文件与档案管理制度

PAGE文件与档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司文件与档案管理，确保文件资料的真实性、完整性、准确性和时效性，提高工作效率，实现文件与档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文件与档案实行集中统一管理，确保文件资料的完整性和系统性。2.分类管理原则：按照文件与档案的类别、来源、时间等因素进行分类管理，便于查找和利用。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密规定，确保文件与档案的安全和保密。4.便捷高效原则：优化文件与档案管理流程，提高工作效率，为公司各项工作提供便捷的服务。二、文件管理（一）文件的分类与编号1.文件分类行政文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告等。业务文件：与公司业务相关的合同、协议、项目文档、技术资料等。财务文件：财务报表、审计报告、税务文件等。人事文件：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。其他文件：不属于以上分类的其他文件资料。2.文件编号文件编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号格式为：[年份][部门代码][文件类别代码][流水号]。例如：2023年行政部发布的第10号通知，编号为2023XZ0110。（二）文件的起草与审核1.文件起草文件起草应明确文件的主题、目的、内容、要求等要素，语言表达应准确、简洁、规范。涉及多个部门的文件，应由主办部门负责起草，并征求相关部门意见。2.文件审核文件起草完成后，应提交部门负责人进行审核。审核内容包括文件的合法性、合规性、准确性、完整性等。重要文件或涉及公司重大利益的文件，应提交公司领导审批。（三）文件的发布与传达1.文件发布文件审核通过后，由行政部门负责发布。发布方式包括公司内部网站、公告栏、电子邮件、纸质文件等。涉及公司机密的文件，应按照公司保密规定进行发布。2.文件传达行政部门应及时将发布的文件传达给相关部门和人员，并确保传达的准确性和及时性。各部门应指定专人负责接收和传达文件，并做好文件的登记和保管工作。（四）文件的使用与借阅1.文件使用员工应按照文件的规定和要求使用文件，不得擅自修改、删除或传播文件内容。如需引用文件内容，应注明文件名称、文号和发布时间。2.文件借阅因工作需要借阅文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、文号、借阅目的、借阅期限等内容，并提交部门负责人审批。行政部门应根据审批意见办理文件借阅手续，并做好借阅记录。借阅人应妥善保管借阅的文件，不得转借他人或用于非工作目的。借阅期限届满后，应及时归还文件。（五）文件的修订与废止1.文件修订文件在执行过程中，如发现存在问题或需要进行调整的，应及时进行修订。文件修订由原起草部门负责，修订完成后应按照文件审核与发布程序进行审核和发布。2.文件废止文件因政策调整、业务变更或其他原因不再适用的，应及时予以废止。文件废止由行政部门负责发布，并通知相关部门和人员。三档案管理（一）档案的分类与编号1.档案分类行政管理档案：包括公司组织架构、规章制度、会议记录、大事记等。业务管理档案：合同、协议、项目文档、市场调研资料等。财务管理档案：财务报表、审计报告、税务文件、会计凭证等。人事管理档案：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。其他档案：不属于以上分类的其他档案资料。2.档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号格式为：[年份][部门代码][档案类别代码][流水号]。例如：2023年行政部的第5号行政管理档案，编号为2023XZ0105。（二）档案的收集与整理1.档案收集各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门形成的各类档案资料，并定期移交至档案管理部门。档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，确保档案资料的及时收集和完整。2.档案整理档案管理部门应按照档案分类标准，对收集的档案资料进行整理。整理内容包括文件的分类、编号、装订、编目等。档案整理应遵循便于保管和利用的原则，确保档案资料的系统性和完整性。（三）档案的保管与存储1.档案保管档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.档案存储档案应按照类别、年度、保管期限等因素进行存储，便于查找和利用。电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新，确保数据的安全性和完整性。（四）档案的查阅与利用1.档案查阅因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、文号、查阅目的、查阅期限等内容，并提交部门负责人审批。档案管理部门应根据审批意见办理档案查阅手续，并安排专人陪同查阅。查阅人应遵守档案查阅规定，不得擅自摘抄、复制、传播档案内容。2.档案利用档案管理部门应积极为公司各部门提供档案利用服务，根据工作需要及时提供相关档案资料。如需对外提供档案资料的，应按照公司保密规定进行审批，并办理相关手续。（五）档案的鉴定与销毁1.档案鉴定档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员参加，对档案的价值、完整性、准确性等进行评估。2.档案销毁对已过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。档案销毁应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、文号、数量、销毁原因等内容，并提交公司领导审批。档案销毁应在档案管理部门和相关部门的监督下进行，确保销毁彻底、安全。四、信息化管理（一）文件与档案信息化系统建设1.公司应建立文件与档案信息化管理系统，实现文件与档案的电子化管理。2.信息化管理系统应具备文件起草、审核、发布、存储、查阅、利用、统计分析等功能，提高文件与档案管理的效率和水平。（二）数据安全与备份1.加强文件与档案信息化系统的数据安全管理，采取数据加密存储、用户认证、访问控制等措施，防止数据泄露和丢失。2.定期对文件与档案信息化系统的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。（三）系统维护与升级1.安排专人负责文件与档案信息化系统的日常维护和管理，及时处理系统故障和问题。2.根据公司业务发展和管理需求，定期对文件与档案信息化系统进行升级和优化。五、监督与考核（一）监督检查1.公司设立文件与档案管理监督小组，定期对各部门文件与档案管理工作进行监督检查。2.监督检查内容包括文件与档案管理制度的执行情况、文件起草审核发布流程的规范性、档案收集整理保管利用情况等。（二）考核评价1.将文件与档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门和相关人员进行考核评价。2.考核评价指标包括文件与档案管理工作的规范性、准确性、完整性、及时性、安全性等方面。（三）奖惩