招标档案管理办法及制度

PAGE招标档案管理办法及制度一、总则（一）目的为加强公司招标档案管理，规范招标档案的收集、整理、归档、保管和利用，确保招标档案的完整、准确、系统和安全，提高公司招标工作的质量和效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各类招标项目档案的管理，包括工程建设项目招标、货物采购招标、服务采购招标等。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司招标档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。招标档案应如实反映招标活动的全过程，保证档案内容的真实性和准确性。3.分类科学原则。按照招标项目的类别、阶段等进行科学分类，便于档案的整理、检索和利用。4.安全保密原则。加强招标档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护公司的商业秘密和合法权益。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司招标档案管理办法及制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各部门招标档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一保管公司招标档案，建立健全档案管理制度，确保档案的安全和完整。4.负责招标档案的分类、编号、编目、装订等整理工作，编制档案检索工具，提高档案利用效率。5.按照规定向有关部门和单位提供招标档案查阅、借阅服务，并做好登记和记录。6.定期对招标档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。（二）招标项目承办部门职责1.负责本部门招标项目档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.在招标项目完成后，及时将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好招标档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。（三）其他部门职责1.涉及招标工作的其他部门应按照各自职责，协助做好招标档案的相关工作，确保招标活动中形成的各类文件材料及时收集、整理和归档。2.对在招标过程中形成的电子文件，应按照档案管理要求进行规范存储和管理，并与纸质档案同步移交。三、档案收集（一）收集范围1.招标前期文件，包括招标项目申请、立项批复、可行性研究报告、资金来源证明等。2.招标文件，包括招标公告、资格预审文件、招标文件、答疑文件、补遗文件等。3.投标文件，包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等。4.开标、评标文件，包括开标记录、评标报告、评标专家名单、中标候选人公示等。5.中标文件，包括中标通知书、合同文本、履约保证金缴纳凭证等。6.招标过程中的其他文件，如会议纪要、往来函件、投诉处理文件等。（二）收集要求1.招标项目承办部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料随招标活动同步形成，及时收集齐全。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对于电子文件，应按照相关标准进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性，并与纸质文件对应保存。四、档案整理（一）分类标准1.按照招标项目类别，分为工程建设项目、货物采购项目、服务采购项目等。2.每个类别下，再按照招标阶段进行细分，如招标前期、招标实施、中标后等。3.对于同一招标项目的不同文件，按照文件性质进行分类，如文件、资料、记录等。（二）编号规则1.采用分类编号法，对招标档案进行编号。编号应体现项目类别、年份、项目顺序号等信息。2.例如，工程建设项目招标档案编号格式为：GC[年份][项目顺序号]，其中GC代表工程建设项目类别，[年份]为招标年份，[项目顺序号]为该年份内该项目的顺序编号。3.货物采购项目招标档案编号格式为：HW[年份][项目顺序号]，服务采购项目招标档案编号格式为：FW[年份][项目顺序号]。（三）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.题名应准确反映档案内容，日期应填写文件形成日期，保管期限和密级应按照规定确定。3.目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放，便于检索。（四）装订规范1.对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。2.装订顺序应按照档案目录顺序，依次排列，便于查阅。3.对于幅面较大的图纸等文件，应折叠成A4纸大小，并在右下角标注档号，与其他文件一同装订。五、档案归档（一）归档时间1.招标项目承办部门应在招标项目完成后[X]个工作日内，将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门应在收到移交档案后[X]个工作日内完成归档工作。（二）归档程序1.招标项目承办部门填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、编号等信息。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，确认无误后，双方在移交清单上签字盖章。3.档案管理部门按照分类编号规则对归档档案进行上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息，建立档案数据库。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等，确保档案保管环境适宜。（二）保管方式1.对纸质档案应分类存放于档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和管理。2.对电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等多种载体进行备份存储，并定期进行数据检查和维护，确保数据的安全性和完整性。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，定期进行盘点核对。（三）保管期限1.招标档案的保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性的招标项目文件；中期保管期限为[X]年，适用于重要的招标项目文件；长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大利益、具有长期参考价值的招标项目文件。3.保管期限届满后，档案管理部门应按照规定进行鉴定，对确无保存价值的档案，经批准后予以销毁。七、档案利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅招标档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，如需借出档案，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续，借阅期限不得超过[X]个工作日。（二）借阅1.外单位因工作需要查阅或借阅公司招标档案，应出具单位介绍信，并填写档案查阅（借阅）申请表，经公司相关部门负责人审核同意后，报公司领导批准。2.档案管理部门应按照批准意见办理查阅或借阅手续，收取一定的查阅或借阅费用（如有规定）。借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.外单位查阅或借阅档案时，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案的安全和保密。查阅或借阅人员不得擅自将档案带出公司或转借他人。（三）复制1.公司内部人员因工作需要复制招标档案，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。2.档案管理部门应根据复制申请表进行审核，对符合规定的申请予以办理复制，并按照规定收取复制费用（如有规定）。复制的档案应加盖档案管理部门印章，以保证其真实性和有效性。3.外单位如需复制公司招标档案，应按照借阅档案的程序办理审批手续，经批准后由档案管理部门统一复制提供，并收取相应的复制费用。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、招标项目承办部门负责人、相关业务专家等组成。2.档案鉴定小组负责对保管期限届满的招标档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定内容1.档案的完整性、准确性和系统性，检查档案是否齐全、真实、规范。2.档案的保存价值，根据招标项目的重要程度、历史意义、现实利用价值等因素，判断档案是否仍有保存必要。3.档案的密级，审查档案是否仍需保密，是否符合现行保密规定。（三）销毁程序1.档案鉴定小组根据鉴定意见，编制档案销毁清单，列出拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清单经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁工作