高速公路项目资料管理标准办法

高速公路项目资料管理标准办法第一章总则第一条目的与依据为规范高速公路项目建设过程中的资料管理工作，确保项目资料的真实性、完整性、系统性和可追溯性，保障工程质量与安全，提高项目管理水平，依据国家及行业相关法律法规、标准规范，结合高速公路项目建设特点，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于本项目从立项、勘察设计、招投标、施工准备、工程施工、监理、质量监督、交（竣）工验收直至项目后评价等各个阶段形成的，具有保存价值的各类文字、图表、声像、电子文件等资料的管理。项目各参建单位，包括项目法人、勘察设计单位、施工单位、监理单位、试验检测单位及其他相关单位，均应遵照执行。第三条基本原则高速公路项目资料管理应遵循以下原则：1.统一领导，分级管理：项目法人对项目资料管理负总责，各参建单位应明确分管领导和专职（或兼职）资料管理人员，建立健全资料管理责任制。2.全过程管理，同步进行：资料管理应贯穿于项目建设的全过程，与工程实体进度同步形成、同步收集、同步整理、同步归档，确保资料的及时性和有效性。3.真实准确，完整规范：资料的形成必须真实反映工程实际情况，数据准确无误，签字手续完备，书写规范，装订整齐，符合归档要求。4.安全保密，便于利用：采取有效措施确保资料的安全与保密，防止失泄密事件发生；同时，建立便捷的资料查阅利用机制，满足项目管理、后续运营维护及相关单位的合理需求。第四条定义本办法所称项目资料，是指在高速公路项目建设全过程中形成的，以文字、图表、声像、电子等不同形式记录下来的，具有保存价值的历史记录。包括但不限于工程技术文件、合同文件、商务文件、管理文件、科研文件等。第二章组织机构与职责第五条项目法人职责项目法人是项目资料管理的总负责单位，其主要职责包括：1.贯彻执行国家及行业有关资料管理的法律法规和标准规范，制定本项目资料管理实施细则，并监督检查各参建单位的执行情况。2.负责组织、协调和指导各参建单位的资料管理工作，组织资料管理人员的业务培训。3.负责项目重要综合性资料的收集、整理、归档和保管，如项目立项、可行性研究、初步设计、施工图设计批复文件，重要合同协议等。4.组织项目竣工资料的编制、审核、验收和移交工作。5.负责项目档案的最终接收、保管和利用。第六条勘察设计单位职责勘察设计单位应负责其承担的勘察设计阶段资料的管理，主要职责包括：1.按合同要求和相关规范，及时、准确、完整地提交勘察设计成果资料，包括各类勘察报告、设计图纸、计算书、技术交底资料等。2.对所提交资料的真实性、准确性和完整性负责，并按规定进行签字盖章。3.配合项目法人进行设计变更资料的整理和归档工作。4.参与项目竣工图的审核工作，对涉及设计内容的问题进行解答和确认。第七条施工单位职责施工单位是工程实体资料形成的主要责任单位，其主要职责包括：1.建立健全施工现场资料管理体系，配备足够数量的专职资料管理人员，明确各部门、各岗位的资料管理职责。2.负责施工过程中各类工程技术资料、试验检测资料、测量资料、隐蔽工程验收记录、质量评定资料、安全管理资料、施工日志等的及时收集、整理、编制、签认和归档。3.严格按照规范要求对资料进行分类、组卷、编目，确保资料的规范性和系统性。4.负责施工过程中形成的影像资料的拍摄、整理、归档。5.负责竣工图的编制工作，确保竣工图能真实反映工程最终建设情况。6.接受监理单位和项目法人的监督检查，对提出的问题及时整改。第八条监理单位职责监理单位负责对施工单位资料形成过程的监督与审核，其主要职责包括：1.建立监理资料管理体系，配备专职监理资料管理人员。2.对施工单位提交的各类报审、报验资料（如施工组织设计、专项施工方案、原材料合格证及复试报告、分项分部工程验收资料等）进行及时、认真审核，签署明确意见。3.负责监理规划、监理实施细则、监理日志、监理月报、监理会议纪要、监理通知单、监理报告等监理资料的编制、收集、整理和归档。4.监督施工单位资料的形成、积累和整理归档工作，定期进行检查，并将检查结果纳入对施工单位的考核。5.参与项目竣工资料的审核与验收工作。第九条其他相关单位职责试验检测、监测、科研等其他相关单位，应根据合同约定和相关规定，负责其工作范围内形成的资料的收集、整理、提交，并对其资料的真实性、准确性和完整性负责。第三章资料的形成与收集第十条资料形成的基本要求1.及时性：各项资料应在工程实施过程中及时形成，不得事后补做或追记。特别是隐蔽工程验收记录、工序交接记录等，必须在现场实时完成。2.真实性：资料必须真实反映工程实际情况，严禁伪造、变造、抽换或损毁资料。数据应准确无误，来源可靠。3.完整性：资料的种类、份数、内容及签署手续等应齐全完整，不得缺漏。4.规范性：资料的格式、内容、书写、签章、编号等应符合国家、行业及本项目的相关规定。手写部分应字迹清晰、工整，不得使用易褪色的书写材料。第十一条资料的收集范围与责任各参建单位应根据各自职责，全面收集项目建设过程中形成的各类资料。主要包括：1.前期工作文件：项目建议书、可行性研究报告、初步设计、施工图设计及其批复文件，环境影响评价、水土保持、土地预审等专项审批文件。2.招投标文件：招标公告、招标文件、投标文件、中标通知书、合同协议书等。3.勘察设计文件：勘察报告、测量成果、设计图纸、设计说明、技术交底记录、设计变更文件等。4.施工技术文件：施工组织设计、专项施工方案、开工报告、技术交底记录、施工日志、原材料及半成品出厂合格证与复试报告、施工记录、测量放样记录、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、质量评定资料、安全检查记录、事故处理报告等。5.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理日志、监理月报、监理会议纪要、监理通知单、监理报告、旁站记录、平行检验记录、见证取样记录等。6.合同与商务文件：各类合同（勘察、设计、施工、监理、采购等）、工程量清单、计量支付证书、工程变更费用报审与批复、索赔文件、竣工结算报告等。7.声像与电子文件：反映工程建设过程、重要节点、关键工序、隐蔽工程、工程原貌与现状、重要会议、领导检查等的照片、录像带、光盘及相应的文字说明；各类电子文档、数据库等。8.竣工验收文件：竣工申请报告、竣工验收报告、质量鉴定报告、缺陷修复报告、环保、水保、消防等专项验收文件，以及其他与竣工验收相关的文件。9.其他文件：项目管理过程中的各类通知、纪要、报告、请示与批复，以及相关的法律法规、标准规范等。第四章资料的整理与归档第十二条资料的分类与编码项目资料应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》及行业相关规定进行分类。可参照项目建设阶段（前期、施工、监理、竣工等）、专业性质（道路、桥梁、隧道、机电、房建、绿化等）或文件类型（技术、合同、商务、管理等）进行分类。资料的编码应具有唯一性和可追溯性，编码规则应在项目初期统一制定，并下发各参建单位执行。编码应能反映资料的类别、形成单位、形成时间或工程部位等信息。第十三条资料的组卷与编目1.组卷：应遵循资料的自然形成规律和内在联系，保持卷内文件的有机联系。同一事项的相关文件应组合在一起。组卷应整齐美观，便于查阅。2.编目：卷内文件应按顺序编写页号。案卷应有规范的案卷封面、卷内目录和备考表。案卷题名应简明扼要，准确反映卷内文件的内容。第十四条归档要求与时限1.归档要求：归档的资料应为原件（特殊情况可提交具有法律效力的复印件，并注明原件存放处）。资料应齐全、完整、准确、系统，符合归档规范要求。2.归档时限：*施工过程中的检验批、分项、分部工程资料，应在该工程验收合格后及时整理归档。*监理资料应随工程进度及时整理归档。*项目各阶段结束后，相关单位应在规定时间内完成该阶段资料的整理归档工作，并向项目法人或其委托的档案管理机构移交。*项目竣工资料应在项目竣工验收后规定期限内完成编制、审核、验收并移交。第五章档案库房与设施第十五条档案库房要求档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》及相关规定，具备以下条件：1.远离火源、水源、污染源及易燃易爆场所。2.保持适宜的温度和湿度（温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%）。3.具备良好的通风、采光和照明条件，避免阳光直射。4.采取有效的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁等“九防”措施。第十六条档案装具与设备1.档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案盒、卷皮等，材质应耐腐蚀、防虫蛀。2.应配备必要的温湿度调控设备、消防器材、防虫灭鼠药剂、去湿机、空调等。3.有条件的单位应配备档案管理专用计算机、扫描仪、复印机、打印机等设备，逐步实现档案管理的信息化。第六章信息化管理第十七条信息化管理平台建设鼓励采用符合行业标准的工程资料管理信息系统（软件），实现项目资料的数字化采集、在线审批、分类存储、检索利用、统计分析和归档管理。系统应具备权限管理、版本控制、日志记录等功能。第十八条电子文件的管理1.电子文件的形成、收集、整理、归档应与纸质文件同步进行。2.电子文件应采用符合长期保存要求的格式存储，并进行异地备份和定期检测，确保其可读性和安全性。3.重要的电子文件，应同时保存其纸质副本或打印件。4.电子档案的管理应符合国家关于电子档案管理的相关规定。第十九条数据备份与安全1.建立健全数据备份制度，对重要的项目资料数据应定期进行备份，备份介质应安全存放。2.加强信息系统安全管理，设置访问权限，安装必要的防病毒软件和防火墙，防止数据丢失、损坏或被非法访问、篡改。第七章资料的利用与保密第二十条资料利用的原则与范围1.项目资料属于项目法人所有。项目法人应建立资料查阅利用制度，在符合保密规定的前提下，为项目管理、运营维护、科研、审计等工作提供服务。2.查阅、复制、摘录档案资料，须经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。查阅涉密资料，须严格遵守国家保密规定。第二十一条保密管理涉及国家秘密、商业秘密的项目资料，应按照国家及相关单位的保密规定进行管理。明确保密级别，采取保密措施，限定接触范围，确保不失泄密。第八章项目竣工资料的编制与移交第二十二条竣工资料的编制要求项目竣工资料是项目竣工验收和后续运营管理的重要依据，其编制应符合国家、行业及项目相关规定，做到内容完整、数据准确、图表清晰、手续完备、符合归档要求。竣工图是竣工资料的核心组成部分，应如实反映竣工工程的实际情况。凡施工图有变更的，均应按规定编制竣工图，并加盖竣工图章。第二十三条竣工资料的审核与验收1.施工单位完成竣工资料编制后，应先进行自检，合格后报请监理单位审核。2.监理单位应对竣工资料的完整性、真实性、准确性和规范性进行全面审核，并签署审核意见。3.项目法人组织相关单位对竣工资料进行最终验收。必要时可邀请档案管理专业机构进行指导和咨询。第二十四条竣工资料的移交项目竣工资料经验收合格后，由项目法人组织，按照规定的程序和份数，向有关档案管理部门（如交通行业主管部门档案机构、项目运营管理单位等）办理正式移交手续，并签署移交目录。移交目录应一式多份，双方各执一份。第九章监督与考核第二十五条监督检查项目法人应定期或不定期对各参建单位的资料管理工作进行监督检查，检查内容包括资料管理制度的建立与落实、人员配备、资料的形成质量、整理归档进度与规范性等。对检查中发现的问题，应及时下发整改通知，限期整改。第二十六条考核与奖惩项目法人应将资料管理工作纳入对各参