保安部档案制度模版

PAGE保安部档案制度模版一、总则（一）目的为加强保安部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在保安工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司保安部所有档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指保安部在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：保安部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映保安工作实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用。二、档案分类（一）人事档案1.员工个人基本信息档案，包括入职登记表、身份证复印件、学历证书复印件、劳动合同等。2.员工培训档案，记录员工参加各类培训的情况，包括培训时间、内容、考核成绩等。3.员工考核档案，保存员工绩效考核、年度考核等相关资料。4.员工奖惩档案，记录员工获得的奖励和处罚情况。（二）工作记录档案1.值班记录档案，详细记录每日值班人员、时间、工作情况等。2.巡逻记录档案，包括巡逻路线、时间、发现问题及处理情况等。3.门禁管理记录档案，记录人员、车辆进出门禁的时间、凭证等信息。4.监控视频档案，按照规定保存一定期限的监控视频资料。（三）安全检查档案1.定期安全检查记录档案，包括检查时间、人员、内容、发现问题及整改情况等。2.专项安全检查记录档案，如消防安全检查、治安防范检查等。（四）应急处置档案1.应急预案档案，包括各类突发事件的应急预案。2.应急演练记录档案，记录应急演练的时间、内容、参与人员、效果评估等。3.突发事件处置记录档案，详细记录突发事件发生的时间、地点、经过、处置措施及结果等。（五）合同档案1.保安服务合同档案，包括与客户签订的保安服务合同及相关补充协议。2.物资采购合同档案，记录保安部采购各类物资的合同。（六）文件档案1.上级部门下发的与保安工作相关的文件、通知等。2.保安部制定的规章制度、工作计划、总结报告等内部文件。三、档案收集（一）收集范围各岗位工作人员应及时将工作中形成的各类文件、资料、记录等收集齐全，纳入档案管理范围。（二）收集要求1.资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。2.按照档案分类标准进行分类整理，确保资料有序。3.对于电子文件，应及时进行备份，并按照规定格式存储。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案应及时收集，每月定期整理归档。2.对于重大活动、突发事件等形成的档案，应在事件结束后一周内完成收集整理。四、档案整理（一）整理原则遵循档案形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案分类标准对收集到的档案进行分类。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于查找和管理。3.装订：对于纸质文件，应进行整齐装订，去除金属物等。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等。（三）整理流程1.初步分类：将收集到的档案按照类别进行初步划分。2.详细整理：对每一类档案进行编号、装订、编目等操作。3.审核检查：由专人对整理好的档案进行审核，确保整理质量。五、档案归档（一）归档范围经过整理的各类档案应及时归档，纳入档案库房统一保管。（二）归档要求1.档案应按照编号顺序排列上架，便于查找。2.归档时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）归档时间每月末完成当月档案的归档工作。六、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（三）保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定不同档案的保管期限，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。（四）保管措施1.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。2.对电子档案进行定期备份，防止数据丢失。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房。七、档案查阅（一）查阅范围公司内部人员因工作需要，可查阅相关档案。外部单位查阅档案需经公司领导批准。（二）查阅流程1.内部人员查阅：填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.外部单位查阅：填写档案查阅申请表，附上单位介绍信，经公司领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。（三）查阅要求1.查阅人员应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案。2.查阅后应及时归还档案，如需要复印，应经档案管理人员同意，并登记复印内容。八、档案借阅（一）借阅范围因工作需要确需借阅档案的，可办理借阅手续。（二）借阅流程1.填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等。2.经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）借阅要求1.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人。2.按时归还档案，如档案有损坏、丢失等情况，应承担相应责任。九、档案销毁（一）销毁范围已过保管期限且无保存价值的档案，经鉴定后可进行销毁。（二）销毁流程1.由档案管理部门提出销毁清单，注明档案名称、编号、保管期限等。2.组织相关人员进行鉴定，确认无误后签字。3.报公司领导批准后，由专人负责销毁。4.销毁时应填写档案销毁记录，包括销毁时间、地点（二）公司名称：[公司具体名称][部门名称]：保安部[制度名称]：保安部档案制度模版[制度编号]：[具体编号][制定日期]：[年/月/日][修订日期]：[年/月/日][发布部门]：[发布部门名称][文档格式]：[如Word、PDF等][文档版本]：[版本号][密级]：[如绝密、机密、秘密、公开等][保管期限]：[如永久、长期、短期等][页数]：[具体页数][字数]：[约字数][主题词]：保安部；档案制度；管理（三）目录1.总则2.档案分类3.档案收集4.档案整理5.档案归档6.档案保管7.档案查阅8.档案借阅9.档案销毁10.附则（四）正文1.总则目的：明确制定本制度的目的，即加强保安部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在保安工作中的作用。【此处根据实际情况详细阐述档案管理对保安工作的重要性】适用范围：说明本制度适用于本公司保安部所有档案的管理，涵盖保安部日常工作中产生的各类档案。【具体列举可能涉及的档案类型，如人员档案、工作记录档案、安全检查档案等，使适用范围更清晰】档案定义：对档案进行明确的定义，指出档案是指保安部在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。【强调档案的形成来源和形式多样性】管理原则：阐述档案管理应遵循的原则，包括集中统一管理原则、真实性原则、保密性原则、方便利用原则。【分别对每个原则进行简要解释，说明其在档案管理中的意义】2.档案分类人事档案员工个人基本信息档案：详细说明该档案应包含的内容，如入职登记表、身份证复印件、学历证书复印件、劳动合同等。【解释每份材料的重要性及在人事管理中的作用】员工培训档案：记录员工参加各类培训的情况，包括培训时间、内容、考核成绩等。【强调培训档案对员工职业发展和保安部整体业务提升的作用】员工考核档案：保存员工绩效考核、年度考核等相关资料。【说明考核档案在员工评价和激励方面的意义】员工奖惩档案：记录员工获得的奖励和处罚情况。【阐述奖惩档案对规范员工行为和营造良好工作氛围的作用】工作记录档案值班记录档案：详细记录每日值班人员、时间、工作情况等。【说明值班记录档案对了解保安部日常工作动态和应急处理情况的重要性】巡逻记录档案：包括巡逻路线、时间、发现问题及处理情况等。【强调巡逻记录档案在安全防范和隐患排查中的作用】门禁管理记录档案：记录人员、车辆进出门禁的时间、凭证等信息。【解释门禁管理记录档案对保障人员和财产安全的意义】监控视频档案：按照规定保存一定期限的监控视频资料。【说明监控视频档案在调查事件、预防犯罪等方面的作用及保存期限规定的依据】安全检查档案定期安全检查记录档案：包括检查时间、人员、内容、发现问题及整改情况等。【强调定期安全检查档案对确保保安工作区域安全的重要性】专项安全检查记录档案：如消防安全检查、治安防范检查等。【说明专项安全检查档案在特定领域安全管理中的作用】应急处置档案应急预案档案：包括各类突发事件的应急预案。【解释应急预案档案在应对紧急情况时的指导作用】应急演练记录档案：记录应急演练的时间、内容、参与人员、效果评估等。【强调应急演练记录档案对检验应急预案可行性和提升应急能力的作用】突发事件处置记录档案：详细记录突发事件发生的时间、地点、经过、处置措施及结果等。【说明突发事件处置记录档案对总结经验教训和改进应急工作的意义】合同档案保安服务合同档案：包括与客户签订的保安服务合同及相关补充协议。【强调保安服务合同档案对明确双方权利义务和保障业务顺利开展的重要性】物资采购合同档案：记录保安部采购各类物资的合同。【说明物资采购合同档案在规范采购行为和保障物资供应方面的作用】文件档案上级部门下发的与保安工作相关的文件、通知等：说明此类文件档案对保安部贯彻上级指示和政策的重要性。【列举可能涉及的上级文件类型，如安全工作要求、行业规范等】保安部制定的规章制度、工作计划、总结报告等内部文件：阐述内部文件档案在保安部自身管理和工作指导方面的作用。【分别说明规章制度、工作计划、总结报告等文件的作用和意义】3.档案收集收集范围：明确各岗位工作人员应及时将工作中形成的各类文件、资料、记录等收集齐全，纳入档案管理范围。【具体说明不同岗位可能产生的档案类型，如保安巡逻岗位产生的巡逻记录、监控室岗位产生的监控视频资料等】收集要求资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全：强调档案资料真实性对于档案价值的关键作用，完整准确是保证档案可查可用的基础，字迹清晰和签字盖章齐全便于档案的长期保存和查阅。【举例说明如果资料不符合要求可能带来的问题】按照档案分类标准进行分类整理，确保资料有序：解释分类整理的目的是便于档案的管理和查找利用，提高工作效率。【说明如何按照分类标准进行初步分类，如按照人事、工作记录等类别区分】对于电子文件，应及时进行备份，并按照规定格式存储：阐述电子文件备份的重要性，防止数据丢失，并说明规定格式存储的要求和意义。【举例说明不同格式电子文件的存储特点和适用场景】收集时间日常工作中形成的档案应及时收集，每月定期整理归档：说明日常收集及时性的重要性，避免档案丢失或遗漏，每月定期整理归档有助于保持档案管理的连贯性和系统性。【制定每月具体的整理归档时间节点，如每月最后一周的工作日】对于重大活动、突发事件等形成的档案，应在事件结束后一周内完成收集整理：强调重大活动和突发事件档案收集的时效性，以便及时总结经验教训和为后续工作提供参考。【说明事件结束后一周内完成收集整理的具体工作流程和责任人】4.档案整理整理原则：遵循档案形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。【详细解释遵循档案形成规律的含义，即按照档案产生的先后顺序、逻辑关系等进行整理；说明保持文件有机联系的重要性，如人事档案中个人基本信息与培训、考核档案的关联；强调区分不同价值对合理保管和利用档案的意义】整理方法分类：按照档案分类标准对收集到的档案进行分类。【再次强调分类标准的具体内容，如前文所述的人事、工作记录等各类档案的分类依据】编号：对每一类档案进行编号，以便于查找和管理。【说明编号的规则和方法，如采用数字编码、字母与数字组合等方式，举例说明不同类别档案编号的具体形式】装订：对于纸质文件，应进行整齐装订，去除金属物等。【解释装订的目的是保护档案，防止纸张散落和损坏，去除金属物可避免对档案造成腐蚀等影响】编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等。【说明档案目录的作用是为档案查阅提供索引，方便快速定位所需档案，详细阐述目录中各项信息的填写要求】整理流程初步分类：将收集到的档案按照类别进行初步划分。【描述初步分类的具体操作步骤，如根据档案的大致内容和性质，将其归入相应的类别】详细整理：对每一类档案进行编号、装订、编目等操作。【说