2026年工业机器人公司采购成本控制与核算管理办法

2026年工业机器人公司采购成本控制与核算管理办法第一章总则第一条制定目的为规范公司采购成本控制与核算全流程管理，强化采购成本管控意识，优化采购资源配置，降低采购成本，提升采购资金使用效率，确保采购成本核算及时、准确、合规，保障公司工业机器人产品（整机、核心零部件、定制化解决方案）生产经营活动有序开展，依据《中华人民共和国民法典》《企业会计准则》《中华人民共和国会计法》《采购管理条例》等相关法律法规，结合工业机器人行业采购特点（核心零部件依赖、采购精度要求高、供应链稳定性要求严）及公司经营实际，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属全资、控股分支机构所有采购活动的成本控制与核算管理，覆盖工业机器人核心零部件（伺服电机、控制器、减速器等）、原材料、辅料、生产设备、检测仪器、办公耗材、售后配件及相关服务（采购运输、安装调试、技术服务等）的采购成本控制、费用归集、核算记账、分析复盘等相关活动。公司采购部、财务部、生产部、研发部、质检部、法务部等所有涉及采购成本控制与核算的部门及人员，均须严格遵守本办法规定。第三条核心定义1.采购成本：指公司为获取采购物品及相关服务所发生的全部支出，包括采购物品买价、运杂费、装卸费、保险费、税费、包装费、检测费、运输损耗、入库前整理挑选费，以及采购过程中发生的合理费用（比价费、议价费等），不包括与采购无关的其他支出；2.采购成本控制：指通过规范采购计划、优化供应商管理、合理定价、严控采购过程损耗、优化采购流程等方式，将采购成本控制在公司规定范围内，实现采购成本最优化的全过程管理；3.采购成本核算：指财务部按照企业会计准则及公司财务制度，对采购过程中发生的各项成本费用进行归集、分配、记账、核算，准确核算各类采购物品的实际采购成本，为成本分析、管控决策提供数据支撑的工作；4.核心零部件采购成本：指工业机器人核心功能部件（如伺服系统、控制系统、传动系统等）采购过程中发生的全部相关支出，是公司采购成本管控的核心重点；5.合理损耗：指采购物品在运输、装卸、入库检测过程中，因不可抗力、物品特性等原因产生的正常损耗，损耗比例须控制在公司规定的合理范围内。第四条管理原则1.合规诚信原则：采购成本控制与核算严格遵守国家法律法规、行业规范及公司财务制度、采购制度，采购流程、成本归集、核算记账均合规合法，严禁虚假采购、虚报采购成本、挪用采购资金等违规行为；2.成本最优原则：在保证采购物品质量、规格符合公司生产研发要求，且交货期、售后服务有保障的前提下，通过优化采购策略、比价议价、集中采购等方式，实现采购成本最低化、性价比最大化；3.权责对等原则：明确各部门、各岗位在采购成本控制与核算中的职责，做到分工清晰、责任到人，成本管控成效与核算准确性均纳入绩效考核，确保各项工作落地见效；4.精准核算原则：采购成本核算严格遵循权责发生制，做到费用归集准确、分配合理、记账及时，确保采购成本数据真实、完整，与实际采购情况一致，为成本分析和管控提供可靠依据；5.动态管控原则：密切跟踪市场价格波动、供应商经营状况、采购物品需求变化，及时调整采购成本管控策略，动态优化核算方法，确保成本管控与核算工作适应公司经营及行业市场变化；6.全程管控原则：采购成本控制覆盖采购计划编制、供应商选择、采购定价、合同签订、物流运输、入库验收、付款结算全流程，核算工作同步跟进，实现全程可控、全程可追溯。第五条职责分工1.采购部：作为采购成本控制的归口管理部门，负责编制采购计划、筛选合格供应商、开展比价议价、签订采购合同、管控采购过程损耗、优化采购流程，收集市场价格信息，反馈采购成本异常情况，配合财务部做好采购成本核算相关工作（提供采购单据、验收证明等）；2.财务部：作为采购成本核算的归口管理部门，负责制定采购成本核算标准、归集分配采购成本费用、准确记账核算、编制采购成本分析报告，审核采购付款单据，监督采购成本管控执行情况，提出成本优化建议；3.生产部：负责提供生产所需采购物品（核心零部件、原材料、辅料等）的规格、数量、质量要求及需求时间，配合采购部编制合理的采购计划，避免过量采购或短缺采购导致的成本浪费，参与采购物品入库验收；4.研发部：负责提供研发所需采购物品（检测仪器、实验耗材、核心零部件样品等）的技术参数、质量标准，配合采购部筛选符合技术要求的供应商，避免因技术不符导致的采购成本损失；5.质检部：负责对采购物品的质量进行检验，出具验收报告，区分合格、不合格及损耗物品，明确损耗原因及数量，为采购成本核算中的损耗分摊提供依据，避免不合格物品入库导致的成本浪费；6.法务部：负责审核采购合同的合法性、严谨性，重点审核价格条款、付款条款、违约责任等，防范采购合同纠纷导致的额外成本支出，维护公司合法权益；7.各部门负责人：负责本部门采购需求的审核，确保采购需求合理、必要，管控本部门采购相关费用，配合采购部、财务部开展采购成本控制与核算工作；8.公司管理层：负责审批采购计划、重大采购合同、采购成本管控方案及核算相关重大事项，统筹配置采购资源，监督采购成本控制与核算工作整体执行情况，审核采购成本分析报告。第二章采购成本控制规范第六条采购计划管控采购计划是采购成本控制的基础，严格规范采购计划编制、审核、执行流程，避免盲目采购、过量采购，降低库存积压成本，具体要求如下：1.需求提交：各部门根据生产、研发、办公、售后等实际需求，每月固定时间提交采购需求申请，明确采购物品名称、规格、数量、质量要求、需求时间、预估预算，经部门负责人审核签字后，提交采购部；2.计划编制：采购部汇总各部门采购需求，结合公司库存情况（核对现有库存数量、保质期、损耗情况）、市场供应情况、生产研发进度，编制月度采购计划，明确采购物品、采购数量、采购时间、预估采购成本、拟选供应商范围，确保采购计划与实际需求精准匹配；3.计划审核：采购计划编制完成后，提交财务部审核采购预算合理性，提交生产部、研发部审核采购物品规格、数量准确性，审核通过后，报公司分管领导及管理层审批，审批通过后方可执行；4.计划调整：采购计划执行过程中，若出现需求变更、市场供应变化、库存调整等情况，需调整采购计划的，由需求部门提交调整申请，说明调整原因、调整内容，经采购部审核、相关部门确认、管理层审批后，方可调整，调整记录留存归档；5.计划管控：采购部严格按照审批后的采购计划执行采购，严禁无计划采购、超计划采购，对无计划、超计划采购的，财务部有权拒绝付款，采购部需提交专项说明，经审批后方可办理相关手续。第七条供应商管理管控供应商管理是控制采购成本的核心环节，通过规范供应商准入、考核、分级管理，筛选优质供应商，建立长期稳定的合作关系，争取更优惠的采购价格及服务，具体要求如下：1.供应商准入：建立供应商准入审核机制，采购部牵头，联合质检部、研发部、法务部，对拟合作供应商进行全面审核，审核内容包括供应商资质、生产能力、产品质量、价格水平、交货能力、售后服务、信用状况等，审核通过后，纳入公司合格供应商名录，未纳入名录的供应商，严禁合作采购；2.供应商分级：根据供应商产品质量、价格水平、交货及时性、售后服务、合作配合度等情况，将合格供应商分为优质供应商、合格供应商、备选供应商三个等级，实行分级管理，每年度开展一次供应商考核，动态调整供应商等级；3.分级合作：对优质供应商，优先开展合作，签订长期合作协议，争取更优惠的采购价格、付款条件及售后服务，降低采购成本；对合格供应商，正常开展合作，加强日常考核，督促其提升服务质量、降低价格；对备选供应商，仅在优质、合格供应商无法满足需求时启用，逐步优化供应商结构；4.供应商考核：每年度末，采购部联合相关部门开展供应商考核，考核指标包括价格竞争力、产品合格率、交货及时率、售后服务满意度等，考核不合格的，暂停合作，要求其限期整改，整改后仍不合格的，从合格供应商名录中剔除，不再合作；5.比价管理：除紧急采购、独家供应外，所有采购物品均须至少邀请3家及以上合格供应商报价，采购部对报价进行对比分析，重点对比价格、质量、交货期、售后服务等，选择性价比最优的供应商，比价记录留存归档，严禁单一供应商长期垄断采购，防范价格偏高风险。第八条采购定价管控采购定价是控制采购成本的关键，通过规范定价流程、加强比价议价、跟踪市场价格，确保采购价格合理、公允，最大限度降低采购买价成本，具体要求如下：1.价格调研：采购部建立市场价格跟踪机制，定期收集工业机器人核心零部件、原材料等采购物品的市场价格信息，分析市场价格波动趋势，建立价格数据库，为采购定价提供依据，确保采购价格不高于市场平均价格；2.比价议价：采购物品报价收集完成后，采购部组织比价议价工作，针对核心零部件等大额、重要采购物品，可组织研发部、质检部参与议价，重点协商价格、交货期、付款条件、质量保障等条款，争取最优惠的采购价格，议价过程需留存记录，明确议价结果及依据；3.定价审批：采购价格确定后，采购部填写采购定价审批单，说明采购物品、定价依据、比价结果、议价情况，经部门负责人审核、财务部复核、管理层审批后，方可签订采购合同，大额采购定价（超出规定限额）需经公司管理层集体审批；4.价格调整：若市场价格发生重大波动（上涨或下跌幅度超出合理范围），或供应商提出价格调整申请，采购部需重新开展价格调研、比价议价，及时调整采购价格，调整后的价格需按规定流程审批后执行，确保采购价格始终贴合市场实际；5.独家供应管控：对于独家供应、无替代产品的采购物品（如特定核心零部件），采购部需与供应商签订长期合作协议，明确价格调整机制，定期协商价格，同时积极寻找潜在替代供应商，逐步打破独家供应格局，降低价格管控风险。第九条采购过程成本管控严格管控采购合同签订、物流运输、入库验收、损耗控制等采购全过程，降低各项间接采购成本，避免不必要的成本浪费，具体要求如下：1.合同管控：采购合同签订前，法务部、财务部、采购部共同审核合同条款，重点审核价格条款、付款条款、交货条款、质量条款、违约责任条款等，避免因合同条款不严谨导致的额外成本支出（如逾期交货违约金、质量索赔等）；合同签订后，采购部跟踪合同执行情况，确保供应商按合同约定交货、提供服务；2.物流管控：采购部根据采购物品特性、数量、交货时间，选择性价比最优的物流方式，合理安排运输路线，对于大额、批量采购物品，可与物流供应商签订长期合作协议，争取更优惠的运输费用；同时，跟踪物流进度，避免因物流延误导致的生产停滞、额外支出，控制运输损耗；3.验收管控：采购物品到货后，采购部联合质检部、生产部（或研发部）及时开展入库验收，核对采购物品名称、规格、数量、质量，检测物品完好情况，明确验收结果；对不合格物品，及时通知供应商退换货，产生的退换货费用由供应商承担，严禁不合格物品入库导致的成本浪费；4.损耗管控：明确各类采购物品的合理损耗比例，采购过程中产生的正常损耗，需经质检部、采购部确认，按规定计入采购成本；对超出合理范围的损耗，采购部需查明原因，属于供应商责任的，要求供应商赔偿，属于物流、装卸等第三方责任的，追究第三方责任，属于公司内部管理责任的，追究相关人员责任，严禁擅自将超额损耗计入采购成本；5.付款管控：财务部严格按照采购合同约定、验收证明、采购单据等，审核采购付款申请，按规定流程付款，合理安排付款时间，充分利用付款信用期，降低资金占用成本；严禁提前付款、超额付款，对不符合付款条件的，有权拒绝付款，防范资金浪费及风险。第十条库存成本管控优化库存管理，降低采购物品库存积压成本、仓储成本、损耗成本，实现库存合理周转，具体要求如下：1.库存监控：采购部、财务部、生产部协同建立库存监控机制，定期核对库存数量，分析库存周转情况，针对积压库存（超出合理库存期限的采购物品），及时制定处理方案（如调剂使用、折价处理等），降低库存积压成本；2.合理库存：结合生产研发需求、采购周期、市场供应情况，确定各类采购物品的合理库存限额，采购计划编制严格按照合理库存限额执行，避免过量采购导致的库存积压，同时避免库存不足导致的生产停滞；3.仓储管控：加强采购物品仓储管理，规范仓储流程，做好物品防潮、防尘、防损耗处理，降低仓储过程中的物品损耗，减少仓储费用支出；定期开展库存盘点，确保账实相符，及时处理过期、变质、损坏的采购物品，避免成本浪费。第三章采购成本核算规范第十一条核算原则采购成本核算严格遵循以下原则，确保核算数据准确、合规、完整，贴合公司经营实际及工业机器人行业特点：1.权责发生制原则：采购成本按实际发生的时间归集，凡属于本期应承担的采购成本，无论款项是否支付，均计入本期采购成本；凡不属于本期应承担的采购成本，即使款项已支付，也不计入本期采购成本；2.配比原则：采购成本核算与采购物品的入库、领用、消耗相配比，确保采购成本与对应的生产研发、经营活动相匹配，准确核算各类产品、项目对应的采购成本；3.实际成本原则：采购成本按实际发生的金额核算，以采购合同、发票、验收证明、物流单据等为核算依据，如实归集各类采购费用，不虚构、不隐瞒采购成本；4.一致性原则：采购成本核算方法、费用归集标准、分配方法保持一致，不得随意变更，若因公司经营调整、行业变化需变更核算方法的，需报公司管理层审批，并在核算报告中说明变更原因及影响；5.重要性原则：对大额、重要的采购物品（如工业机器人核心零部件），单独核算其采购成本，重点管控；对金额较小、影响不大的采购物品（如办公耗材），可合并核算，提高核算效率。第十二条核算范围采购成本核算范围包括采购过程中发生的全部合理支出，具体分为以下几类，明确归集标准，避免遗漏或错记：1.买价：指采购物品的实际采购价格，即供应商开具的发票上注明的金额（不含增值税进项税额，可抵扣部分单独核算），按采购合同约定的价格、实际付款金额归集；2.运杂费：指采购物品从供应商仓库运输至公司仓库所发生的运输费、装卸费、搬运费、保险费等，按实际发生金额归集，可按采购物品数量、重量、买价等比例合理分配至各类采购物品；3.检测验收费：指采购物品入库前，为检测其质量、规格、性能所发生的检测费、检验费等，按实际发生金额归集，直接计入对应采购物品成本；4.整理挑选费：指采购物品入库前，为整理、挑选、分类所发生的人工费用、物料费用等，按实际发生金额归集，可合并计入相关采购物品成本；5.合理损耗：指采购过程中发生的正常损耗（符合公司规定的损耗比例），按损耗物品的实际成本归集，计入对应采购物品成本；6.其他合理费用：指采购过程中发生的、与采购活动直接相关的其他合理支出（如比价费、议价费、合同公证费等），按实际发生金额归集，可按采购物品买价比例分配计入各类采购物品成本；7.不计入采购成本的支出：与采购活动无关的支出、超出合理范围的损耗、供应商违约赔偿收入冲减后的支出、可抵扣的增值税进项税额，均不计入采购成本，按相关规定单独核算或处理。第十三条核算流程采购成本核算遵循“单据收集—费用归集—成本分配—记账核算—对账核对”的流程，确保流程规范、步骤清晰，核算及时准确，具体流程如下：1.单据收集：采购部在采购活动完成后，及时将采购合同、采购发票、物流单据、验收证明、损耗确认单、付款凭证等相关单据整理齐全，审核无误后，提交财务部，确保单据真实、完整、合规，单据信息与采购实际一致；2.费用归集：财务部收到采购单据后，对各类采购费用进行分类归集，区分买价、运杂费、检测费等不同费用类型，按采购物品类别、批次，分别归集至对应采购成本核算科目，确保费用归集准确，不混淆、不遗漏；3.成本分配：对无法直接归集至单一采购物品的共同费用（如批量采购的运杂费、共同检测费等），财务部按合理的分配标准（如采购物品数量、重量、买价等），将共同费用分配至各类采购物品，分配标准一经确定，不得随意变更，分配过程留存记录；4.记账核算：财务部根据费用归集、分配结果，按照企业会计准则及公司财务制度，及时进行账务处理，登记采购成本相关明细账、总账，准确核算各类采购物品的实际采购成本，确保账证相符、账账相符；5.对账核对：财务部每月月末，将采购成本账务记录与采购部的采购台账、库存台账进行核对，核对采购物品名称、数量、成本金额等信息，发现差异的，及时查明原因，调整账务，确保账实相符、账账相符；每季度末，与供应商进行对账，核对采购金额、付款金额等，确保双方账目一致。第十四条核算标准结合工业机器人行业采购特点，针对不同类型采购物品，制定差异化的采购成本核算标准，确保核算精准，贴合实际，具体标准如下：1.核心零部件采购成本核算：核心零部件（伺服电机、控制器、减速器等）按单一品种、单一批次单独核算，买价按采购合同约定价格、发票金额归集，运杂费、检测费、合理损耗等直接计入该零部件采购成本，共同费用按该批次零部件买价比例分配计入；2.原材料、辅料采购成本核算：原材料、辅料按类别、批次核算，买价按发票金额归集，运杂费、整理挑选费等按批次分配计入，合理损耗按批次确认，计入对应批次采购成本；3.生产设备、检测仪器采购成本核算：生产设备、检测仪器等固定资产类采购物品，采购成本包括买价、运杂费、安装调试费、检测费等，按单一设备单独核算，计入固定资产成本，按公司规定计提折旧；4.办公耗材、售后配件采购成本核算：办公耗材、售后配件按类别合并核算，买价、运杂费等合并归集，按类别分配计入采购成本，小额办公耗材可按月汇总核算；5.采购服务成本核算：采购服务（运输服务、安装调试服务、技术服务等）按服务项目单独核算，服务费用按实际发生金额归集，直接计入对应服务采购成本，与采购物品相关的服务费用，计入对应采购物品成本。第十五条账务处理与报表编制1.账务处理：财务部按照采购成本核算流程及标准，及时进行账务处理，采购物品入库时，借记“原材料”“库存商品”“固定资产”等科目，贷记“应付账款”“银行存款”等科目；发生采购费用时，按费用类型归集，借记“采购成本”相关明细科目，贷记“银行存款”“应付账款”等科目；期末结转采购成本，借记相关成本费用科目，贷记“采购成本”相关明细科目；2.报表编制：财务部每月编制采购成本明细表，详细列明各类采购物品的采购数量、买价、各项费用、实际采购成本、付款情况等；每季度编制采购成本分析报告，分析采购成本变动趋势、成本构成、存在的问题及优化建议；年度编制采购成本汇总报表，全面反映全年采购成本情况，上报公司管理层，为经营决策提供数据支撑。第四章监督考核与责任追究第十六条监督检查建立多层次、常态化的监督检查机制，加强对采购成本控制与核算工作的监督，及时发现问题、整改问题，防范违规风险，具体要求如下：1.日常监督：采购部、财务部负责日常监督，采购部定期自查采购成本控制执行情况，排查采购计划、供应商管理、定价议价、过程管控等环节的问题；财务部定期自查采购成本核算准确性，核查费用归集、分配、记账等环节的合规性，及时整改发现的问题；2.专项审计：审计监督部门每季度开展采购成本控制与核算专项审计，重点检查采购计划审批合规性、供应商准入审核完整性、采购定价合理性、成本核算准确性、费用管控有效性，查处违规操作行为，形成专项审计报告，提出整改建议；3.部门监督：各相关部门（生产部、研发部、质检部等）监督采购成本控制与核算工作，发现采购过程中存在成本浪费、价格偏高、核算错误等问题，及时向采购部、财务部或公司管理层反馈；4.举报监督：鼓励公司员工对采购成本控制与核算过程中的违规行为（如虚假采购、虚报采购成本、挪用采购资金、核算造假等）进行举报，举报情况经查实后，按规定处理，对举报人员给予适当奖励，严格保护举报人员隐私。第十七条考核管理公司将采购成本控制与核算成效纳入相关部门及人员的绩效考核，考核指标明确、量化，与绩效奖金、评优评先、岗位调整挂钩，充分调动各部门及人员的工作积极性，具体考核要求如下：1.采购部：核心考核采购成本控制目标达成率、采购计划执行率、供应商考核合格率、采购价格合规率、采购损耗控制率，其中年度采购成本控制目标达成率不低于95%，采购损耗控制在规定比例内；2.财务部：核心考核采购成本核算准确性、账务处理及时性、采购成本报表编制完整性、成本分析针对性，要求核算准确率100%，账务处理及时率100%，报表编制及时完整；3.其他相关部门：核心考核采购需求审核合理性、验收工作及时性、库存管控有效性、配合协作度，对因需求不合理、验收不及时导致的成本浪费，纳入部门考核；4.个人考核：