检验室资料档案管理制度

PAGE检验室资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强检验室资料档案的科学管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥资料档案在检验工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司检验室所有资料档案的管理，包括检验报告、原始记录、仪器设备档案、标准物质档案、人员资质档案、质量体系文件等。（三）管理职责1.检验室负责人负责检验室资料档案管理工作的全面领导和监督，确保资料档案管理工作符合相关法律法规和行业标准要求。2.档案管理员负责检验室资料档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等具体工作，确保资料档案的妥善管理。3.各检验岗位人员负责本岗位资料档案的及时整理和移交，保证资料档案的真实性和完整性。二、资料档案的分类与编号（一）分类原则根据资料档案的性质、来源和用途，进行科学合理的分类。（二）具体分类1.检验报告类：包括各类产品检验报告、委托检验报告等。2.原始记录类：检验过程中的原始数据记录、观察记录等。3.仪器设备档案类：仪器设备的购置合同、说明书、操作规程、维修记录、校准记录等。4.标准物质档案类：标准物质的证书、使用记录、有效期等。5.人员资质档案类：检验人员的学历证书、资格证书、培训记录等。6.质量体系文件类：质量管理手册、程序文件、作业指导书等。（三）编号规则为便于资料档案的查找和管理，对各类资料档案进行统一编号。编号应具有唯一性和系统性，能够反映资料档案的类别、年份和顺序号。例如：1.检验报告编号：JYBG[年份][流水号]2.原始记录编号：YSJL[年份][流水号]3.仪器设备档案编号：YQSB[设备编号]4.标准物质档案编号：BZWZ[标准物质编号]5.人员资质档案编号：RYZZ[人员编号]6.质量体系文件编号：ZLXT[文件类别代码][年份][流水号]三、资料档案的收集与整理（一）收集要求1.各检验岗位人员应及时将本岗位产生的资料档案收集齐全，确保无遗漏。2.资料档案应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造。（二）整理要求1.档案管理员对收集到的资料档案进行分类整理，按照编号规则进行编号。2.对每份资料档案进行核对，确保资料的完整性和准确性。3.去除资料档案中的金属物（如订书钉、回形针等），采用A4纸规格进行折叠或粘贴，使其整齐统一。四、资料档案的归档与保管（一）归档要求1.整理好的资料档案应及时归档，按照类别存放在专用的档案柜中。2.建立资料档案目录，注明资料档案的编号、名称、日期、存放位置等信息，便于查找。（二）保管要求1.档案柜应保持清洁、干燥、通风，防止资料档案受潮、发霉、虫蛀。2.对重要的资料档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管，定期进行检查和维护。3.资料档案的保管期限应根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为长期、中期和短期。长期保管期限为10年以上，中期保管期限为510年，短期保管期限为15年。4.定期对资料档案进行清查盘点，确保账物相符。如发现资料档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并报告检验室负责人。五、资料档案的借阅与使用（一）借阅申请因工作需要借阅资料档案的人员，应填写《资料档案借阅申请表》，注明借阅资料档案的编号、名称、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理员办理借阅手续。（二）借阅审批档案管理员对借阅申请进行审核，报检验室负责人审批。审批通过后，档案管理员方可办理借阅手续。（三）借阅期限一般资料档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅归还借阅人员应按时归还所借资料档案，如因特殊原因需要延期归还，应提前向档案管理员说明情况。归还时，档案管理员应对资料档案进行检查，确保资料档案完好无损。如发现资料档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。（五）使用要求1.借阅人员应妥善保管所借资料档案，不得转借他人，不得在资料档案上涂改、标记、污损。2.如需复印、摘录所借资料档案的内容，应经档案管理员同意，并在规定的范围内使用。复印、摘录的资料应注明出处和用途，不得用于商业目的。六、资料档案的保密与安全（一）保密措施1.检验室资料档案涉及公司的商业秘密和技术秘密，档案管理员和借阅人员应严格遵守保密制度，不得泄露资料档案的内容。2.对涉及保密内容的资料档案，应在封面或首页加盖“机密”、“秘密”等保密标识，并采取相应的保密措施，如限制查阅范围、设置密码等。3.在资料档案的整理、归档、保管、借阅等过程中，应注意保护资料档案的保密性，防止无关人员接触。（二）安全措施1.档案管理员应定期对档案柜、存储介质等进行安全检查，确保资料档案存储环境的安全。2.加强对档案管理区域的安全防范，安装必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施，防止资料档案受到自然灾害和人为破坏。3.对电子资料档案应采取加密存储、定期备份等安全措施，防止数据丢失和泄露。七、资料档案的销毁（一）销毁条件资料档案超过保管期限或已失去保存价值的，经检验室负责人批准后，可以进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理员填写《资料档案销毁申请表》，注明销毁资料档案的编号、名称、数量、销毁原因等信息，报检验室负责人审批。2.审批通过后，档案管理员会同相关人员对拟销毁的资料档案进行清点核对，确保销毁的资料档案与申请表一致。3.采用适当的方式进行销毁