校园安全档案制度建设档案

PAGE校园安全档案制度建设档案一、总则（一）目的为加强校园安全管理，规范校园安全档案制度建设，有效记录和管理校园安全相关信息，提高校园安全工作的科学性、系统性和实效性，保障师生生命财产安全，维护校园正常秩序，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于本校各级各类部门、班级以及与校园安全工作相关的所有活动和事项。（三）基本原则1.真实性原则：档案记录应如实反映校园安全工作的实际情况，确保信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：涵盖校园安全工作的各个方面，包括但不限于安全管理制度、安全检查记录、安全教育活动、安全事故处理等，保证档案资料的完整性。3.规范性原则：严格按照相关法律法规、行业标准以及本校制定的规范要求进行档案的整理、归档和保管，确保档案格式统一、内容规范。4.保密性原则：对涉及校园安全敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）学校安全工作领导小组1.全面领导校园安全档案制度建设工作，制定档案管理的总体方针和政策。2.定期审议校园安全档案建设情况，对档案管理工作进行监督和指导。（二）安全管理部门1.负责校园安全档案的统筹管理工作，制定档案管理制度和工作流程。2.组织开展档案的收集、整理、归档、保管和查阅利用等工作。3.对各部门提交的安全档案进行审核和把关，确保档案质量。（三）各部门及班级1.负责本部门、本班级安全档案资料的收集、整理和初步归档工作，并定期向安全管理部门移交。2.按照档案管理制度的要求，真实、准确、完整地记录本部门、本班级的安全工作情况。三、档案分类与编号（一）档案分类1.安全管理制度类：包括学校制定的各项安全管理制度、应急预案、安全责任书等。2.安全检查记录类：涵盖日常安全检查、专项安全检查、季节性安全检查等记录。3.安全教育活动类：如安全教育课程安排、安全主题活动记录、安全培训资料等。4.安全事故处理类：涉及校园内发生的各类安全事故的报告、调查处理记录、赔偿协议等。5.安全设施设备类：有关校园安全设施设备的采购、安装、维护、检测等资料。6.人员安全信息类：师生员工的安全培训记录、健康档案、安全承诺书等。（二）编号规则采用分类编号法，按照上述档案分类顺序，依次用大写字母A、B、C、D……表示各类档案，每类档案再根据具体内容进行细分编号。例如：A1表示安全管理制度中的综合安全管理制度；B1表示日常安全检查记录中的教学楼安全检查记录。编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。四、档案收集（一）收集范围1.各部门在履行安全管理职责过程中形成的各类文件、记录、报表、报告等资料均应纳入档案收集范围。2.安全管理部门定期组织开展的安全检查、评估、考核等活动所产生的相关资料。3.校园内发生的安全事件、事故以及处理过程中形成的所有资料。4.上级主管部门下达的有关校园安全工作的文件、通知、要求等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责安全档案资料的收集工作，确保资料及时、准确、完整。2.收集的资料应具有原始性，尽量收集原件，如无法取得原件，可收集复印件，但需注明出处并加盖提供单位公章。3.对收集到的资料进行初步整理，按照档案分类要求进行分类，剔除无关或重复的资料。（三）收集时间1.日常工作中形成的安全档案资料，应在工作完成后及时收集整理，每月底前向安全管理部门移交一次。2.安全检查、评估、考核等活动结束后，相关资料应在一周内收集齐全并移交安全管理部门。3.安全事故发生后，事故处理过程中形成的各类资料应随时收集，及时归档。五、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.按照档案分类编号规则，对收集到的资料进行分类整理，确保同一类档案集中存放。3.对每份档案资料进行编号、编目，编制档案目录清单，便于查找和核对。（二）整理方法及要求1.安全管理制度类：将各项安全管理制度、应急预案等文件按照发文时间顺序排列，依次编号，编制目录清单。对于修订后的制度，应保留修订记录，将修订前后的文件进行对比整理。2.安全检查记录类：按照检查时间顺序，将每次安全检查记录进行编号，整理成册。检查记录应包括检查时间、检查人员、检查部位、发现问题及整改情况等详细内容。对于专项安全检查和季节性安全检查，应单独整理归档，并在目录清单中注明检查类型。3.安全教育活动类：根据活动开展时间，将安全教育课程安排、安全主题活动记录、安全培训资料等进行分类整理。活动记录应包含活动名称、时间、地点、参与人员、活动内容及效果等信息。对于安全培训资料，应记录培训时间、培训讲师、培训内容、培训对象等内容。4.安全事故处理类：按照事故发生时间先后顺序，将事故报告、调查处理记录、赔偿协议等资料进行整理。事故报告应详细描述事故发生的时间、地点、经过、原因、造成的损失等情况；调查处理记录应包括事故调查组成员、调查过程、事故责任认定及处理意见等内容；赔偿协议应明确赔偿金额、支付方式、双方签字等信息。5.安全设施设备类：将安全设施设备的采购合同、安装调试记录、维护保养记录、检测报告等资料按照设备类别和时间顺序进行整理。对于每台设备，应建立单独的档案，记录设备的基本信息、采购时间、安装位置、维护保养情况、检测结果等内容。6.人员安全信息类：按照师生员工类别，将安全培训记录、健康档案、安全承诺书等资料进行分类整理。安全培训记录应记录培训时间、培训内容、培训考核情况等；健康档案应包含师生员工的基本健康信息、体检报告等；安全承诺书应记录师生员工签署的安全承诺内容及时间。六、档案归档（一）归档要求1.整理好的档案资料应及时归档，确保档案资料的连续性和完整性。2.归档的档案应编制档案盒封面，注明档案类别、年度、保管期限等信息。3.在档案盒内，应按照档案目录清单顺序依次排列档案资料，每份资料应加盖归档章，注明编号、日期等信息。（二）归档流程1.各部门将整理好的安全档案资料提交给安全管理部门。2.安全管理部门对提交的档案资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的档案，退回原部门进行补充或修正。3.审核通过的档案资料，按照档案分类和编号规则进行归档，存入专门的档案柜或档案库房。七、档案保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案库房应符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。（二）保管期限根据档案的重要性和使用价值，确定不同档案的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。具体保管期限如下：1.安全管理制度类：长期保管。2.安全检查记录类：中期保管。3.安全教育活动类：短期保管。4.安全事故处理类：长期保管。5.安全设施设备类：长期保管。6.人员安全信息类：中期保管。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。2.采取有效的防火、防潮、防虫、防鼠等措施，确保档案安全。档案库房内禁止存放易燃、易爆、易腐等物品。3.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。配备必要的安全监控设备，确保档案库房24小时处于监控状态。4.对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。八、档案查阅与利用（一）查阅权限1.本校教职工因工作需要查阅安全档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到安全管理部门查阅。查阅涉及个人隐私的档案资料，需经档案所有者本人同意。2.外单位人员因工作需要查阅本校安全档案时，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经学校安全工作领导小组批准后，由安全管理部门指定专人陪同查阅。查阅内容仅限于与该单位工作相关的部分，不得查阅涉及本校其他单位或个人隐私的档案资料。3.学生因学习或参加学校组织的安全活动需要查阅相关档案资料的，应经班主任同意，由安全管理部门安排查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅档案的类别和范围等内容。2.《档案查阅申请表》经审批通过后，查阅人员到安全管理部门办理查阅登记手续，领取档案查阅凭证。3.查阅人员按照指定的时间、地点和范围查阅档案，查阅过程中应保持档案资料的整洁和完整，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。如需复印档案资料，应经安全管理部门同意，并按照规定办理复印手续。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还安全管理部门，并办理查阅注销手续。安全管理部门对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（三）利用规定1.安全档案资料仅供查阅、复印，不得外借。如因特殊情况确需外借的，应经学校安全工作领导小组批准，并办理外借手续，限期归还。2.利用安全档案资料时，应严格遵守国家有关法律法规和学校的保密规定，不得将档案资料用于非工作目的或泄露给无关人员。3.对查阅和利用安全档案过程中形成的记录，如查阅申请表、查阅登记记录、复印清单等，应妥善保管，与档案资料一同归档。九、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且确无继续保存价值的。2.因保管不善导致档案损坏、变质，无法修复或失去利用价值的。3.按照国家有关规定需要销毁的档案。（二）销毁程序1.安全管理部门定期对已到保管期限的档案进行清理，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期