恩施市档案管理制度

PAGE恩施市档案管理制度一、总则（一）目的为了加强恩施市档案管理工作，有效地保护和利用档案，提高档案管理水平，为恩施市各项工作的开展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于恩施市各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案的集中统一管理。2.真实性原则：档案应如实反映恩施市各项工作的历史过程和实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存与恩施市相关的各类档案，确保档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便各部门和人员查阅使用档案。（四）管理体制恩施市档案管理工作在市委办公室的统一领导下，由市档案局负责统筹协调和业务指导。各单位应明确档案管理机构或指定专人负责本单位的档案管理工作，并接受市档案局的监督和检查。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括恩施市各级党政机关在履行职能活动中形成的各种文件材料，如请示、报告、通知、会议纪要等。2.科技档案：涉及恩施市重大建设项目、科研项目等活动中形成的技术文件、图纸、数据等。3.人事档案：涵盖恩施市各类人员的履历、考核、任免、奖惩等材料。4.财务档案：包含恩施市各单位的会计凭证、账簿、报表等财务资料。5.声像档案：记录恩施市重要活动、事件等的照片、录音、录像等资料。6.电子档案：以电子形式存在的各类文件、数据等，与纸质档案具有同等效力。（二）收集要求1.各单位应建立健全档案收集制度，明确档案收集的责任部门和责任人，确保档案及时、完整地收集。2.档案形成部门应在文件材料形成后，按照归档要求进行整理，定期向本单位档案管理机构移交。3.对于重要活动、事件等形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档。（三）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案：根据项目、专业等进行分类，建立项目档案卷，标注档号、题名、日期等信息。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定进行整理，建立档案目录，确保档案信息准确、完整。4.财务档案：按照会计年度、类别等进行分类装订，编制会计档案清册。5.声像档案：按照内容、时间等进行分类整理，标注拍摄时间、地点、人物等信息，并配以文字说明。6.电子档案：按照电子文件管理规范进行分类存储，建立电子档案目录，确保电子档案的可读性和可利用性。三、档案的保管（一）保管场所1.恩施市档案局应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.各单位应根据实际情况，设置符合档案保管要求的库房或专柜，确保档案的安全保管。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。3.采取有效的防火、防潮、防虫、防盗等措施，如安装火灾自动报警系统、配备灭火器、放置防虫药品、安装防盗门和监控设备等。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映恩施市重大历史事件、重要决策等具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对恩施市工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对恩施市工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案的定期清查1.恩施市档案局和各单位应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等，发现问题及时处理，并做好清查记录。四、档案的利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅与本单位相关的档案，须经本单位档案管理机构负责人批准。3.涉及国家机密、商业秘密等档案的利用，应按照相关法律法规的规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可在档案管理机构指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，应经档案管理机构负责人批准，并按照规定进行登记。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理机构印章。（三）利用登记档案管理机构应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、审批情况等。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织恩施市档案局应成立档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。各单位也应成立相应的鉴定小组，在市档案局的指导下开展本单位档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.对已失去利用价值、重复的档案，以及不符合归档要求的档案进行鉴定，予以销毁。3.鉴定过程中，应充分考虑档案的历史价值、现实利用价值等因素。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报本单位负责人批准。2.编制档案销毁清册，注明档案的题名、文号、日期、保管期限等信息。3.档案销毁应在指定的场所进行，由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应永久保存。六、档案信息化建设（一）建设目标1.建立恩施市档案信息管理系统，实现档案的数字化管理和资源共享。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅、利用和统计分析。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化技术规范。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化档案与对应的目录数据进行挂接，建立准确的索引关系。4.存储管理：将数字化档案存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，确保数据的安全性和完整性。（三）信息系统功能1.档案管理：实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。2.检索查询：提供多种检索方式，方便用户快速查找所需档案信息。3.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表，为档案管理决策提供依据。4.安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全，防止数据泄露和非法访问。七、档案工作人员职责（一）档案管理人员职责1.负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作。2.指导各部门的档案工作，对归档文件材料进行检查和验收。3.维护档案管理设备，确保档案保管环境符合要求。4.按照规定提供档案利用服务，做好利用登记和统计工作。5.参与档案的鉴定和销毁工作，负责档案销毁清册的编制和保管。（二）档案形成部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，定期向本单位档案管理机构移交档案。3.配合档案管理机构做好档案的查阅、利用等工作。八、监督与检查（一）监督检查主体恩施市档案局负责对全市档案管理工作进行监督检查，各单位应加强对本单位档案管理工作的内部监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案工作人