东南大学档案管理制度

PAGE东南大学档案管理制度一、总则（一）目的为加强东南大学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于东南大学各学院、部门、直属单位以及附属机构在各项工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一领导，由学校档案馆归口管理全校档案，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实完整原则：档案应如实反映学校各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.分类科学原则：根据档案的形成领域、内容性质等因素进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。（四）管理体制学校设立档案馆，作为学校档案管理的职能部门，负责全校档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。各学院、部门、直属单位应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本单位档案的收集、整理、保管和移交等工作。二、档案的种类与归档范围（一）党群类档案1.上级党组织文件：包括中央、省、市等上级党组织颁发的针对学校工作的文件、指示、通知等。2.学校党委文件：学校党委制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告、决议、会议记录等。3.党群工作会议文件：学校党委召开的各类会议的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.组织工作文件：党员发展、党组织建设、干部任免、考核、奖惩等方面的文件材料。5.宣传工作文件：学校宣传工作的规划、总结、宣传报道材料、思想政治教育材料等。6.统战工作文件：学校统战工作的方针政策、工作计划、总结、党外人士工作材料等。7.纪检监察工作文件：学校纪检监察工作的规章制度、案件查处材料、廉政建设文件等。（二）行政类档案1.上级行政机关文件：国务院、教育部、省、市等上级行政机关颁发的针对学校工作的文件、指示、通知等。2.学校行政文件：学校行政部门制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、决定、通知等。3.行政工作会议文件：学校行政召开的各类会议的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.人事管理文件：教职工招聘、调配、考核、晋升、奖惩、工资福利、退休等方面的文件材料。5.财务管理文件：学校财务预算、决算、财务审计、经费管理、收费管理等方面的文件材料。6.资产管理文件：学校固定资产、流动资产、无形资产等管理方面的文件材料，包括资产购置、验收、登记、清查、处置等环节的文件。7.基建管理文件：学校基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等方面的文件材料，包括项目立项、可行性研究报告、初步设计、施工图、工程合同、工程变更记录、工程决算等。8.后勤管理文件：学校后勤保障工作的各项规章制度、工作计划、总结、服务合同协议、物资采购与供应、校园物业管理等方面的文件材料。（三）教学类档案1.教学综合管理文件：学校教学工作的总体规划、规章制度、教学改革方案、教学质量监控与评估文件等。2.专业与课程建设文件：专业设置与调整、课程标准、教学大纲、教材建设、精品课程建设等方面的文件材料。3.实践教学文件：实习、实验、课程设计、毕业设计（论文）等实践教学环节的教学计划、大纲、指导书、实习基地建设文件、学生实践成果等。4.教学运行文件：教学任务安排、课程表、教学日历、教师教学工作量统计、学生成绩管理等方面的文件材料。5.教学研究与改革文件：教学研究项目立项、研究成果、教学改革实践总结等文件材料。6.学生管理文件：学生招生、学籍管理、奖惩、毕业与学位授予等方面的文件材料。（四）科研类档案1.科研项目管理文件：科研项目立项申请书、可行性研究报告、项目合同、任务书、项目中期检查报告、结题验收报告等。2.科研成果管理文件：科研成果鉴定证书、专利证书、论文发表、著作出版、科研奖励申报与审批材料等。3.科研机构与团队建设文件：科研机构的设立、调整、人员组成、团队建设规划与总结等文件材料。4.科研合作与交流文件：国内外科研合作协议、学术交流活动材料等。（五）基建类档案1.项目前期文件：项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更通知等。3.工程管理文件：工程招投标文件、工程合同、工程监理文件、工程质量检验报告、工程进度报告、工程竣工验收文件等。4.工程竣工图：包括建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业的竣工图纸。（六）设备类档案1.设备购置文件：设备采购计划、招投标文件、采购合同、设备验收报告等。2.设备运行与维护文件：设备操作规程、维护保养记录、设备故障维修记录等。3.设备报废文件：设备报废申请、审批文件、报废处理记录等。（七）出版类档案1.出版物编辑出版文件：出版物选题策划、编辑加工、排版印刷、发行等环节的文件材料，包括编辑计划、审稿意见、校对记录、版权页等。2.出版物样书与样本：出版物的样书、样本及相关宣传资料。（八）外事类档案1.外事活动文件：学校对外交流合作协议、出访访问计划与总结、接待来访记录、国际会议文件等。2.外籍人员管理文件：外籍教师、专家的聘任、考核、奖惩等方面的文件材料。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照归档范围及时收集本部门在各项工作中形成的档案材料，确保档案的齐全完整。2.对重要活动、重大项目等形成的档案材料，应实行跟踪收集，确保档案材料的实时性和准确性。3.收集的档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案分类方案进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度排列。3.对每份档案材料进行编号、编目，编制目录索引，便于查找利用。（三）整理方法1.文书档案整理：按照年度—保管期限—机构（问题）的分类方法进行整理，将每份文件材料进行装订、编页、编号、编目，填写卷内目录和备考表，装盒上架。2.科技档案整理：按照项目—阶段—文件类型的分类方法进行整理，对科研项目、基建项目、设备项目等档案分别建立项目档案卷，将项目各阶段形成的文件材料按照顺序排列，进行编号、编目，填写卷内目录和备考表，装盒上架。3.会计档案整理：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别分别进行整理，装订成册，编制目录索引，按照年度顺序存放。四、档案的保管（一）保管场所1.学校档案馆应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度调控设备、消防设备等。（二）保管措施1.对档案进行分类存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查找。2.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、存放位置正确，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储介质，定期进行数据维护和更新，防止数据丢失或损坏。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。（三）档案鉴定与销毁1.学校档案馆应定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和现实利用价值，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人、专家等组成，对拟销毁的档案进行审核鉴定。3.对经过鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报学校分管领导批准后，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家法律法规和学校档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务优先原则：以服务学校教学、科研、管理等工作为宗旨，积极为利用者提供优质高效的档案服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅利用：利用者可根据需要到学校档案馆查阅档案原件或复印件，档案馆应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人负责查阅服务。2.借阅利用：对确需借出档案原件的，利用者应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案馆负责人批准后，办理借阅手续，借阅期限一般不超过两周。借阅期间利用者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。3.出具证明：利用者可根据需要申请档案馆出具档案证明，档案馆应根据档案内容如实出具证明，并加盖档案馆印章。（三）利用流程与手续1.利用者应首先填写档案利用申请表，明确利用目的、利用内容、利用期限等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核签字，涉及重要档案利用的，还需经学校分管领导批准。3.利用者持申请表到学校档案馆办理利用手续，档案馆工作人员根据申请表内容提供档案查阅、借阅或出具证明服务。4.利用结束后，利用者应及时归还档案或办理档案归还手续，如有档案损坏或丢失，应承担相应责任。六、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息资源的共享利用，为学校教学、科研、管理等工作提供便捷的信息服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）建设内容1.档案数字化加工：对学校各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合学校档案管理需求的信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现档案信息在学校内部的共享利用，方便利用者查询和获取档案信息。（三）安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止网络攻击、数据泄露等安全事件的发生。2.对档案信息系统进行定期安全检查和维护，及时发现和排除安全隐患。3.加强对档案信息管理人员的安全培训教育工作，提高安全意识和操作技能，确保档案信息安全。七、监督与考核（一）监督检查1.学校档案馆应定期对各部门档案工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟