营养餐工程档案管理制度

PAGE营养餐工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强营养餐工程档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在营养餐工程实施过程中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内与营养餐工程相关的各类档案管理，包括但不限于项目规划、食材采购、加工配送、质量检测、资金管理等环节形成的文件、资料、记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：营养餐工程档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映营养餐工程的实施过程和实际情况，数据准确可靠。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、时间、来源等因素进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及机密的档案严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善营养餐工程档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。5.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训。（二）各部门职责1.负责本部门在营养餐工程实施过程中形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，规范档案的形成和保管，配合档案管理部门做好档案管理工作。3.及时向档案管理部门提供档案利用需求，协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等服务工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理制度。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，做好档案的日常管理和维护工作。3.负责档案的数字化录入、信息更新等工作，确保档案信息的准确性和及时性。4.对档案利用情况进行登记和统计，及时反馈档案利用效果。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.营养餐工程规划、实施方案、年度计划等文件。2.食材供应商资质证明、采购合同、订单、验收记录等。3.食品加工过程中的配方、工艺流程、操作记录、检验报告等。4.配送车辆信息、配送路线、配送记录等。5.学生用餐情况反馈、满意度调查等资料。6.资金预算、拨款凭证、财务报表等财务档案。7.相关会议记录、文件、通知等。8.其他与营养餐工程有关的文件、资料和记录。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应真实、准确、清晰，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，一般可分为综合管理类、食材采购类、食品加工类、配送服务类、财务管理类、质量监管类等。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，并建立档案编号与内容的对应关系。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查找和检索。4.对破损、褪色的档案进行修复，对字迹模糊的档案进行复制或抄写，确保档案的完整性和可读性。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.综合管理类：包括营养餐工程的政策文件、规划方案、总结报告、会议纪要等。2.食材采购类：涵盖食材供应商管理、采购合同、订单、验收记录等。3.食品加工类：包含食品加工配方、工艺流程、操作记录、检验报告等。4.配送服务类：涉及配送车辆信息、配送路线、配送记录等。5.财务管理类：包括资金预算、拨款凭证、财务报表等。6.质量监管类：如食品质量检测报告、食品安全事故处理记录等。（二）编号规则1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：按照上述分类标准，分别用两位字母表示，如“ZH”表示综合管理类，“SC”表示食材采购类等。4.流水号：用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。例如，2023年综合管理类第5份档案的编号为“2023ZH0005”。五、档案的保管与存储（一）保管期限1.营养餐工程档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括涉及营养餐工程的重要政策文件、规划方案、重大事件记录等。3.长期保管的档案一般为10年以上，如食材采购合同、食品加工记录等。4.短期保管的档案为110年，如配送记录、学生用餐反馈等。（二）存储方式1.纸质档案：应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀。2.电子档案：应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.对重要的纸质档案和电子档案，应制作副本或进行数字化转换，以便于查阅和利用。（三）库房管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备。2.库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。3.建立库房管理制度，定期对库房进行检查和清理，确保档案的安全存储。六、档案的利用与借阅（一）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅营养餐工程档案。2.相关部门或单位因工作联系需要查阅档案。3.法律法规规定的其他查阅情况。（二）借阅流程1.借阅人填写《营养餐工程档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审核，审核通过后，办理档案借阅手续。4.借阅人按照约定的时间归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。（三）查阅规定1.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员应遵守档案管理部门的各项规定。2.查阅档案时，应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、污损。3.如需复印档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和现实利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。(二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）销毁程序1.鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出销毁意见，并填写《营养餐工程档案销毁申请表》。2.《申请表》经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。八、档案的统计与移交（一）统计内容1.定期对营养餐工程档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案管理的各项数据进行详细记录。2.每月或每季度对统计数据进行汇总分析，形成档案统计报表。（三）移交规定1.营养餐工程结束后，