企业内部信息共享管理办法

企业内部信息共享管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范企业内部信息资源的共享与管理，提高信息利用效率，促进各部门间的协同合作，保障信息安全与保密，防范信息滥用与泄露风险，依据国家相关法律法规及公司相关规定，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司全体员工及涉及内部信息处理、流转、共享的所有相关活动。公司控股子公司可参照执行，或根据自身实际情况另行制定管理细则并报备。第三条基本原则内部信息共享应遵循以下原则：（一）按需共享原则：信息共享应以工作需要为前提，基于实际业务需求进行。（二）最小权限原则：信息访问和共享权限应设定至满足工作所需的最小范围。（三）安全保密原则：严格遵守公司保密规定，确保涉密信息和敏感信息的安全。（四）真实准确原则：共享的信息应真实、准确、完整，并尽可能保持最新状态。（五）责任明确原则：信息提供方、接收方及管理方均需承担相应的信息管理责任。第二章组织与职责第四条管理部门公司信息技术部（或指定综合管理部门，下同）为本办法的归口管理部门，负责：（一）本办法的制定、修订、解释与监督执行；（二）统筹规划内部信息共享平台、工具的建设与维护；（三）组织信息安全与保密培训；（四）协调处理信息共享过程中出现的争议与问题。第五条业务部门职责各业务部门负责人是本部门信息共享管理的第一责任人，负责：（一）组织本部门员工学习并遵守本办法；（二）明确本部门信息的分类、保管责任人及共享范围；（三）对本部门信息共享行为进行日常监督与管理；（四）配合信息技术部开展信息安全相关工作。第六条员工职责全体员工在信息共享过程中应履行以下职责：（一）严格遵守本办法及公司其他信息安全与保密规定；（二）在授权范围内获取、使用和共享信息；（三）对所接触和处理信息的安全性、保密性负责；（四）发现信息安全隐患或违规行为，及时向信息技术部或本部门负责人报告。第三章信息分类与共享要求第七条信息分类根据信息的重要性、敏感性及共享范围，公司内部信息分为以下几类：（一）公开信息：公司内部普遍知晓、无需保密的信息，如公司新闻、公告通知、公共活动信息等。（二）内部信息：仅限公司内部员工知晓，未公开但不涉及核心机密的业务信息、管理信息等。（三）敏感信息：涉及公司商业秘密、核心技术、财务数据、未公开的战略规划、重要人事信息等，一旦泄露可能对公司造成不良影响或损失的信息。（具体分类标准及目录由信息技术部会同各业务部门另行制定并动态更新）第八条共享要求（一）公开信息：可在公司内部通过规定渠道自由共享。（二）内部信息：应在业务需要的范围内进行共享，原则上仅限于公司内部员工，未经授权不得向外部人员泄露。（三）敏感信息：实行严格的“按需分配、最小权限”原则。共享前必须获得该信息管理部门负责人及分管领导（或指定审批人）的书面批准，并明确共享对象、用途和期限。第九条信息质量信息提供方应对所共享信息的真实性、准确性、完整性负责。共享前应进行必要的核实与校对，确保信息可靠。如信息发生变更，应及时更新并通知相关共享方。第四章信息共享渠道与工具第十条推荐渠道与工具公司鼓励并规范使用以下内部信息共享渠道与工具：（一）公司官方电子邮箱系统；（二）内部协同办公平台（如企业微信、钉钉、OA系统等）；（三）指定的文件服务器或云存储平台；（四）专业业务管理系统（如CRM、ERP等）。信息技术部负责对上述渠道和工具进行安全配置与维护。第十一条渠道管理（一）严禁使用未经公司授权的外部通讯工具（如个人邮箱、公共网盘、社交软件等）存储、传输公司内部信息，尤其是敏感信息。（二）各共享渠道与工具应设置访问权限控制，不同级别信息应对应不同的访问权限。（三）员工应妥善保管自己的账号密码，定期更换，不得转借他人使用。第五章信息共享流程第十二条一般信息共享流程对于公开信息和常规内部信息，信息拥有者或授权人可直接通过规定渠道与授权范围内的对象进行共享，并对共享行为负责。第十三条敏感信息共享流程（一）信息需求方填写《内部敏感信息共享申请表》，注明信息名称、用途、所需范围、使用期限及接收人等。（二）经信息需求方部门负责人审核。（三）提交信息所属部门负责人及分管领导（或指定审批人）审批。（四）审批通过后，信息提供方在授权范围内提供信息，并做好共享记录。（五）信息接收方应严格按照申请用途使用信息，并采取必要的保密措施。第十四条信息共享记录对于敏感信息的共享，以及其他有必要记录的重要信息共享行为，相关部门应做好记录，包括共享时间、内容摘要、提供方、接收方、审批人等信息，记录保存期限不少于规定年限。第六章安全与保密第十五条保密义务所有员工对在工作中接触到的公司内部信息，特别是敏感信息，均负有保密义务，该义务不因劳动合同的解除或终止而终止。第十六条禁止行为严禁任何员工从事下列行为：（一）未经授权，擅自复制、摘录、传播、发布、披露公司内部信息；（二）将公司内部信息用于与工作无关的目的；（三）在非工作场合或对无关人员谈论敏感信息；（四）在连接互联网的非公司设备上处理、存储敏感信息；（五）其他违反公司信息安全与保密规定的行为。第十七条涉密载体管理承载敏感信息的纸质文档、存储介质（如U盘、移动硬盘等）应按照公司保密规定进行管理，使用、复制、传递、销毁均需履行相应手续，确保不丢失、不泄露。第十八条安全事件处理发生或疑似发生信息泄露、丢失、被篡改等安全事件时，相关人员应立即采取应急措施，并第一时间向信息技术部和本部门负责人报告。信息技术部接到报告后，应立即组织调查处理，防止事态扩大。第七章监督与责任第十九条监督检查信息技术部及公司相关监督部门将定期或不定期对公司内部信息共享情况进行监督检查，各部门应积极配合。第二十条责任追究对于违反本办法规定，造成信息泄露、丢失、滥用或其他不良后果的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，直至解除劳动合同；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第八章附则第二十一条本办法未尽事宜，参照国