环保局档案归档制度

PAGE环保局档案归档制度一、总则（一）目的为加强我局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在环境保护工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我局机关各科室、直属事业单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。局办公室负责全局档案的集中统一管理，各科室、直属事业单位应明确专人负责档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则。归档的文件材料应真实反映本单位各项工作的实际情况，内容完整，手续齐全。3.分类科学原则。按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找和利用。4.便于利用原则。以方便档案查阅和利用为出发点，合理确定档案的保管期限和密级，建立健全档案检索工具和利用制度。二、档案管理职责（一）局办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理的规章制度和业务规范。2.负责全局档案工作的组织协调和监督指导，定期对各科室、直属事业单位的档案管理工作进行检查和考核。3.集中统一管理本局各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。4.负责档案信息化建设，建立和完善档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储和网络化查询。5.组织开展档案业务培训和宣传教育工作，提高全局干部职工的档案意识和业务水平。（二）各科室、直属事业单位职责1.负责本科室、本单位文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理的要求，定期将本科室、本单位的文件材料移交局办公室归档，并协助做好档案的整理、编目等工作。3.负责本科室、本单位档案的日常管理和利用工作，严格遵守档案查阅、借阅制度，并及时归还档案。4.配合局办公室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供有关档案鉴定的依据和意见。三、档案归档范围（一）行政管理类档案1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.本局制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、大事记等。3.本局召开的各类会议文件、会议纪要、会议照片等。4.本局与其他单位签订的合同、协议、意向书等。5.本局机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等文件材料。6.本局的财务预算、决算、审计报告、会计凭证等。7.本局的固定资产登记、清查等文件材料。8.本局的信访、接待、投诉处理等文件材料。（二）环境监管类档案1.建设项目环境影响评价文件及审批文件。2.污染源普查、环境统计等相关数据资料。3.环境监测报告、监测数据记录等。4.环境执法检查记录、行政处罚决定书等。5.环境污染事故应急处置相关文件材料。6.环境质量公报、环境状况报告等。（三）污染防治类档案1.大气污染防治、水污染防治、土壤污染防治等专项工作方案、措施及相关文件材料。2.污染治理设施建设、运行、管理等文件材料。3.节能减排工作相关文件材料。4.清洁生产审核报告、验收文件等。（四）生态保护类档案1.创建生态示范区、生态乡镇、生态村等相关文件材料。2.自然保护区、风景名胜区、森林公园等生态保护区域的管理文件材料。3.生态修复项目规划、设计、实施等文件材料。4.生物多样性保护相关文件材料。（五）科技宣传类档案1.环境保护科研项目立项、研究、成果鉴定等文件材料。2.环保科普宣传资料、活动方案、宣传报道等。3.环保培训教材、培训记录等。四、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各科室、直属事业单位应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的形成、积累和归档工作同步进行。2.收集的文件材料应齐全、完整，包括正件、附件、底稿、签批件等。3.对于重要文件材料，应收集多个版本进行归档，如初稿（讨论稿）、修改稿、定稿等。（二）文件材料的整理1.归档的文件材料应按照分类方案进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.每份文件材料应编制页号，页号编写在有文字的页面正面的右上角，背面的左上角。3.归档的文件材料应去除金属物，破损的文件应进行修补，字迹模糊或易褪色影响阅读的文件应进行复制。4.整理后的文件材料应按照卷内文件排列顺序依次编写卷内目录，卷内目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。（三）文件材料的装订1.归档的文件材料应采用左侧装订的方式，装订应牢固、整齐，便于翻阅。2.装订时应去除文件材料上的金属物，对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。3.装订后的文件材料应保持平整，不得压字、掉页。（四）文件材料的编目1.归档的文件材料应按照分类方案进行编号，编号应科学、规范，便于查找和管理。2.编目应包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等项目，全宗号按照上级档案管理部门的规定填写，年度填写文件形成的年度，保管期限分为永久、长期、短期，机构（问题）填写文件形成的部门或问题，件号填写每份文件在该年度该机构（问题）下的顺序号。3.编目应采用计算机管理，建立电子目录，便于档案信息的查询和利用。五、档案保管期限（一）永久保管1.本局制定的具有长远指导意义和历史价值的规章制度、规范性文件等。2.本局机构演变、人事任免、奖惩等重要文件材料。3.本局与其他单位签订的具有重要法律意义和长期保存价值的合同、协议等。4.本局的财务预算、决算、审计报告等重要财务文件材料。5.本局的环境监管、污染防治、生态保护等方面的重大决策、重要工作成果等文件材料。6.本局组织开展的重大活动、重要会议的文件材料。7.本局收到的上级机关下发的具有重要指导意义和长期保存价值的文件材料。（二）长期保管1.本局制定的一般性规章制度、工作计划、工作总结等文件材料。2.本局与其他单位签订的一般合同、协议等文件材料。3.本局的行政管理、环境监管、污染防治、生态保护等方面的一般性工作文件材料。4.本局组织开展的一般性活动、会议的文件材料。5.本局收到的上级机关下发并要求长期保存的文件材料。（三）短期保管1.本局形成的临时性、阶段性工作文件材料。2.本局收到的上级机关下发并要求短期保存的文件材料。六、档案密级划分（一）绝密级涉及国家核心机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的档案。（二）机密级涉及国家重要机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的档案。（三）秘密级涉及国家一般机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的档案。七、档案查阅、借阅制度（一）查阅制度1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在科室负责人签字同意后，到局办公室查阅。2.查阅档案时，应在局办公室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等，如有违反规定，应承担相应的责任。4.查阅档案时，应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。（二）借阅制度1.本局工作人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、范围、期限等，经所在科室负责人签字同意后，报局办公室负责人审批。2.借阅档案时，应到局办公室办理借阅手续，借阅人员应在借阅登记表上签字，并注明借阅日期、归还日期等。3.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，并按时归还档案。如档案有遗失、损坏等情况，应及时报告局办公室，并承担相应的责任。八、档案鉴定与销毁制度（一）鉴定制度1.局办公室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和密级是否需要调整。2.档案鉴定工作应由局办公室牵头，组织有关人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案的价值进行全面评估。3.鉴定小组应形成鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》，注明档案的编号、题名、保管期限、密级、鉴定意见等，并由鉴定小组成员签字确认。(二)销毁制度1.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，注明档案的编号、题名、保管期限、密级、销毁原因等，经局办公室负责人审核，报局领导审批。3.档案销毁应在局办公室指定的地点进行，由两名以上工作人员负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应包括档案的编号、题名、保管期限、密级、销毁日期等项目。4.严禁个人私自销毁档案。九、档案统计制度（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限、密级等基本情况。2.档案的收集、整理、归档、查阅、借阅、鉴定、销毁等工作情况。3.档案信息化建设情况，如档案数字化存储量、档案管理信息系统使用情况等。（二）统计方法1.局办公室应建立档案统计台账，定期对档案的各项数据进行统计。2.统计数据应准确、及时、完整，统计人员应认真负责，不得虚报、瞒报、漏报统计数据。3.档案统计报表应按照上级档案管理部门的要求定期报送。\十、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储和网络化查询，提高档案管理工作的效率和水平。（二）建设内容1.档案数字化加工。对本局保存的重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设。开发或选用适合本局档案管理工作的信息系统，实现档案的收集、整理编目、检索利用、统计分析等功能的信息化管理。3.网络建设。建