图书馆档案管理制度

PAGE图书馆档案管理制度一、总则（一）目的为加强图书馆档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在图书馆各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于图书馆全体工作人员及涉及图书馆档案管理相关工作的各类活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则图书馆档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容必须真实反映图书馆的各项工作和活动，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理图书馆在各个工作环节中形成的各类档案，保证档案的齐全和完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息予以保密，防止档案信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案服务效率。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责图书馆档案的统筹管理工作。其职责包括：1.制定和完善图书馆档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。6.组织开展档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，对档案利用情况进行登记和统计。7.参与图书馆重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。8.开展档案管理业务培训和宣传工作，提高图书馆工作人员的档案意识和业务水平。（二）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。其职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件、资料、图表等档案材料，并按照档案管理要求进行分类整理。2.对本部门档案材料进行初步审核，确保档案内容的真实性、完整性和准确性。3.将整理好的档案材料定期移交至档案管理部门，并办理交接手续。4.协助档案管理部门开展档案查阅、借阅等相关工作，提供本部门档案利用的必要信息。（三）档案管理人员职责1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉图书馆业务工作，热爱档案管理事业，严格遵守档案管理工作纪律。2.认真履行档案管理工作职责，做好档案的日常管理、维护和利用工作，及时解决档案管理工作中出现的问题。3.积极参加档案管理业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质，适应档案管理工作的发展需要。4.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案信息，确保档案信息安全。5.对档案管理工作中发现的问题及时向上级领导汇报，并提出改进意见和建议，不断完善档案管理制度和工作流程。三、档案的收集与整理（一）收集范围图书馆档案收集范围包括但不限于以下几类：1.行政管理类档案图书馆制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、纪要等文件材料。图书馆机构设置、人员编制、干部任免、职工考核、奖惩等人事管理文件材料。图书馆财务预算、决算、审计报告、财务报表等财务管理文件材料。图书馆对外联络、合作交流、宣传推广等活动中形成的文件材料。2.业务管理类档案图书馆馆藏资源建设规划、采购计划、文献征集记录、图书分类目录、期刊索引等文件材料。图书馆读者服务工作中形成的读者登记、借阅记录、参考咨询记录、读者意见反馈等文件材料。图书馆数字化建设规划、实施方案、技术文档、数据备份等文件材料。图书馆业务培训、学术研究、业务竞赛等活动中形成的文件材料。3.特殊载体类档案图书馆建设过程中形成的工程图纸、设计方案、竣工验收报告等文件材料。图书馆举办的各类展览、讲座、演出等文化活动的照片、录像、录音等声像档案。图书馆获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。图书馆在信息化建设过程中形成的电子文件、数据库等电子档案。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的档案材料，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，禁用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。3.对于具有保存价值的电子文件，应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。4.收集的档案材料应进行分类整理，按照一定的逻辑顺序排列，便于后续的整理和归档工作。（三）整理方法1.分类根据档案的形成来源、时间、内容等因素，将档案分为不同的类别，如行政管理类、业务管理类、特殊载体类等。每个类别下再根据具体情况进一步细分小类，如行政管理类可分为综合管理、人事管理、财务管理、对外联络等小类。2.编号为便于档案的管理和检索，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用流水号或分类编号等方式。例如，行政管理类档案编号为“XZGL001”，其中“XZGL”表示行政管理类，“001”为该类档案的流水号。3.编目编制档案目录，包括案卷目录和卷内文件目录。案卷目录应记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息；卷内文件目录应记录卷内每份文件的编号、题名、日期、页号等信息。编目应准确、清晰，便于查阅和利用。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。对于不宜装订的档案，如幅面过大的图纸、照片等，可采用折叠、装盒等方式进行保管。四、档案的保管（一）保管期限划分根据档案的重要程度和历史价值确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案图书馆的重要规章制度、历史沿革、大事记等文件材料。图书馆的财务决算、审计报告等重要财务管理文件材料。图书馆获得的省部级以上荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。图书馆在重大活动、重要项目中形成的具有重要历史价值和现实意义的文件材料。2.长期保管的档案图书馆的一般性规章制度、工作计划、工作总结、会议记录等文件材料。图书馆的人事档案、职工考核、奖惩等人事管理文件材料。图书馆的读者登记、借阅记录、参考咨询记录等读者服务工作文件材料。图书馆的馆藏资源建设规划、采购计划、文献征集记录等业务管理文件材料。保管期限为30年至50年。3.短期保管的档案图书馆的临时性文件材料、一般性业务报表等。保管期限为10年以下。（二）保管条件1.档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。库房应安装防火、防盗报警装置，配备灭火设备和防虫、防霉药品。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐有序，便于档案的存放和查找。档案架（柜）应标注档案类别、编号等信息，以便于管理和检索。4.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（三）档案的存放与排列1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，不同类别的档案应分开存放，便于管理和查找。2.同一类别的档案应按照编号顺序排列，保持档案排列的系统性和连贯性。3.对于特殊载体类档案，如照片、录像、录音等，应按照相关规定进行整理和存放，确保其安全和完整。（四）档案的清点与检查1.定期对档案进行清点，确保档案的数量准确无误。清点工作应每年进行一次，由档案管理人员负责实施，并填写档案清点记录。2.定期对档案的保管状况进行检查，发现问题及时处理。检查工作应每季度进行一次，检查内容包括档案的完好程度、保管环境等。对于检查中发现的问题，应及时采取措施进行修复或整改，并记录在案。3.对档案的利用情况进行统计和分析，了解档案的利用频率和需求，为档案管理工作提供参考依据。统计工作应每月进行一次，统计内容包括档案查阅、借阅的数量、人次、利用目的等。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案的保管期限进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的形成时间、内容、重要程度、历史价值等因素，按照档案保管期限划分标准进行鉴定。2.对于已失去保存价值的档案，如临时性文件、过期的业务报表等，可鉴定为短期保管档案；对于具有一定历史价值和参考意义，但重要程度相对较低的档案，可鉴定为长期保管档案；对于具有重要历史价值和现实意义的档案，应永久保管。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清查，确定需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限。3.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，鉴定小组提出销毁意见，并填写档案销毁鉴定表。4.档案销毁鉴定表经图书馆主管领导审批后，方可进行档案销毁工作。（四）销毁程序1.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。档案销毁清册一式两份，一份留存档案管理部门，一份交图书馆财务部门作为账务处理的依据。2.按照档案销毁鉴定表和档案销毁清册的内容，对拟销毁档案进行核对，确保销毁档案的准确性。3.采用适当的方式销毁档案，可以采用焚烧、粉碎等方式，但应确保档案信息无法恢复。销毁工作应在指定地点进行，由专人负责监督实施，并填写档案销毁记录。4.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁鉴定表、档案销毁清册和档案销毁记录等相关材料整理归档，永久保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅与借阅范围1.本馆工作人员因工作需要，可查阅、借阅与其工作相关的档案。2.外单位人员因工作需要查阅本馆档案，须经图书馆主管领导批准，并办理相关查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经授权不得查阅、借阅。（二）查阅与借阅手续1.本馆工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位人员查阅本馆档案，应提前向图书馆提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经图书馆主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并办理查阅登记手续。查阅申请函和查阅登记记录应妥善保存。3.档案管理部门对查阅、借阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并提供相应的档案。查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。（三）查阅与借阅要求1.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、批注等，不得擅自转借他人。2.查阅、借阅人员如需复印、拍照档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。复印、拍照的档案应妥善保管，不得用于非工作目的。3.查阅、借阅人员应在指定的地点查阅档案，查阅过程中应保持安静，不得影响其他人员正常工作。4.档案管理人员应严格按照查阅、借阅手续提供档案，对查阅、借阅情况进行登记和统计，定期检查档案的归还情况，确保档案的安全与完整。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案数量、类别、保管期限、查阅借阅人次、利用效果等。2.统计工作应做到及时、准确、全面，统计数据应真实可靠。统计报表应定期报送图书馆主管领导，并抄送相关部门。3.档案管理部门应根据统计数据进行分析研究，总结档案管理工作中的经验教训，发现存在的问题，及时采取措施加以改进，不断提高档案管理水平。（二）移交工作1.图书馆因机构改革、合并、撤销等原因发生变动时应做好档案的移交工作。档案移交应按照国家有关规定和档案