公安派出所档案保密制度

PAGE公安派出所档案保密制度一、总则（一）目的为加强公安派出所档案的保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公安派出所工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公安派出所全体工作人员以及因工作需要接触派出所档案的外部人员。（三）基本原则1.严格保密原则：对涉及国家秘密、警务工作秘密、公民个人隐私等档案信息，必须严格保密，防止泄露。2.安全可靠原则：采取必要的安全防护措施，确保档案的存储、传输、使用等环节安全可靠，防止档案信息被篡改、丢失或损坏。3.依法管理原则：严格按照法律法规和本制度的规定，对档案保密工作进行管理，确保管理活动合法合规。二、档案保密工作组织与职责（一）保密工作领导小组成立以所长为组长，教导员为副组长，各室、队负责人为成员的档案保密工作领导小组。领导小组负责统筹协调公安派出所档案保密工作，研究解决档案保密工作中的重大问题，监督检查档案保密制度的执行情况。（二）档案管理部门职责1.档案管理室负责制定和完善档案保密管理制度，明确档案管理各环节的保密要求和操作规范。负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保档案信息的安全。定期对档案保密工作进行检查和评估，及时发现和整改存在的问题。组织开展档案保密宣传教育和培训工作，提高工作人员的保密意识和业务能力。2.档案管理人员职责严格遵守档案保密制度，认真履行档案管理职责，确保档案信息的安全。负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、分类、编号、装订、上架等，做到档案存放有序，便于查找和利用。对档案的借阅、查阅、复印等利用情况进行登记和管理，严格按照规定办理相关手续，确保档案的使用符合规定。定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、内容与登记一致，发现问题及时报告并处理。做好档案库房的安全防范工作，配备必要的安全设施和设备，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案库房安全。（三）其他部门职责1.各室、队负责本部门形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整和准确。教育本部门工作人员遵守档案保密制度，不得擅自查阅、复印、传播档案信息。在工作中涉及档案利用时，按照规定办理相关手续，配合档案管理部门做好档案利用工作。2.工作人员职责严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露、传播、篡改档案信息。在工作中需要查阅、使用档案时，按照规定办理借阅、查阅手续，不得超范围使用档案。妥善保管个人使用的档案资料，不得私自留存、转借他人，工作结束后及时归还档案管理部门。发现档案信息泄露或可能泄露的情况时，及时报告档案管理部门和保密工作领导小组，并采取必要的措施防止损失扩大。三、档案的分类与保密要求（一）档案分类公安派出所档案分为文书档案、业务档案、声像档案、电子档案等类别。（二）保密要求1.文书档案涉及国家秘密、警务工作秘密的文件材料，按照国家有关保密规定进行管理，严格控制知悉范围。一般文书档案应妥善保管，防止丢失、损坏和泄露。2.业务档案治安管理档案、刑事案件档案、户籍档案等业务档案，包含大量公民个人信息和警务工作秘密，必须严格保密。档案管理人员在整理、归档业务档案时，要认真核对信息，确保档案内容准确无误。在档案利用过程中，严格按照规定办理手续，防止信息泄露。3.声像档案照片、录像、录音等声像档案记录了公安派出所工作中的重要活动和事件，具有较高的保密价值。声像档案应按照存储介质的要求进行保管，定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。对涉及保密内容的声像档案，要严格控制传播范围。4.电子档案电子档案的存储、传输和使用要采取严格的安全防护措施，设置必要的访问权限和密码。定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。对涉及国家秘密、警务工作秘密的电子档案，要按照国家有关电子信息保密管理规定进行管理。四、档案的存储与保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择安全、干燥、通风良好的地点，远离火源、水源和污染源。2.库房内应配备必要的安全设施和设备，如防火门、防盗门窗、烟雾报警器、灭火器、除湿机、防虫药、防鼠板等。3.库房应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，确保档案存放有序，便于查找和管理。（二）档案存储要求1.不同类别的档案应分类存放，便于管理和查找。2.档案应按照年度、保管期限等进行排列，依次上架存放。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。4.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，如硬盘、光盘等，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（三）档案保管期限1.公安派出所档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括涉及国家秘密、重大案件、重要人事任免等具有长远查考利用价值的档案。长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括一般刑事案件档案、重要治安管理档案等。短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括一般性文件材料、临时性工作档案等。2.档案管理人员应按照规定的保管期限对档案进行鉴定和整理，及时剔除不需要继续保存的档案，并按照档案销毁程序进行销毁。（四）档案库房管理1.档案库房应实行专人管理，非档案管理人员未经允许不得进入库房。2.档案管理人员进入库房时，应关闭门窗，防止无关人员进入。离开库房时，要检查门窗是否关闭，电源、水源是否切断。3.库房内严禁吸烟、使用明火和存放易燃、易爆物品。4.定期对库房进行清洁和消毒，保持库房内整洁卫生，防止档案受到污染和损坏。5.对库房内的安全设施和设备要定期进行检查和维护，确保其正常运行。如发现问题，应及时报告并进行维修或更换。五、档案的借阅与查阅（一）借阅手续1.内部工作人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室办理借阅手续。2.档案管理室工作人员对《档案借阅申请表》进行审核，符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并在《档案借阅登记簿》上进行登记，注明借阅人姓名、部门、借阅档案名称、数量、借阅期限、归还日期等信息。3.借阅人凭《档案借阅证》到档案库房领取档案，不得委托他人代领。档案管理人员应按照登记的档案名称、数量等内容向借阅人提供档案，并对档案的完整性进行检查。（二）查阅手续1.因工作需要查阅档案的，查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、查阅目的等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室办理查阅手续。2.档案管理室工作人员对《档案查阅申请表》进行审核，符合查阅条件的，安排查阅地点，并在《档案查阅登记簿》上进行登记，注明查阅人姓名、部门、查阅档案名称、查阅期限、查阅情况等信息。3.查阅人应在档案管理室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，查阅人不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。（三）借阅与查阅期限1.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应提前向档案管理室提出申请，经批准后方可延长。2.档案查阅期限一般不得超过[X]个小时，如需复印档案内容的，应按照规定办理复印手续，并在复印件上加盖档案管理室印章。（四）归还与注销1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。2.档案管理人员在收回档案后，应在《档案借阅登记簿》上注明归还日期，并注销借阅记录。3.查阅人查阅完毕后，应将档案归还原位，并在《档案查阅登记簿》上注明查阅情况。档案管理人员应对查阅后的档案进行检查，确保档案的完整性。六、档案的复印与复制（一）复印手续1.因工作需要复印档案的，应填写《档案复印申请表》，注明复印档案的名称、内容、用途、复印数量等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室办理复印手续。2.档案管理室工作人员对《档案复印申请表》进行审核，符合复印条件的，按照规定的复印份数进行复印，并在复印件上加盖档案管理室印章。3.复印后的档案复印件应按照档案管理的要求进行整理和归档，与原件一并妥善保管。（二）复制手续1.因特殊原因需要对档案进行复制的，如档案原件损坏、褪色等，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、内容、原因、复制数量等，经所在部门负责人签字同意后，报档案保密工作领导小组批准。2.档案管理室工作人员按照批准的复制申请表进行复制，并对复制过程进行全程监督，确保复制内容与原件一致。3.复制后的档案应按照档案管理的要求进行整理和归档，与原件一并妥善保管。对复制过程中产生的废件，应及时销毁，防止信息泄露。七、档案的销毁（一）销毁范围1.已到保管期限且无继续保存价值的档案。2.因自然灾害、意外事故等原因造成损坏无法修复的档案。3.经鉴定确认属于重复、虚假或其他不需要保存的档案。（二）销毁程序1.档案管理室定期对已到保管期限的档案进行清理和鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容，报档案保密工作领导小组审核。2.档案保密工作领导小组对《档案销毁申请表》进行审核，批准后，由档案管理室组织实施销毁工作。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行。销毁过程中，应采用适当的方式确保档案信息无法恢复，如焚烧、粉碎等。4.档案销毁时，应安排两人以上在场监销，并在《档案销毁登记簿》上记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，监销人员和销毁人员应在登记簿上签字确认。（三）销毁记录档案管理室应将档案销毁的相关记录妥善保存，包括《档案销毁申请表》、《档案销毁登记簿》等，以备查考。销毁记录应保存[X]年以上。八、档案保密监督与检查（一）监督检查机制1.档案保密工作领导小组定期对公安派出所档案保密工作进行监督检查，每年不少于[X]次。2.档案管理部门应加强对档案管理各环节的日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。3.各室、队负责人应负责本部门档案保密制度执行情况的监督检查，确保本部门工作人员遵守档案保密规定。（二）检查内容1.档案保密制度的执行情况，包括档案的存储、保管、借阅、查阅、复印、复制、销毁等环节是否符合规定。2.档案管理人员的保密意识和业务能力，是否熟悉档案保密制度和操作规程。3.档案库房的安全防范措施落实情况，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施是否正常运行。4.档案信息的安全状况，是否存在档案信息泄露、篡改、丢失等情况。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达《整改通知书》，责令相关部门或人员限期整改。2.整改责任部门或人员应制定具体的整改措施，明确整改责任人，确保问题得到有效解决。3.整改完成后，整改责任部门或人员应向档案保密工作领导小组提交整改报告，报告整改情况和结果。档案保密工作领导小组对整改情况进行复查，确保问题彻底整改到位。九、档案保密宣传教育与培训（一）宣传教育1.定期组织开展档案保密宣传教育活动，通过内部刊物、宣传栏、会议等形式，宣传档案保密法律法规和制度，提高全体工作人员的保密意识。2.结合实际案例，对档案保密工作中的典型问题进行分析和讲解，使工作人员深刻认识档案保密工作的重要性，增强保密责任感。（二）培训计划1.制定档案保密培训计划，每年至少组织[X]次档案保密业务培训，培训内容包括档案保密法律法规、档案管理知识、保密技术与技能等。2.根据不同岗位的工作需求，有针对性地开展培训，确保培训效果。培训对象包括档案管理人员、各室、队负责人及相关工作人员。（三）培训方式1.邀请专家学者进行专题讲座，系统讲解档案保密知识和技能。2.组织