综合办公室工作处理流程规范

综合办公室事务处理流程规范第一章总则一、规范目的为规范综合办公室日常事务处理，明确各环节职责分工，提升事务处理效率与质量，保证办公秩序有序运行，特制定本规范。本规范适用于综合办公室牵头或协同处理的各类常规事务，涵盖文件管理、会议组织、物资申领、来访接待等核心场景。二、适用范围文件处理：收文、发文、传阅、归档等全流程管理；会议组织：内部会议、跨部门会议、外部接待会议的筹备与实施；物资管理：办公物资申领、发放、盘点与维护；来访接待：上级检查、业务对接、访客接待的标准化服务；其他事务：如办公环境维护、印章使用、档案查询等辅助性工作。第二章事务类型与处理流程一、文件处理流程（一）流程步骤接收与登记收到文件（纸质/电子）后，第一时间核对文件信息（名称、文号、来文单位、份数等），填写《文件处理登记表》（详见第三章模板），标注收文日期与收文人*。涉密文件需单独登记，注明密级，存放于保密柜，由专人负责管理。拟办与批办综合办公室对文件内容进行初审，提出拟办意见（如“呈领导阅批”“转部门办理”等），填写于《文件处理登记表》“拟办意见”栏，附上文件呈报分管领导*批示。领导批示后，明确承办部门/人员及办理时限，标注于文件显著位置。承办与落实承办部门/人员收到文件后，严格按照批示意见办理，需反馈结果的应在规定时限内完成，并将办理情况（如“已落实”“需协调事项”）反馈至综合办公室。涉及多部门协作的事务，由综合办公室牵头协调，明确主责部门与配合部门职责。催办与督办对未按时限办理的事务，综合办公室应及时催办（电话/书面提醒），记录催办时间与对象，保证事项闭环。重要文件需跟踪办理进度，形成《文件督办台账》，定期向领导*汇报。归档与保管办理完毕的文件，承办部门应将原件（含领导批示、办理过程材料）交综合办公室，由专人按“年度-类别-文号”分类整理，装订成册后归档。电子文件同步至办公系统，定期备份，保证可追溯。二、会议组织流程（一）流程步骤需求提出与审核需召开会议的部门/人员提前填写《会议安排申请表》（详见第三章模板），注明会议名称、时间、地点、参会人员、议题、议程、需准备材料等，提交综合办公室审核。综合办公室对会议必要性、时间冲突、资源（场地/设备）可行性进行审核，报分管领导*批准后启动筹备。方案制定与通知发布审核通过后，综合办公室制定会议方案（含接待流程、材料准备、设备调试、应急预案等），提前2个工作日发布会议通知（通过OA系统/书面），明确会议时间、地点、议程及注意事项。会前准备材料准备：根据议题提前准备会议材料（议程、汇报PPT、签到表等），需领导审阅的材料经签字确认后打印分发。场地与设备：预订会议室，调试投影仪、麦克风、音响等设备，摆放席卡、饮用水、文具等。人员协调：安排会议记录人（由综合办公室或指定部门人员担任）、签到人员，明确分工。会中服务参会人员签到后，引导至指定座位，发放会议材料；会议开始前检查设备运行情况，保证会议顺利进行。记录人准确记录会议内容（发言要点、决议事项、行动项、责任部门/人、完成时限），形成《会议纪要》初稿。会后总结与归档会议结束后1个工作日内，整理《会议纪要》（经领导*审定后），分发至参会部门/人员，并跟踪决议事项落实情况。会议材料（申请表、通知、纪要、签到表等）整理归档，电子版存档至办公系统。三、物资申领与发放流程（一）流程步骤需求确认申领部门根据实际需求（如办公用品、设备耗材等），确认物资名称、规格型号、数量及用途，避免盲目申领。申领申请申领人填写《物资申领表》（详见第三章模板），经部门负责人*审批后提交综合办公室。急用物资可先电话沟通，事后补填表格，但需注明“急用”及原因。审批与发放综合办公室审核申领物资的库存情况（查《物资库存台账》），对常规物资直接发放；对超量或特殊物资（如高价设备），报分管领导*审批后采购。发放时，申领人核对物资名称、数量、规格，签字确认，综合办公室更新库存台账。登记与盘点每月25日，综合办公室组织物资盘点，核对台账与实际库存，填写《物资盘点表》，对盘盈、盘亏情况查明原因，报领导*审批后处理。四、来访接待流程（一）流程步骤预约登记接到来访预约（电话/书面），记录来访单位名称、来访人姓名、职务、联系方式、来访时间、人数、事由及特殊需求（如翻译、车辆等）。涉外或重要来访，需提前3个工作日报分管领导*审批，制定接待方案。方案制定综合办公室根据来访级别与事由，确定接待标准（如用餐、交通安排）、陪同人员（领导*及相关部门负责人）、接待流程（迎送、座谈、参观等）。接待实施迎送：按约定时间安排人员在单位门口/指定地点迎候，引导至会议室；离开时送至乘车点，挥手道别。座谈：提前准备茶水、纸巾，按座次引导就座（主宾坐主人右侧），介绍双方人员，座谈中专注倾听，做好记录。参观：如需参观办公区域/生产场地，提前规划路线，安排讲解人员，注意提醒安全事项。记录与反馈接待结束后，填写《来访接待记录表》（详见第三章模板），记录来访信息、接待过程、达成的共识或待解决问题，整理后存档。对需后续跟进的事项，转交相关部门处理，综合办公室跟踪落实情况。第三章模板工具一、文件处理登记表文件名称文号来文单位收文日期内容摘要拟办意见批示领导承办部门承办人完成时限办理结果归档号二、会议安排申请表会议名称申请部门会议时间会议地点参会人员议题议程需准备材料审批人备注三、物资申领表申领部门申领人申领日期物资名称规格型号数量用途部门负责人审批综合办公室审核领用人签字领用日期库存余量四、来访接待记录表来访单位来访人职务联系方式来访时间接待部门接待人接待事由接待过程处理结果反馈情况第四章执行要点与问题规避一、时效性管理各环节需明确时限要求：文件收文后1个工作日内完成登记与拟办；会议通知至少提前2个工作日发布；物资申领常规物资24小时内发放，急用物资2小时内响应；来访接待方案需提前1个工作日确定。对超时未办事项，综合办公室建立《超时预警台账》，及时提醒责任人，避免拖延。二、规范性要求文件处理需严格遵循“登记-拟办-批办-承办-归档”流程，杜绝“体外循环”；会议组织需按方案执行，临时变更需提前通知参会人员；物资申领需如实填写用途，严禁虚报冒领。印章使用、档案借阅等特殊事务，需额外履行审批手续，保证有据可查。三、保密与安全涉密文件、会议资料需标注密级，限定知悉范围，严禁私自复印、外传；来访接待中，对涉及单位机密的信息，需提前告知来访方保密要求。物资管理中，贵重设备（如笔记本电脑）需建立领用台账，明保证管责任人，离职时需办理归还手续。四、协同与沟通跨部门事务需明确主责部门与配合部门，综合办公室做好协调，避免职责不清；对需反馈结果的事项，承办部门应及时向综合办公室及领导汇报，保证信息对