技术档案管理制度转诊

PAGE技术档案管理制度转诊一、总则（一）目的为了加强公司技术档案的管理，规范技术档案的转诊流程，确保技术档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥技术档案在公司生产、经营、研发等活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及技术档案管理及转诊的相关工作，包括但不限于研发部门、生产部门、质量控制部门、售后服务部门等。（三）定义1.技术档案：指公司在产品研发、生产制造、工艺改进、设备维护等过程中形成的，具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据等，包括但不限于设计图纸、技术规范、工艺文件、实验报告、检验记录、设备档案等。2.转诊：指技术档案在公司内部不同部门之间因工作需要进行的传递、交接过程。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司技术档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责技术档案的收集、整理、归档、保管和提供利用等工作。2.完整准确原则：确保技术档案的内容完整、准确，如实反映公司技术活动的全过程。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保技术档案的安全，防止技术档案的泄露、丢失和损坏。4.方便利用原则：建立科学合理的技术档案管理体系，便于公司内部各部门和人员对技术档案的查阅、借阅和使用。二、技术档案的收集与整理（一）收集范围1.产品研发过程中产生的各类技术文件，如立项报告、可行性研究报告、设计任务书、设计图纸、计算书、实验方案、实验报告等。2.生产制造过程中形成的工艺文件、操作规程、质量控制文件、生产记录、设备维护记录等。3.原材料、零部件的检验报告、质量证明文件等。4.产品售后维修、维护过程中产生的维修记录、故障分析报告、客户反馈等。5.与技术相关的会议纪要、技术交流资料、培训教材等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责技术档案的收集工作，确保技术档案及时、准确地收集齐全。2.技术档案的收集应遵循真实性、完整性、准确性的原则，不得擅自修改、伪造技术档案内容。3.对于外来技术文件，如供应商提供的技术资料、合作方的技术协议等，应进行严格审核，确保其符合公司要求后进行归档。（三）整理方法1.按照技术档案的形成时间、来源、类别等进行分类整理，建立清晰的分类目录。2.对每份技术档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.编制技术档案的目录清单，详细记录每份技术档案的编号、名称、日期、来源等信息。4.对技术档案中的文件资料进行装订、编页，确保其整齐、规范。三、技术档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门收集整理好的技术档案，应定期移交至公司档案管理部门。2.档案管理部门对移交的技术档案进行核对、验收，确认无误后进行归档。3.归档后的技术档案应按照分类目录进行存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.技术档案的保管期限应根据其重要性、时效性等因素确定，分为短期、中期和长期。2.短期保管期限一般为15年，适用于一般性的技术文件和资料。3.中期保管期限一般为510年，适用于具有一定参考价值的技术档案。4.长期保管期限一般为10年以上，适用于重要的技术档案，如产品核心技术资料、关键工艺文件等。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保技术档案的安全保管。2.定期对技术档案进行检查、清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的技术档案应及时进行修复或复制。3.严格控制档案库房的温度、湿度，保持库房环境整洁、通风良好。4.对电子技术档案应进行备份，并定期进行数据维护，确保数据的安全性和完整性。四、技术档案的查阅与借阅（一）查阅流程1.公司内部人员因工作需要查阅技术档案，应填写《技术档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《技术档案查阅申请表》经所在部门负责人审批后，交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容，为查阅人员提供相应的技术档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在规定的时间内完成查阅工作，不得擅自将技术档案带出查阅现场。查阅完毕后，应及时将技术档案归还档案管理部门。（二）借阅流程1.公司内部人员因工作需要借阅技术档案，应填写《技术档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、借阅用途等。2.《技术档案借阅申请表》经所在部门负责人审核、档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。3.借阅人员应在借阅期限内归还技术档案，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对借阅的技术档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、涂改、损毁技术档案。如发现技术档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。（三）查阅与借阅限制1.涉及公司核心技术、商业秘密等重要技术档案，未经公司主管领导批准，不得查阅和借阅。2.查阅和借阅技术档案的人员，应严格遵守公司保密制度，不得泄露技术档案内容。五、技术档案的转诊（一）转诊原因1.因工作需要，技术档案需在公司内部不同部门之间进行传递、交接，以支持相关工作的开展。2.如研发部门将技术档案转交给生产部门，用于指导产品生产；生产部门将产品质量问题反馈的技术档案转交给质量控制部门，以便进行分析和改进等。（二）转诊流程1.转出部门填写《技术档案转诊申请表》，详细说明转诊原因、转诊档案清单、接收部门等信息。2.《技术档案转诊申请表》经转出部门负责人审批后，交至档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审核，确认无误后，通知接收部门办理接收手续。4.接收部门在收到档案管理部门通知后，应安排专人与转出部门进行档案交接。交接双方应按照档案清单进行清点核对，确保档案数量准确、内容完整。5.交接完成后，双方在《技术档案交接清单》上签字确认，并将交接清单交至档案管理部门存档。（三）转诊记录1.档案管理部门应对技术档案的转诊过程进行详细记录，包括转诊申请表、交接清单、交接时间、交接人员等信息。2.转诊记录应妥善保存，以便查询和追溯技术档案的流转情况。六、技术档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司核心技术、商业秘密等重要技术档案，应采取严格的保密措施，如加密存储、限制访问权限等。2.接触重要技术档案的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在技术档案的查阅、借阅、转诊等过程中，应严格遵守保密规定，防止技术档案的泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如监控设备、消防器材等。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.对电子技术档案的存储介质应进行定期备份，并异地存放，确保数据的安全性。七、监督与考核（一）监督检查1.公司设立技术档案管理监督小组，定期对各部门技术档案管理工作进行监督检查。2.监督检查内容包括技术档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、转诊等环节的执行情况。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。（二）考核机制1.建立技术档案管理工作考核机制，将技术档案管理工作纳入部门和个人绩效考核体系。2.考核指标包括技术档案的完整性、准确性、及时性、安全性等方面。3.对技术档案管理工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对违反本制度的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、经济处罚等处理。