采购合同审核要点及流程模板

采购合同审核要点及流程模板一、适用业务场景二、审核操作流程与步骤（一）审核准备阶段资料收集与核对获取采购合同草案（含电子版及纸质版）、采购需求文件（如采购申请单、招标文件、投标文件、谈判记录等）、供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、授权委托书等）、过往同类合同模板（如有）。核对资料完整性：保证合同草案与采购需求、供应商响应文件内容一致，无关键信息缺失（如合同双方基本信息、标的物描述、价款、履行期限等）。审核标准确认明确审核依据：包括《_________民法典》《_________招标投标法》等相关法律法规，企业内部《采购管理制度》《合同管理办法》及采购项目具体要求。确定审核重点：根据采购类型（货物/服务/工程）和金额大小，差异化设置审核优先级（如大额合同需重点审核支付条款与违约责任，服务类合同需重点审核验收标准与知识产权条款）。（二）审核实施阶段1.合同主体资格审核供应商主体资格：核对供应商营业执照：确认其是否在有效期内，经营范围是否包含本次采购标的物（如采购特种设备，需核查是否具备特种设备生产/销售许可证）。审核授权委托书：若合同签字人非法定代表人，需核查其授权范围是否明确、授权期限是否覆盖合同签订日期，并提供授权人及被授权人证件号码明复印件。特殊行业资质：针对需行业许可的采购（如医疗器械、建筑工程），核查供应商是否具备相应资质等级证书及有效期。采购方主体资格：确认采购方签约主体是否为企业法定全称，避免使用简称或内部部门名称（如“公司行政部”需改为“公司”）。核对采购方法定代表人/授权代表身份，保证签字权限合法。2.合同核心条款审核标的物条款：明确性：标的物名称、规格、型号、数量、质量标准（需注明国家标准、行业标准或双方约定标准）需清晰描述，避免模糊表述（如“一批材料”“优质服务”）。可执行性：对于定制化货物或服务，需附技术参数、图纸、服务范围说明书等附件作为合同组成部分。价款与支付条款：价格构成：明确单价、总价是否含税（需注明税率及发票类型），是否包含运输、安装、调试等附加费用。支付方式：分期支付的，需明确各期支付比例、支付节点及对应履约成果（如“预付30%合同款，发货前付至60%，验收合格后付至95%，质保期满后付清5%”）。货币单位：统一使用人民币（除非另有约定），避免汇率风险未明确约定。履行期限、地点与方式：履行期限：明确交货/服务开始时间、截止时间，以及阶段性进度要求（如“合同签订后30日内完成交付”）。履行地点：需具体到省、市、区（如“采购方指定仓库”），避免因地点不明导致管辖权或运输责任争议。履行方式：明确货物交付方式（如上门送货、采购方自提）、服务提供方式（如现场服务、远程支持）及费用承担方。验收条款：验收标准：需与质量标准一致，明确验收依据（如合同约定、技术文件、样品等）、验收方法（如抽检比例、检测机构）及验收期限（如“货物送达后5个工作日内完成验收”）。验收结果处理：约定验收不合格时的处理方式（如退货、更换、整改及违约责任）。违约责任条款：对等性：双方违约责任需对等，避免仅约定供应商违约责任而免除采购方责任（如“供应商逾期交货每日按合同总额0.05%支付违约金，采购方逾期付款每日按0.05%支付违约金”）。可量化性：违约金计算方式需明确，避免“承担相应损失”等模糊表述，保证争议可执行。争议解决条款：争议解决方式：优先约定“向合同签订地有管辖权的人民法院提起诉讼”或“提交仲裁委员会仲裁”，避免约定不明导致管辖权争议。法律适用：明确适用_________法律。3.风险点专项审核知识产权条款：若采购标的涉及专利、软件著作权等，需明确知识产权归属及侵权责任承担（如“供应商保证所提供产品/服务不侵犯第三方知识产权，若因此导致采购方损失，供应商需全额赔偿”）。保密条款：明保证密信息的范围、保密期限及违约责任，特别是针对涉及采购方商业秘密的项目（如技术参数、客户信息）。不可抗力条款：定义不可抗力事件范围（如自然灾害、战争等），约定不可抗力发生后的通知义务、责任减免及合同解除条件。合同变更与解除条款：明确变更/解除的触发条件（如双方协商一致、一方违约导致合同无法履行）、程序及后续处理（如已付款项返还、损失赔偿）。（三）审核结果处理阶段审核意见出具审核通过：对无重大风险、条款合规的合同，出具《合同审核意见表》，注明“审核通过”及审核日期，由审核人签字确认。需修改后通过：对存在一般性条款瑕疵（如表述不清、金额小数点错误）的合同，提出具体修改意见，退回采购部门要求供应商修订后重新提交审核。审核不通过：对存在重大风险（如主体资格不合格、核心条款违法、违约责任不对等）的合同，出具书面说明，列明不通过理由，并建议终止合同谈判或重新选择供应商。合同修订与复核采购部门根据审核意见与供应商沟通修订，修订完成后重新提交审核人进行复核，保证修改内容符合要求。审核档案归档审核通过的合同及《合同审核意见表》、供应商资质文件、采购需求文件等资料，由采购部门统一整理归档，保存期限不少于合同履行期满后5年。三、模板表格示例表1：合同审核基本信息表合同编号采购项目名称供应商名称合同类型（□货物/□服务/□工程）合同金额（元）合同履行期限采购部门提交日期审核人审核日期复核人（如需）复核日期（如需）审核结论（□通过/□修改后通过/□不通过）主要修改意见/不通过理由：表2：合同条款审核检查表审核模块审核要点审核结果（□符合/□需修改/□不符合）问题描述/修改建议主体资格供应商营业执照及行业资质是否有效授权委托书是否规范（如有）标的物条款标的物描述是否清晰、完整质量标准是否明确价款与支付条款价格构成是否含税、附加费用是否明确支付节点与比例是否合理履行条款履行期限、地点是否具体验收条款验收标准、方法、期限是否可执行违约责任双方违约责任是否对等、可量化争议解决管辖法院/仲裁机构是否明确表3：供应商资质审核文件清单表序号资质文件名称文件编号/有效期审核结果（□合格/□不合格）备注（如复印件需加盖公章）1营业执照副本2相关行业许可证（如适用）3法定代表人证件号码明4授权委托书（如适用）需附被授权人证件号码明5业绩证明材料（如适用）四、审核关键注意事项时效性要求：合同审核需在收到完整资料后2个工作日内完成（特殊情况除外），避免因审核延误影响采购进度。条款一致性：保证合同条款与采购需求、招标文件、供应商投标文件等内容一致，避免“阴阳合同”或条款冲突。风险前置意识：对高风险条款（如无限责任、模糊违约责任）需重点标注，必要时咨询法务部门或外部法律顾问。沟通反馈机制：与采购部门、供