服务行档案管理制度范本

PAGE服务行档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强服务行档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在服务行各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本服务行及所属各部门、分支机构在经营管理活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。服务行档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。档案应如实反映服务行的经营管理活动，不得伪造、篡改。3.保密性原则。对涉及商业秘密、客户隐私等重要档案，应严格保密，防止泄露。4.便捷利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、利用和开发。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责服务行档案的统一管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善服务行档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.对档案的保管、利用情况进行监督检查，确保档案的安全和完整。5.组织开展档案鉴定、销毁等工作。（二）各部门档案管理员各部门设立兼职档案管理员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向档案管理部门移交。其主要职责包括：1.负责收集本部门在经营管理活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，对本部门文件材料进行分类整理、编目，编制移交清单。3.妥善保管本部门档案，防止档案丢失、损坏。4.协助档案管理部门做好档案的查询、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案：包括服务行的各类规章制度、会议文件、工作计划与总结、行政公文、人事档案、印章管理文件等。2.业务经营类档案：如客户资料、业务合同、业务报表、市场调研资料、营销活动方案等。3.财务管理类档案：会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。4.风险管理类档案：风险评估报告、内部控制文件、合规检查记录等。5.信息技术类档案：系统开发文档、数据备份与恢复记录、网络安全资料等。6.其他类档案：包括服务行获得的荣誉证书、对外宣传资料、员工培训记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、准确地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性和可读性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类。一般可分为一级类目（如行政管理、业务经营等）、二级类目（如行政管理类下的规章制度、会议文件等）、三级类目等。2.编号：对每一份档案给予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案架上，排列整齐，并定期进行检查和清点。2.电子档案应存储于安全可靠的存储设备中，进行备份，并建立电子档案索引目录。3.对于重要的实物档案，如印章、证书等，应专柜保管，并进行登记。（三）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。具体保管期限划分如下：1.涉及服务行重大决策、重要资产权益、核心业务等方面的档案，应永久保管。2.重要业务合同、财务报表、人事档案等，保管期限为长期。3.一般性业务文件、日常行政文件等，保管期限为短期。（四）档案的清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量、质量与账目相符。2.清查和盘点工作每年至少进行一次，发现问题应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。五、档案的利用（一）利用原则1.合法合规原则。档案利用应符合国家法律法规和服务行相关规定。2.审批原则。凡利用档案的部门或个人，应填写档案利用申请表，经审批后方可查阅、借阅或复制档案。3.保密原则。在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，应到档案管理部门指定的场所进行查阅，并在查阅登记本上登记。2.借阅：确需借阅档案的，应办理借阅手续，注明借阅期限、归还日期等。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用需求，可对档案进行复制。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并在复制件上加盖“与原件核对无误”章。（三）利用审批流程1.申请人填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、利用方式等信息。2.所在部门负责人审核签字，确认利用的必要性和合规性。3.档案管理部门负责人审批，根据档案的密级和保管期限等情况决定是否批准利用。4.对于涉及重要档案或敏感信息的利用申请，需经服务行分管领导审批。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期组织对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理部门牵头，会同相关业务部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，应编制档案销毁清单，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核、服务行分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应在指定的场所进行，由专人负责监销。监销人应在销毁清单上签字确认。4.销毁后的档案应及时在档案管理系统中进行注销，并将销毁清单归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应按照档案整理要求，将纸质档案的相关信息录入档案信息管理系统，确保数据的准确、完整。2.定期对档案信息管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性。（三）系统安全与保密1.加强档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对