房地产投资部档案制度

PAGE房地产投资部档案制度一、总则（一）目的为加强房地产投资部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于房地产投资部在投资项目的策划、调研、分析、决策、实施及后续管理等全过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：房地产投资部的档案由专门的档案管理岗位集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映投资活动的实际情况，数据准确、表述清晰。3.安全保密原则：严格档案的安全保管措施，确保档案不被损坏、丢失或泄露，对涉及商业机密、敏感信息的档案要严格保密。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理岗位职责1.负责制定和完善房地产投资部档案管理制度，并监督执行。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.负责档案的存储、保管，确保档案的安全和完整，定期对档案进行检查和维护。4.负责档案的查阅、借阅登记和归还工作，按照规定提供档案利用服务。5.负责档案的数字化处理，建立电子档案数据库，提高档案管理的信息化水平。6.参与档案的鉴定和销毁工作，提出档案保管期限的建议。（二）投资项目负责人职责1.负责组织本项目各类文件、资料的形成、积累和整理工作，并及时移交档案管理岗位。2.对本项目档案的完整性、准确性负责，确保项目档案符合档案管理要求。3.协助档案管理岗位做好项目档案的查阅、利用等工作。（三）其他人员职责1.参与项目工作的其他人员应及时将工作中形成的文件、资料交予项目负责人，由项目负责人统一移交档案管理岗位。2.在档案利用过程中，应遵守档案管理制度，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.投资项目前期调研资料，包括市场调研报告、土地信息资料、项目可行性研究报告等。2.投资项目洽谈与决策过程中的文件，如投资意向书、合作协议、项目评估报告、决策会议纪要等。3.投资项目实施过程中的各类文件，如项目开发计划、工程招投标文件、施工合同、监理资料、工程变更文件等。4.投资项目资金管理文件，如资金预算、资金拨付凭证、融资合同等。5.投资项目运营管理文件，如项目销售资料、客户信息、物业管理文件等。6.与投资项目相关的其他文件，如政府部门审批文件、行业动态资料、往来信函等。（二）收集要求1.各部门和人员应及时将工作中形成的文件、资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件、资料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造。3.对于重要文件、资料应收集原件，如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。（三）整理方法1.分类：按照投资项目的阶段、文件类型等进行分类，可分为前期调研类、项目决策类、项目实施类、资金管理类、运营管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸张较多的档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的分类与编号（一）分类1.前期调研档案：包括市场调研、土地调研及项目可行性研究等方面的文件资料。2.项目决策档案：涉及投资项目的洽谈、评估、决策等过程中形成的文件。3.项目实施档案：涵盖项目开发建设过程中的各类文件，如工程管理、成本控制等方面的资料。4.资金管理档案：有关投资项目资金筹集、使用、核算等方面的文件。5.运营管理档案：包含项目销售、物业管理、客户关系管理等方面的资料。6.其他档案：不属于上述分类的其他与投资项目相关的文件，如政府文件、行业交流资料等。（二）编号1.档案编号采用“年度+类别代码+顺序号”的形式。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类，分别用两位字母表示，如“QD”表示前期调研档案，“JC”表示项目决策档案等。4.顺序号：按照档案整理的先后顺序，用三位数字表示，如“001”。5.例如，一份2023年的项目可行性研究报告，属于前期调研档案，其编号为：2023QD001。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大投资决策、核心商业机密、具有长期历史价值或对公司未来发展有重要影响的档案。2.定期保管：根据档案的重要性和时效性，分为30年、10年等保管期限。具体如下：项目开发建设过程中的重要文件，如项目规划设计文件、工程竣工验收文件等，保管期限为30年。项目运营管理中的一般性文件，如销售合同、客户信息等，保管期限为10年。3.保管期限的确定由档案管理岗位会同相关部门根据档案的性质和价值进行评估，并报公司领导审批。（二）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，对纸质档案进行分类存放。2.电子档案：建立电子档案数据库，采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行备份存储，并定期进行数据维护和更新。电子档案应与纸质档案内容一致，实行双套制管理。3.对于超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案保管的合理性和有效性。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，如有问题应及时采取措施进行处理。3.对电子档案要定期进行数据备份，防止数据丢失。同时，要做好电子档案的安全防护工作，设置访问权限，防止数据泄露。六、档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理岗位查阅。2.外部查阅：因特殊情况需要外部单位或个人查阅档案的，应提前与公司相关部门沟通，并报公司领导批准。查阅时，档案管理岗位应安排专人陪同，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。（二）借阅程序1.公司内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理岗位负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，确保档案的安全和完整。（三）查阅与借阅记录档案管理岗位应对查阅和借阅情况进行详细记录，包括查阅或借阅人员姓名、部门、查阅或借阅时间、档案名称及编号、查阅或借阅目的、归还时间等信息。查阅和借阅记录应妥善保存，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理岗位定期对已到保管期限的档案进行鉴定，会同相关部门组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.鉴定小组根据档案的内容、来源、形式等因素，判断档案是否仍具有保存价值，对于确无保存价值的档案，提出销毁意见。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，由档案管理岗位编制《档案销毁清册》，详细列出档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经公司领导审批后，由档案管理岗位会同相关部门指定专人进行销毁。