企业财务报销流程审核管理规范

企业财务报销流程审核管理规范一、总则(一)目的与依据为规范企业财务报销行为，加强财务管理，确保资金使用的合规性、真实性与效益性，防范财务风险，依据国家相关财经法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。本规范旨在明确报销流程各环节的职责、权限与操作要求，提升报销效率，保障公司资产安全。(二)适用范围本规范适用于公司全体员工（含正式、合同制及临时聘用人员）在日常经营管理活动中发生的各项费用报销事宜。公司控股子公司可参照执行，或根据自身情况另行制定，但需不低于本规范的标准。(三)基本原则1.合规性原则：报销事项及凭证必须符合国家法律法规、公司财务制度及相关合同协议的规定。2.真实性原则：报销内容必须真实发生，严禁虚构、变造交易事项或提供虚假凭证。3.及时性原则：费用发生后，报销人应在规定时限内及时办理报销手续，跨年度费用报销应符合公司专项规定。4.权责对等原则：各级审批人对其审批范围内的报销事项的真实性、合规性负相应责任。5.效益性原则：鼓励厉行节约，反对铺张浪费，确保费用支出的合理性与效益最大化。二、报销流程(一)报销申请与原始凭证整理1.报销人应根据费用性质，填写公司统一格式的《费用报销单》或《差旅费报销单》等，详细列明费用发生日期、事由、金额、支付方式等信息。2.原始凭证是报销的唯一合法依据，包括但不限于发票（增值税专用发票、普通发票）、行程单、付款凭证、合规的收款收据（特定情形）、合同协议（如需）、费用审批单（事前审批类）等。原始凭证应要素齐全（名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、开票日期、开票人、复核人、收款人等），字迹清晰，不得涂改、挖补。3.原始凭证粘贴：报销人应将原始凭证分类、整齐地粘贴在《费用报销单》或《差旅费报销单》的指定区域或粘贴单上，避免覆盖关键信息，便于审核与查阅。同类性质的票据应集中粘贴。(二)部门负责人审核1.部门负责人（或其授权指定人员）是费用报销的第一审核人，应对本部门员工提交的报销申请进行初步审核。2.审核重点包括：费用发生的真实性、必要性、相关性（与部门业务或公司经营活动），报销金额与实际业务是否匹配，原始凭证的完整性、合规性，报销单填写的准确性，以及事前审批手续是否完备（如需要）。3.部门负责人对审核无误的报销单签字确认后，提交至下一审批环节。对不符合要求的，应退回报销人并说明原因，要求其补充或更正。(三)财务部门审核1.初审：财务部门指定专人（通常为费用会计或核算会计）对报销单据进行专业审核。*凭证合规性：审核发票真伪（可通过税务系统查验）、发票类型是否符合规定、税率是否准确、抬头是否为公司全称等。*内容完整性：审核报销单填写是否完整、规范，原始凭证是否齐全，附件是否充分。*金额准确性：复核报销金额的计算是否正确，与原始凭证金额是否一致，是否符合公司费用标准（如差旅费补贴标准、业务招待费标准等）。*政策符合性：审核费用是否符合公司财务制度、预算管理要求及相关审批权限规定。2.复审（如设置）：对于金额较大或特殊性质的报销，可由财务部门负责人或指定复核人员进行二次审核，以加强风险控制。3.财务审核通过的单据，由财务审核人员签字确认后，按审批权限提交至相应层级的审批人审批；审核未通过的，退回报销人或相关部门进行修改补充。(四)审批权限与审批1.公司应根据费用性质、金额大小及管理层级，制定清晰的《费用报销审批权限表》，明确各级管理人员的审批范围和额度。2.报销单据经财务审核后，按照审批权限表的规定，逐级提交给具有相应审批权限的负责人进行审批。审批人应对报销事项的整体合理性、合规性及所承担的管理责任进行考量。3.审批人出差或休假时，可授权他人代为审批，但需提前向财务部门及相关人员书面告知授权范围和期限。代为审批人应承担相应的审批责任。(五)付款1.经最终审批人签字批准后的报销单据，返回至财务部门。2.出纳人员根据审批完整的报销单据，核对无误后，按照报销单上注明的支付方式（如银行转账、公务卡还款、现金等）办理付款手续。3.付款完成后，出纳应在报销单据上加盖“现金付讫”或“银行付讫”戳记，并及时登记相关台账。4.财务核算人员根据付款凭证及报销单据，及时进行账务处理。三、特殊事项报销管理(一)大额支出报销大额支出（具体标准由公司根据规模和行业特点确定）通常需履行更为严格的事前审批程序。报销时，除常规凭证外，还需提供事前审批单、合同协议、验收证明（如涉及资产采购）等相关支持性文件。(二)差旅费报销差旅费报销应严格遵守公司《差旅费管理办法》，明确交通、住宿、伙食补贴等标准。出差人员应在出差结束后按规定时限办理报销，提供合法合规的交通票据、住宿发票等。特殊情况（如因公务需要超标准住宿或乘坐交通工具）需在报销时附书面说明，并经有权限的领导审批。(三)业务招待费报销业务招待费报销需注明招待对象、事由、参与人数等信息。应优先选择公司协议酒店或餐厅，并严格控制人均标准。礼品赠送需符合公司规定，严禁赠送贵重礼品或现金。(四)预付款与借款报销员工因公务需要预先支付款项或借款的，应按公司《资金支付管理办法》办理借款手续。借款后应及时办理报销冲账，前款未清，原则上不予办理新的借款。(五)外部单位或个人报销涉及外部单位或个人（如顾问、实习生等非公司正式员工）的费用报销，需由公司内部对接部门或项目负责人作为经办人，按正常流程办理，并对费用的真实性、合规性负责。四、原始凭证管理要求1.发票获取：员工在发生费用时，应主动向收款方索取合法、合规的发票。对不符合规定的发票，有权拒收。2.凭证保管：报销人在提交报销前，应对原始凭证妥善保管，防止遗失、污损。如原始凭证不慎遗失，应提供合法的证明材料（如原开票单位出具的存根联复印件并加盖公章，以及个人书面情况说明并经部门负责人签字确认），经财务部门审核及相关领导审批后方可酌情处理，具体处理方式需符合税务及公司规定。3.电子发票管理：电子发票的报销应符合国家及地方税务机关关于电子发票管理的规定，确保发票真实、唯一，防止重复报销。公司可采用合适的电子发票管理系统或工具进行辅助管理。五、责任与监督(一)报销人责任报销人对所提供的报销凭证的真实性、合法性、完整性负直接责任。如发现虚报、冒领、伪造凭证等行为，公司将追回所涉款项，并视情节轻重给予相应的纪律处分，涉嫌违法的，移交司法机关处理。(二)审批人责任各级审批人应认真履行审批职责，对其审批行为负责。因审批不严或失职导致公司利益受损的，将承担相应的管理责任。(三)财务部门责任财务部门负责本规范的解释、宣传、培训及监督执行。对报销流程中发现的问题应及时提出改进建议，并对违规报销行为有权拒绝受理或向上级报告。(四)监督检查公司审计部门（或指定的内控部门）应定期或不定期对公司费用报销制度的执行情况进行监督检查，对发现的违规违纪行为进行通报，并督促整改。六、附则(一)解释权本规范由公司财务部负责解释。(二)修订本规范根据国家法律法规变化及公司经营管理需要，可适时进行修订。修订程序由财务部发起，报公司管理层批准后生效。(三)生效日期本规范自发布之日起正式施行。原有相关规定与本规范不一致的，以本规范为准。(四)配套文件与本规范配套的《费用报销审批权限表》、各类报销单格式模板、差旅费标