档案行政管理制度

PAGE档案行政管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案行政管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和业务情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集和保存公司/组织在各个方面形成的档案资料，保证档案的完整性和系统性。4.保密性原则对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司/组织的各项工作提供及时、有效的档案支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立独立的档案管理部门，负责公司/组织档案工作的统筹规划、组织协调和具体实施。（二）部门职责1.制定档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定和完善档案行政管理制度及相关操作细则。2.档案收集与整理指导和监督各部门做好档案收集工作，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案的有序存放。3.档案保管建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，对档案进行安全保管，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失和泄密。4.档案利用服务建立档案检索系统，为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅、借阅等利用服务，根据工作需要，及时提供相关档案资料。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。6.档案信息化建设推进档案信息化管理工作，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和水平。7.培训与指导组织开展档案管理业务培训，提高公司/组织全体员工的档案意识和档案管理技能，对各部门档案管理工作进行指导和监督。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政文件档案包括公司/组织的各类规章制度、会议文件、工作计划与总结、请示报告、通知通报等。2.人事档案涵盖员工的个人基本信息、入职离职手续、薪资福利、培训考核、奖惩记录等。3.财务档案包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务相关文件。4.业务档案根据公司/组织的业务类型，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、客户服务档案等。5.合同档案涉及公司/组织签订的各类合同协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。6.项目档案针对公司/组织开展的各类项目，形成的项目立项文件、项目计划、项目实施过程记录、项目验收文件等。7.声像档案包括照片、录音、录像等反映公司/组织重要活动、工作场景等的声像资料。8.实物档案如公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、印章等实物。（二）编号规则1.一级编号按照档案分类类别，分别赋予不同的代码，如行政文件档案为“A”，人事档案为“B”，财务档案为“C”等。2.二级编号在一级编号基础上，根据档案具体内容或形成时间等因素进行细分编号。例如，行政文件档案中的规章制度类编号为“A1”，会议文件类编号为“A2”等。3.三级编号进一步细化编号，用于区分同一类别下不同年度或批次的档案。如行政文件档案中规章制度类的2023年度编号为“A12023”。4.编号示例一份2023年5月形成的关于公司年度工作计划的行政文件档案编号为：A2202305四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门职责各部门负责本部门在工作活动中形成的各类档案资料的收集工作，明确专人负责档案收集，并按照档案管理部门的要求及时移交。2.收集范围涵盖本部门工作中产生的各种文件、报表、合同、协议、信函、会议记录、照片、录像等具有保存价值的资料。3.收集时间各类档案应在形成后及时收集，对于重要紧急的档案，应在事件结束后一周内完成收集工作。（二）整理方法1.分类按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，确保同一类别的档案集中存放。2.编号依据编号规则，对每一份档案进行编号，编号应清晰、准确、唯一。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于检索和查询。4.装订对纸张型档案进行装订，保持档案的整齐和牢固，便于长期保存。装订时应注意不要损坏档案内容。五、档案的保管（一）保管场所1.档案库房设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.库房设施配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品投放装置等。（二）保管措施1.上架存放按照档案编号顺序，将档案整齐上架存放，便于查找和管理。2.定期检查档案管理部门定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、保管状况、库房环境等，发现问题及时处理。3.温湿度控制保持库房内适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。4.防虫防霉定期投放防虫药品，防止档案遭受虫害；对受潮的档案及时进行干燥处理，防止霉变。5.安全防范加强库房安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入库房；安装监控设备，实时监控库房情况；配备必要的消防器材，确保消防安全。六、档案的利用（一）利用范围1.内部利用公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅相关档案资料。2.外部利用因法律法规要求、合作项目需要等特殊情况，经公司/组织批准，可向外部单位或个人提供档案查阅、借阅服务。（二）利用流程1.申请内部人员如需查阅、借阅档案，应填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅/借阅档案的名称、编号、用途等信息，经所在部门负责人审批后提交档案管理部门。2.审批档案管理部门对申请表进行审核，对于涉及重要机密或敏感信息的档案，需经公司/组织分管领导审批。3.查阅/借阅经审批同意后，档案管理人员按照规定为申请人提供档案查阅或借阅服务。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出；借阅档案应严格按照规定期限归还，如需延期，应办理续借手续。4.登记档案管理部门对档案查阅/借阅情况进行详细登记，包括查阅/借阅时间、申请人、档案名称、编号、归还时间等信息。（三）利用限制1.保密限制对于涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案，严格限制查阅和借阅范围，未经批准，不得向无关人员透露档案内容。2.使用限制档案利用人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、复印、转借、损毁档案，如需对档案进行复印或摘抄，应经档案管理部门同意。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及公司/组织分管领导等组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.保管期限根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.鉴定内容对档案的真实性、完整性、准确性进行审查，判断档案是否仍具有保存价值。（三）销毁程序1.编制销毁清单档案鉴定工作小组对已到保管期限且无保存价值的档案进行清理，编制《档案销毁清单》，详细列出档案的编号、名称、日期、数量等信息。2.审批《档案销毁清单》经公司/组织分管领导审批后生效。3.销毁实施档案管理部门按照审批后的销毁清单，组织专人对档案进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.监销销毁过程中，应指定专人进行监销，监销人员应在销毁记录上签字确认，确保销毁工作的彻底性和合规性。5.销毁记录对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人员等信息，与销毁清单一并归档保存。八、档案信息化管理（一）系统建设1.建立电子档案管理系统采用先进的信息技术，建立涵盖档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储和管理。2.系统功能电子档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计分析、权限管理等功能，方便档案管理人员操作和利用人员查询。（二）数据录入与维护1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件按照档案分类和编号规则进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.数据录入档案管理人员将档案的基本信息、目录等录入电子档案管理系统，建立准确的档案数据库。3.数据维护定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失；及时更新档案信息，确保电子档案与实际档案情况相符。（三）安全管理1.网络安全加强电子档案管理系统的网络安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和数据泄露。2.数据安全对电子档案数据进行加密存储，严格控制用户访问权限，防止未经授权的人员访问和篡改数据。3.系统维护定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和可靠性。九、监督与检查（一）监督机制1.内部监督档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改；公司/组织内部审计部门定期对档案管理工作进行审计监督。2.外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部单位的监督检查，积极配合并及时整改存在的问题。（二）检查内容1.制度执行情况检查各部门是否严格执行档案行政管理制度，档案管理工作是否规范有序。2.档案管理质量对档案收集、整理、保管、利用等环节的工作质量进行检查，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.设施设备运行检查档案保管场所的设施设备运行情况，是否满足档案保管要求。（三）问题处理