学校后资料档案制度

PAGE学校后资料档案制度一、总则（一）目的为了加强学校后资料档案的管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，提高资料档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校后所有涉及资料档案管理的部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校后资料档案由专门的档案管理部门进行集中统一管理。2.真实性原则：资料档案应如实反映学校后各项工作的实际情况。3.完整性原则：确保资料档案的全面性，不遗漏重要信息。4.准确性原则：资料档案的内容应准确无误。5.保密性原则：对涉及学校后机密的资料档案严格保密。二、资料档案的分类与编号（一）分类1.行政文件类：包括学校后发布的各类通知、决定、报告等。2.教学资料类：如教学计划、教案、学生成绩等。3.科研项目类：科研立项申请书、研究报告、成果鉴定材料等。4.人事档案类：教职工的个人档案、考核材料等。5.财务档案类：财务报表、账目凭证等。6.设备资产类：设备采购合同、资产清单等。7.基建档案类：校园建设规划、工程图纸等。8.其他类：不属于以上分类的其他资料档案。（二）编号资料档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号由类别代码、年份代码、流水号组成。例如，行政文件类的编号为XZ[年份代码][流水号]，教学资料类编号为JX[年份代码][流水号]等。三、资料档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责资料档案的收集工作，确保资料档案及时、完整地收集。2.收集的资料档案应包括纸质文件、电子文件等多种形式。3.对于重要的资料档案，应同时收集相关的背景材料和说明。（二）整理1.对收集到的资料档案进行分类整理，按照编号规则进行编号。2.去除重复、无效的资料档案，确保资料档案的精炼性。3.对纸质资料档案进行装订、编目，对电子资料档案进行分类存储和命名规范。四、资料档案的归档与存储（一）归档1.整理好的资料档案应及时归档，归档时间不得超过规定期限。2.归档时应填写归档清单，注明资料档案的名称、编号、日期等信息。3.档案管理人员应对归档的资料档案进行审核，确保归档质量。（二）存储1.设立专门的档案库房，确保档案库房的安全、防潮、防火、防虫等。2.档案库房应配备必要的存储设备，如档案柜、货架、电子存储设备等。3.对纸质资料档案应按照类别、年份等进行有序存放，便于查找和管理。4.电子资料档案应进行备份存储，存储介质应定期检查和更换，确保数据的安全性。五、资料档案的查阅与借阅（一）查阅1.学校后内部人员因工作需要查阅资料档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、损坏资料档案。3.查阅完毕后，应及时将资料档案归还档案管理部门。（二）借阅1.外单位人员因特殊原因需要借阅学校后资料档案的，应提前向学校后提出申请，经学校后领导批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理延期手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的资料档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播。4.借阅归还时，档案管理人员应认真检查资料档案的完整性和安全性。六、资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对资料档案进行鉴定，确定其保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员参加。3.根据鉴定结果，编制资料档案鉴定报告，明确需要销毁的资料档案清单。（二）销毁1.对失去保存价值的资料档案，应按照规定程序进行销毁。2.销毁前应进行登记，注明销毁资料档案的名称、编号、数量等信息。3.销毁时应采用适当的方式，确保资料档案彻底销毁，不得泄露机密信息。4.销毁过程应有专人监督，并填写销毁记录。七、资料档案的信息化管理（一）建立档案管理信息系统1.利用信息技术建立学校后资料档案管理信息系统，实现资料档案的电子化管理。2.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能。（二）数据维护1.定期对档案管理信息系统的数据进行备份，确保数据的安全性。2.及时更新档案管理信息系统中的资料档案信息，保证数据的准确性和及时性。八、资料档案管理人员职责（一）档案管理人员应具备的条件1.具有良好的政治素质和职业道德。2.熟悉档案管理业务，具备一定的计算机操作技能。3.经过专业培训，取得档案管理相关资质证书。（二）档案管理人员的职责1.负责资料档案的收集、整理、归档、存储、查阅、借阅、鉴定、销毁等工作。2.维护档案管理信息系统的正常运行，保证数据的安全和准确。3.定期对档案库房进行检查，确保档案的安全保管。4.对学校后各部门的资料档案管理工作进行指导和监督。九、监督与考核（一）监督1.学校后应建立资料档案管理监督机制，定期对资料档案管理工作进行检查。2.监督内容包括资料档案的收集、整理、归档、存储、查阅、借阅等环节。（二）考核1.将资料档案管理工作纳入学校后各部门的绩效考核体系。2.考核指标包括资料档案的完整性、准确性、安全性、利用效率等