派出所档案员责任制度

PAGE派出所档案员责任制度一、总则（一）目的为加强派出所档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公安工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本派出所实际情况，制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于本派出所全体档案员及涉及档案管理工作的相关人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则派出所档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实准确原则档案内容必须真实反映公安工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全，防止档案泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公安工作和社会提供便捷服务。二、档案员职责（一）档案管理职责1.负责收集、整理、归档本派出所各类文件材料，确保档案齐全完整。2.对档案进行分类、编号、编目，建立科学合理的档案检索体系。3.做好档案的装订、装盒、上架等保管工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全。（二）档案利用职责1.负责接待档案查阅、借阅工作，按照规定办理查阅、借阅手续。2.积极为公安工作和社会提供档案信息服务，根据需要及时准确地提供档案资料。（三）档案信息化职责1.推进档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，建立电子档案数据库。2.负责电子档案的存储、备份和维护，确保电子档案的安全和可用。（四）档案统计职责1.定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制档案统计报表。2.分析档案统计数据，为档案管理决策提供依据。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公安业务工作中形成的各类文件、文书、记录、报表等。2.上级公安机关下发的与本派出所工作相关的文件、指示、通知等。3.本派出所在行政管理、队伍建设、后勤保障等方面形成的文件材料。4.反映本派出所历史沿革、重大事件、重要活动等方面的资料。（二）收集要求1.各部门应及时将办理完毕的文件材料移交档案员，确保档案收集的及时性。2.移交的文件材料应齐全完整、字迹清晰、格式规范。3.档案员对收集到的文件材料进行认真核对，发现问题及时与相关部门沟通解决。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.按照档案管理的有关规定进行分类、编号、编目等整理工作。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理。2.业务档案根据不同业务类型分别进行整理归档，如刑事案件档案、治安案件档案等。3.科技档案按照项目进行整理，建立项目档案专卷。4.声像档案按照载体形式、时间顺序等进行整理编目。四、档案分类与编号（一）分类方案1.文书档案分为党群工作、行政管理、公安业务、人事管理、纪检监察等类别。2.业务档案根据公安业务工作的具体内容分为不同的业务门类。3.科技档案按照项目性质、专业领域等进行分类。4.声像档案分为照片档案、录音档案、录像档案等。（二）编号规则1.文书档案编号采用年度保管期限流水号的形式。2.业务档案编号根据业务特点制定相应的编号规则，确保编号的唯一性和系统性。3.科技档案编号按照项目编号进行编制，在项目编号后加上档案分类号和流水号。4.声像档案编号采用时间顺序号，同时注明载体形式、内容主题等信息。五、档案编目与检索（一）编目内容1.编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数、备注等信息。2.编写卷内文件目录，详细记录卷内每份文件的题名、文号、日期、页号等。3.制作声像档案目录，注明题名、日期、拍摄者、载体形式、存放位置等。（二）检索工具1.建立纸质档案目录索引，方便手工检索。2.利用计算机管理系统，建立电子档案检索数据库，提供快速便捷的检索服务。3.根据实际需要，编制专题档案检索工具，如案件档案检索、人员档案检索等。六、档案保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备。（二）保管要求1.按照档案分类上架存放，排列整齐有序，便于查找利用。2.定期对档案进行清点核对，确保档案数量准确、存放位置正确。3.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，保证档案的完整性。（三）保护措施1.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.做好档案库房的温湿度记录，采取有效措施调节温湿度，确保档案保管环境适宜。3.对电子档案进行定期备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。七、档案利用与借阅（一）利用范围1.公安内部人员因工作需要查阅档案。2.司法机关、行政执法部门等因办案需要查阅相关档案。3.其他单位或个人因合法事由查阅本派出所档案。（二）利用手续1.公安内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案员处查阅。2.外部单位或个人查阅档案，需持单位介绍信或有效证件，填写《档案查阅申请表》，经派出所领导批准后，方可查阅。3.借阅档案需填写《档案借阅登记表》，注明借阅期限、归还日期等信息，经批准后办理借阅手续。（三）利用限制1.涉及国家秘密、警务工作秘密的档案，严格按照保密规定进行查阅和利用，未经批准不得擅自扩大知悉范围。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要外借的，需经派出所主要领导批准，并限期归还。3.查阅档案时，严禁在档案上涂改、圈划、抽换、污损等。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面审查、历史地、发展地分析档案价值的原则。2.严格按照国家有关档案保管期限的规定进行鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由派出所领导、档案员及相关业务部门负责人组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷逐件审查，分析其内容、来源、时间等因素，确定档案的保管期限。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清册，注明档案的题名、文号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经派出所领导审核批准后，按照规定的程序进行销毁。3.销毁档案时，应有两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为公安工作提供有力的信息支持。（二）数据录入与维护1.及时将纸质档案信息录入计算机系统，确保数据准确无误。2.对电子档案进行实时更新和维护，保证档案信息的时效性。（三）安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对电子档案进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放。（四）系统应用1.利用档案信息化管理系统，实现档案的快速检索和高效利用，为公安工作提供便捷服务。2.开展档案信息化应用培训，提高档案员及相关人员的信息化操作技能。十、监督与考核（一）监督机制1.建立档案管理监督检查制度，定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。2.接受上级公安机关和档案行政管理部门的监督