档案运行管理制度及流程

PAGE档案运行管理制度及流程一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等档案运行全过程的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实完整原则档案应如实反映公司各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和完整性，不得伪造、篡改档案信息。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案实体和信息的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查找、调阅和利用，提高档案服务公司工作的效率。二、档案管理职责分工（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和工作流程，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、统计公司的各类档案资料，建立健全档案检索体系。3.对公司各部门档案工作进行监督、检查和指导，组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.负责档案信息资源的开发利用，为公司各项工作提供档案查询、借阅等服务，根据工作需要编制档案参考资料。5.按照国家有关规定，做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全。6.负责公司档案信息化建设，推进档案管理系统的应用，实现档案信息的数字化存储和共享。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案工作，负责收集、整理、保管本部门在工作中形成的各类档案资料，并定期移交至综合管理部门。2.严格按照公司档案管理制度和工作流程，做好本部门档案的日常管理工作，确保档案的真实、完整、安全。3.积极配合综合管理部门开展档案管理工作，及时提供档案管理所需的信息和资料，支持档案的鉴定、销毁等工作。4.根据工作需要，向综合管理部门提出档案利用申请，合理利用档案资源。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和霉变等情况发生。4.负责档案信息的录入、维护和管理，确保档案管理系统数据的准确、完整，为档案利用提供便捷服务。5.按照规定办理档案的借阅、归还手续，做好档案利用登记工作，对档案利用情况进行跟踪和反馈。6.参与档案的鉴定、销毁工作，提出鉴定意见，负责销毁档案的造册登记和监销工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等；公司行政管理制度、工作计划、总结、报告等；公司行政事务处理文件，如会议纪要、通知、通报、请示、批复等；公司资质证书、营业执照、税务登记证等证照文件。2.人力资源类：员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩、离职等相关文件；员工档案，包括个人简历、劳动合同、工资福利、社会保险、考勤记录等；人力资源管理制度、规划、统计报表等。3.财务审计类：财务预算、决算、报表、分析报告等；会计凭证、账簿、财务审计报告、税务审计报告等；财务管理制度、财务审批流程、资金管理规定等；经济合同、协议的财务审核文件。4.市场营销类：市场调研分析报告、市场推广方案、营销活动策划与执行文件等；客户信息资料，包括客户档案、客户需求分析、客户投诉处理记录等；销售合同、订单、报价单、销售统计报表等；品牌建设与管理文件。5.生产管理类：生产计划、生产调度指令、生产报表、生产统计分析报告等；产品研发文件，包括产品设计图纸、技术方案、工艺文件、质量标准等；生产设备管理文件，如设备台账、设备维护保养记录、设备操作规程等；安全生产管理文件，如安全制度、安全检查记录、事故处理报告等。6.质量管理类：质量管理体系文件，包括质量手册、程序文件、质量计划、质量记录等；质量检验报告、质量认证文件、质量改进措施与记录等；产品质量标准、检验规范、测试报告等。7.技术研发类：科研项目立项、可行性研究报告、项目计划与总结等；技术研发成果文件，如专利证书、软件著作权登记证书、技术鉴定报告等；技术资料，包括技术方案、实验数据、技术图纸、技术文档等。8.物资采购类：物资采购计划、采购合同、采购订单、采购发票等；供应商管理文件，如供应商评估报告、供应商档案、采购价格分析等；物资验收记录、库存管理文件，如库存台账、盘点报告等。9.合同协议类：公司对外签订的各类合同、协议，包括买卖合同、租赁合同、服务合同、合作协议、借款合同等；合同评审记录、合同执行情况跟踪记录、合同变更与解除文件等。10.其他类：不属于以上九类的其他重要文件，如特殊时期的应急处理文件、重大活动记录、荣誉证书、捐赠协议等。（二）编号规则档案编号采用“全宗号分类号年度流水号”的结构，具体规则如下：1.全宗号：暂定为“01”，代表公司全宗。2.分类号：根据档案分类方案，每大类赋予一个两位数字代码，如行政管理类为“01”，人力资源类为“02”，以此类推。3.年度：采用公元纪年，取四位数字，如“2023”表示2023年度形成的档案。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，每一份档案赋予一个流水号，从“0001”开始依次编号。例如，一份2023年度形成的行政管理类档案，其编号为“010120230001”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和归档范围，及时收集本部门工作中形成的各类档案资料，确保档案的完整性。2.档案收集应做到全面、及时、准确，不得遗漏重要文件。对于具有保存价值的电子文件，应同时收集其电子版本，并确保电子文件的格式规范、内容完整、存储安全。3.公司员工在办理完毕相关业务后，应及时将办理过程中形成的文件材料移交至本部门档案收集责任人。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性，按照档案分类方案进行分类整理。2.区分文件的不同价值，将具有保存价值的文件材料纳入档案整理范围，剔除无保存价值的文件。3.档案整理应做到分类科学、排列有序、编目准确、装订规范，便于保管和利用。（三）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的性质、时间顺序进行分类整理，同一事由的文件集中排列，依次为请示与批复、报告与批示、通知与执行情况等。2.人力资源类档案：按照员工类别、档案内容进行分类，如员工个人档案按照姓名顺序排列，劳动合同、培训记录、考核材料等分别归类。3.财务审计类档案：按照会计年度、档案类别进行分类整理，会计凭证按照月份顺序装订成册，账簿、报表等分别整理归档。4.市场营销类档案：根据市场活动类型、客户类别等进行分类，如市场调研分析报告按照调研主题分类，销售合同按照客户名称或合同签订时间排列。5.生产管理类档案：按照生产环节、设备类型等进行分类，生产计划、调度指令等按照时间顺序整理，设备管理文件按照设备台账顺序排列。6.质量管理类档案：依据质量管理体系文件的层次结构、质量检验报告的产品类别等进行分类整理。7.技术研发类档案：按照科研项目、技术成果类型等进行分类，科研项目文件按照项目立项、实施、验收的顺序整理，技术资料按照专业领域或项目阶段分类。8.物资采购类档案：按照采购物资类别、采购流程进行分类，采购合同按照签订时间顺序排列，物资验收记录与采购订单对应整理。9.合同协议类档案：按照合同类型、签订时间进行分类整理，每份合同单独装订成册，并在首页附上合同评审表、执行情况跟踪记录等相关材料。10.其他类档案：根据文件的具体内容和性质，按照上述分类原则进行灵活分类整理。（四）编目要求1.档案整理完成后，应编制档案目录。档案目录应包括全宗号、分类号、年度、档号、题名、日期、保管期限、密级等项目。2.题名应准确概括档案的主要内容，简洁明了，能够反映档案的主题和特征。日期应填写文件形成的年、月、日。保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年），应根据档案的价值确定保管期限。密级分为绝密、机密、秘密，应按照国家保密规定和公司实际情况确定档案密级。3.档案目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册作为检索工具。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案实体安全。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、装订机等，便于档案管理人员进行日常工作。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。档案架应标明档案类别、年度等信息。2.对于纸质档案，应采用标准档案盒进行装订和存放，档案盒应标明档案类别、档号、题名等信息。3.对于电子档案，应进行备份存储，备份介质应采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，并分别存储在不同的物理位置。电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。4.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。（三）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理。档案库房应安装门禁系统、监控系统、防盗报警装置等安全设施，确保档案库房的安全。2.档案管理人员应严格遵守档案安全操作规程，不得擅自将档案带出档案库房。因工作需要借阅档案的，应按照规定办理借阅手续，并在指定地点查阅。3.加强对档案信息安全的管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等技术措施，防止档案信息泄露。档案管理人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。4.定期组织档案安全检查，对发现的安全隐患及时进行整改。如发生档案安全事故，应立即采取应急措施，并及时向上级主管部门报告。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用，不得损害公司利益和他人合法权益。2.严格按照档案利用审批程序办理借阅手续，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅本部门及相关部门的档案资料，用于工作参考、决策支持、业务办理等。2.公司员工因个人工作需要，可查阅本人的人事档案、劳动合同等相关资料。3.外部单位因工作需要查阅公司档案的，应按照国家有关规定和公司相关制度办理审批手续，并在公司指定地点查阅。（三）利用程序1.内部查阅查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、档号、题名、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至综合管理部门。综合管理部门档案管理人员对《档案查阅申请表》进行审核，审核通过后，为查阅人提供档案查阅服务，并在档案查阅登记簿上进行登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅档案内容等信息。查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员对归还的档案进行核对，确保档案完整无损。2.外部查阅外部单位查阅公司档案，应提前向公司综合管理部门提交《档案查阅介绍信》，注明查阅单位名称、查阅人姓名、查阅目的、查阅档案范围等信息，并加盖查阅单位公章。综合管理部门对《档案查阅介绍信》进行审核，审核通过后，填写《档案查阅审批表》，报公司分管领导审批。经公司分管领导批准后，综合管理部门档案管理人员按照规定为外部查阅人提供档案查阅服务，并在档案查阅登记簿上进行详细登记。外部查阅人应在公司指定地点查阅档案，如需复印档案资料，应经公司综合管理部门同意，并按照规定办理复印手续。复印的档案资料应加盖公司档案专用章。查阅完毕后，外部查阅人应及时将档案归还公司综合管理部门，档案管理人员对归还的档案进行认真核对，确保档案安全完整。（四）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记簿，对档案查阅、借阅、复印等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用时间、利用人姓名及部门、查阅或借阅档案的类别及档号、查阅或借阅目的、利用期限、归还时间等信息。档案利用登记簿应妥善保管，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则，根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，确定档案的保管期限和鉴定销毁意见。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门负责人等。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，提