公益档案管理制度

PAGE公益档案管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织公益档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，更好地服务公益事业，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在开展公益活动过程中形成的各类档案，包括但不限于项目策划、实施、评估等环节产生的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公益档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公益活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集公益活动各阶段形成的档案，保证档案的齐全。4.保密性原则：对涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，严格保密。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善公益档案管理制度，并组织实施。2.负责公益档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立公益档案信息管理系统，实现档案的数字化管理和便捷查询。4.对档案管理人员进行培训和指导，提高其业务水平。5.定期对公益档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量。（二）档案形成部门职责1.负责本部门公益活动档案的收集、整理和初步分类，在规定时间内移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的审核、补充和完善工作。3.按照档案管理要求，规范本部门档案的形成和保管。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理各项职责，严格遵守档案管理规章制度。2.做好档案的日常收集、整理、编目、上架等工作，确保档案的有序存放。3.负责档案的安全保管，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、泄密。4.积极为档案利用者提供服务，及时准确地查找和提供所需档案。5.完成档案管理部门交办的其他工作任务。三、档案收集（一）收集范围1.公益项目立项文件，包括项目申请书、可行性研究报告、立项批复等。2.项目实施过程中的各类文件，如活动方案、执行记录、物资采购清单、人员安排等。3.项目参与人员的相关资料，如志愿者登记表、工作人员考核记录等。4.项目资金筹集与使用文件，包括捐赠协议、资金收支明细、审计报告等。5.项目宣传资料，如海报、宣传单页、新闻报道等。6.项目评估文件，包括自评报告、外部评估意见等。7.与公益项目相关的其他文件、图片、音频、视频等资料。（二）收集要求1.档案形成部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、剪裁。3.对于电子文件，应按照规定格式和命名规则进行收集，并确保其可读性和完整性。4.收集过程中发现档案缺失或不完整的，应及时补充和完善。（三）收集时间1.公益项目立项后，项目负责人应在项目实施过程中同步收集相关档案资料，确保档案与项目进展同步。2.项目结束后一个月内，项目负责人应将整理好的项目档案移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.按照公益项目类别进行分类，如教育公益、环保公益、扶贫公益等。2.每个项目类别下再按照项目实施阶段进行细分，如策划阶段、实施阶段、总结阶段等。3.对于同一项目实施阶段的档案，按照文件性质进行分类，如文件类、资料类、记录类等。（二）整理方法1.对收集到的档案进行清理，剔除重复、无效的文件。2.按照分类标准对档案进行排序，同一项目的档案应集中排列。3.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理后的档案应层次分明、条理清晰，便于查找和利用。2.档案目录应准确反映档案内容，确保目录与档案实际情况相符。3.对于破损、褪色的档案，应进行修复或复制，保证档案的完整性。五、档案归档（一）归档流程1.档案形成部门整理好档案后，填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等信息。2.将档案移交清单和档案一并提交档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和整理质量。4.审核通过后，档案管理部门在档案移交清单上签字确认，并将档案归入相应的档案类别和保管期限。（二）归档时间档案管理部门应在收到档案形成部门移交的档案后一周内完成归档工作。（三）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，确保档案的质量。2.档案应按照规定的保管期限进行分类存放，便于管理和查询。3.建立档案归档台账，记录档案的归档日期、档案名称、数量等信息。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度监测设备等。（二）保管方式1.档案应采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。2.纸质档案应分类存放在档案架上，按照档案编号顺序排列，便于查找。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。4.定期对纸质档案和电子档案进行检查和维护，确保档案的安全。（三）保管期限1.公益档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公益项目的重要文件、捐赠协议、资金审计报告等。3.长期保管的档案期限为10年以上，主要包括项目实施过程中的一般性文件、宣传资料等。4.短期保管的档案期限为110年，主要包括项目执行记录、志愿者登记表等。5.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。七、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅公益档案。2.外部单位或个人因开展公益研究、合作等需要查阅公益档案，但需经本公司/组织批准。（二）利用流程1.本公司/组织内部人员查阅公益档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人查阅公益档案，需提交查阅申请函，说明查阅目的、用途等，经本公司/组织相关部门审核批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。（三）利用记录1.档案管理部门应建立档案利用记录台账，记录查阅时间、查阅人员、查阅档案名称、查阅目的等信息。2.定期对档案利用记录进行统计和分析，了解档案利用情况，为档案管理工作提供参考。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案保管期限和实际价值，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间等进行综合分析，判断其价值。2.参考档案保管期限的规定，确定档案是否仍需继续保管。3.征求档案形成部门和相关业务部门的意见，确保鉴定结果的准确性。（四）销毁流程1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经本公司/组织负责人批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公益档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本。3.为公益档案的长期保存和有效利用提供技术支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行数据挂接和整理。2.档案信息录入：将档案目录和相关信息录入信息化管理系统，建立档案数据库。3.档案检索功能：在信息化管理系统中设置多种检索方式，方便用户快速查找所需档案。4.档案利用管理：通过信息化管理系统实现档案利用申请、审批、查阅等流程的在线办理。（三）信息化管理要求1.确保档案信息化管理系统的安全性和稳定性，防止数据丢失、泄露和被篡改。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。3.加强对档案管理人员的信息化技能培训，提高其操作水平。十、监督与检查（一）监督检查部门本公司/组织的内部审计部门或纪检监察部门负责对公益档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作质量。3.档案信息化管理系统的运行情况。4.档案鉴定与销毁工作的规范性。（三）监督检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的档案管理工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案管理的重点环节和关键岗位进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理中存在的突出问题或重要事项，开展专项检查。（四）