安全和数据安全。（二）安全管理1.设施维护：定期对档案库房的设施设备进行检查和维护，确保防火、防潮、防虫、防盗等设施设备正常运行。2.应急处置：制定信息档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。一旦发生安全事故，应立即启动应急预案，采取有效措