基建档案归档管理制度

PAGE基建档案归档管理制度一、总则（一）目的为加强公司基建档案的管理，确保基建档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司基建项目的规划、建设、运营及维护提供可靠的依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有基建项目从项目规划、可行性研究、设计、施工、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类文件材料的归档管理。（三）基本原则1.真实性原则：基建档案应如实反映基建项目的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集基建项目各阶段形成的文件材料，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.系统性原则：按照基建项目的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、系统整理，便于查找和利用。4.规范性原则：档案的形成、积累、整理和归档应符合国家及行业相关标准和规范要求。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善基建档案归档管理制度，并监督执行。2.指导和督促各部门做好基建文件材料的收集、整理和归档工作。3.负责基建档案的集中统一管理，包括档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.定期对基建档案进行检查和评估，确保档案质量。（二）项目建设部门职责1.负责本部门在基建项目各阶段文件材料的形成、积累和整理工作，并按要求及时移交档案管理部门。2.明确专人负责基建文件材料的管理，确保文件材料的真实、完整和及时归档。3.配合档案管理部门做好基建档案的整理、鉴定和利用等工作。（三）勘察设计单位职责1.在基建项目勘察设计过程中，负责形成和积累各类勘察设计文件材料，并按合同要求及时向建设单位移交。2.确保勘察设计文件材料的质量符合国家及行业标准，内容完整、准确。（四）施工单位职责1.负责收集、整理和归档本单位在施工过程中形成的各类文件材料，包括施工技术文件、施工管理文件、工程质量保证资料、工程变更文件等。2.按照合同要求和档案管理部门的规定，及时向建设单位移交施工档案。3.对施工档案的真实性、完整性和准确性负责。（五）监理单位职责1.负责对基建项目施工过程中的文件材料进行审核和监督，确保施工单位文件材料的质量。2.收集、整理和归档监理过程中形成的各类文件材料，如监理规划、监理细则、监理月报、工程质量评估报告等，并及时移交建设单位。三、基建文件材料的形成与积累（一）项目规划阶段1.项目建议书、可行性研究报告及相关审批文件。2.项目选址意见书、环境影响评价报告、节能评估报告等。3.项目规划设计方案、地形图、地质勘察报告等。（二）设计阶段1.初步设计文件，包括设计说明书、设计图纸、工程概算等。2.施工图设计文件，含建筑、结构、给排水、电气、暖通等各专业图纸及设计变更通知。3.设计交底记录、图纸会审记录等。（三）施工阶段1.施工组织设计、施工方案、技术交底记录。2.工程开工报告、施工日志、工程进度月报。3.原材料、构配件和设备的质量证明文件、检验检测报告。4.隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录。5.工程变更文件，包括变更申请、变更审批文件、变更图纸等。6.工程质量事故处理记录。7.施工单位往来文件，如工作联系单、工程洽商记录等。（四）竣工验收阶段1.工程竣工验收报告、竣工决算报告。2.工程质量保修书。3.建设项目档案验收意见。4.消防验收意见书、环保验收报告、规划验收合格证等专项验收文件。（五）其他文件材料1.项目建设过程中的各类会议纪要、协议、合同等。2.与项目有关的声像材料，如照片、录像带等。3.项目建设过程中形成的电子文件，应按照相关规定进行整理和归档。四、基建档案的整理（一）分类原则基建档案按照项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行一级分类，再根据文件的性质、内容等进行二级分类。（二）整理要求1.纸质文件应保持原件，如有破损或褪色应进行修复或复制。2.每份文件应编制页号，页号编写位置符合相关标准。3.按照分类方案对文件进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保文件的可读性和可追溯性。（三）案卷编目1.编制案卷封面，包括项目名称、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限等内容。2.填写卷内文件目录，包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等。3.编制备考表，注明案卷内文件的缺损、修改、补充等情况。五、基建档案的归档（一）归档时间1.项目建设部门应在项目各阶段工作完成后，及时将整理好的文件材料移交档案管理部门。2.勘察设计单位应在合同约定的时间内，向建设单位移交勘察设计文件。3.施工单位应在工程竣工验收后[X]个月内，向建设单位移交施工档案。4.监理单位应在监理工作结束后，及时向建设单位移交监理档案。（二）归档程序1.项目建设部门或相关单位填写《基建档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、日期等信息。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量。3.经核对无误后，双方在《基建档案移交清单》上签字确认，完成档案移交手续。六、基建档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的基建档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和保管期限进行合理排列。（二）保管期限基建档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案主要包括项目审批文件、竣工验收报告、工程质量保修书等重要文件。2.长期保管的档案为保存[X]年以上的文件，如设计文件、施工技术文件等。3.短期保管的档案为保存[X]年以下的文件，如一般性的工作联系单、工程进度月报等。（三）档案保管要求1.定期对基建档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损或褪色的档案应及时进行修复或复制。3.做好档案的防虫、防霉、防火等工作，确保档案安全。七、基建档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据基建档案的保管期限和利用价值，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、项目建设部门、相关专业技术人员组成的档案鉴定小组，负责基建档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，了解档案的形成背景、重要程度和利用价值。2.征求相关部门和人员的意见，综合评估档案的保存必要性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案清单。2.填写《基建档案销毁清单》，详细列出销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。3.报公司主管领导审批后，由档案管理部门指定专人进行销毁，并在销毁清单上签字确认。4.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。八、基建档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅基建档案。涉及项目外部单位查阅、借阅档案的，应按照相关规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，方便利用者查阅档案。查阅时，利用者应填写《基建档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅基建档案的，应填写《基建档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得