档案三合一制度总结亮点

PAGE档案三合一制度总结亮点一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在各项工作活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况。3.完整性原则：全面收集、整理公司各项工作活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.规范性原则：档案的整理、分类、编号、装订等应符合国家及行业相关标准和规范。二、档案三合一制度概述（一）制度定义档案三合一制度是指将档案的分类方案、保管期限表和文件材料归档范围三合一，形成一个有机的整体，共同指导公司档案的整理、归档和管理工作。（二）制度内容1.分类方案：明确公司档案的分类标准和方法，将档案分为不同的类别，便于管理和查找。2.保管期限表：规定各类档案的保管期限，确保档案在规定的时间内得到妥善保存。3.文件材料归档范围：确定公司各项工作活动中应归档的文件材料范围，保证档案的全面性。三、档案分类方案（一）分类原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.便于档案的整理、保管和利用。3.适应公司管理和业务发展的需要。（二）具体分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政事务管理文件等。2.人力资源类：员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等文件。3.财务审计类：财务预算、决算、会计凭证、审计报告等文件。4.市场营销类：市场调研、营销策划、销售合同、客户资料等文件。5.技术研发类：研发项目立项、研究报告、技术方案、专利申请等文件。6.生产管理类：生产计划调度、质量控制、设备管理、安全生产等文件。7.物资采购类：采购计划、采购合同、物资验收等文件。8.项目建设类：项目可行性研究报告、项目设计文件、项目施工文件、项目竣工验收文件等。9.其他类：不属于以上类别的其他文件。四、档案保管期限表（一）保管期限划分1.永久保管：反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司具有长远利用价值的档案。2.定期保管：分为30年、10年，对公司在一定时期内具有查考利用价值的档案。（二）具体保管期限规定1.行政管理类公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，永久保管。公司规章制度，30年保管。行政事务管理文件，10年保管。2.人力资源类员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等文件，30年保管。但涉及员工个人隐私等不宜长期保存的部分文件，可根据实际情况确定保管期限。3.财务审计类财务预算、决算、会计凭证、审计报告等文件，永久保管。4.市场营销类市场调研、营销策划、销售合同、客户资料等文件，30年保管。其中重要客户资料可适当延长保管期限。5.技术研发类研发项目立项、研究报告、技术方案、专利申请等文件，永久保管。6.生产管理类生产计划调度、质量控制、设备管理、安全生产等文件，30年保管。7.物资采购类采购计划、采购合同、物资验收等文件，10年保管。8.项目建设类项目可行性研究报告、项目设计文件、项目施工文件、项目竣工验收文件等，永久保管。五、文件材料归档范围（一）归档范围确定原则1.反映公司工作活动的全过程，包括决策、执行、监督等环节。2.具有查考利用价值的文件材料。3.按照国家及行业相关规定应归档的文件材料。（二）具体归档范围1.行政管理类公司设立、变更、注销等相关文件，包括申请书、批复、营业执照等。股东会、董事会、监事会会议文件，包括会议通知、议程、决议等。公司规章制度，包括制定、修订、废止等过程中的相关文件。行政事务管理文件，包括公文处理、印章管理、机要保密等文件。2.人力资源类员工招聘文件，包括招聘计划、招聘启事、应聘人员简历、面试记录等。员工培训文件，包括培训计划、培训教材、培训记录等。员工考核文件，包括考核方案、考核结果、绩效评估等。员工薪酬、福利文件，包括工资表、奖金分配方案、福利政策等。劳动合同文件，包括劳动合同签订、续签、解除等相关文件。3.财务审计类财务预算文件，包括预算编制、审批、执行等相关文件。财务决算文件，包括决算报表、决算分析等。会计凭证，包括原始凭证、记账凭证等。审计报告，包括内部审计报告、外部审计报告等。4.市场营销类市场调研文件，包括调研报告、市场分析报告等。营销策划文件，包括策划方案、宣传资料等。销售合同，包括销售订单、销售协议等。客户资料，包括客户基本信息、客户交易记录等。5.技术研发类研发项目立项文件，包括立项申请书、可行性研究报告、项目批复等。研究报告，包括技术研究报告、实验报告等。技术方案，包括设计方案、工艺流程等。专利申请文件，包括专利申请书、专利证书等。6.生产管理类生产计划调度文件，包括生产计划、调度指令等。质量控制文件，包括质量标准、检验报告等。设备管理文件，包括设备台账、设备维护记录等。安全生产文件，包括安全管理制度、安全检查记录等。7.物资采购类采购计划，包括采购申请、采购预算等。采购合同，包括采购订单、采购协议等。物资验收文件，包括验收报告、入库单等。8.项目建设类项目可行性研究报告，包括项目背景、市场分析、技术方案、经济效益分析等。项目设计文件，包括初步设计、施工图设计等。项目施工文件，包括施工组织设计、施工日志、工程变更记录等。项目竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工决算等。六、档案整理与归档（一）整理要求1.遵循档案分类方案，对文件材料进行分类整理。2.按照文件材料的形成时间顺序进行排列。3.去除文件材料上的金属物，破损的文件材料应进行修复或复制。4.对文件材料进行编目，包括编号、题名、日期、责任者等。（二）归档流程1.各部门在工作活动中形成的文件材料，由部门兼职档案员负责收集、整理。2.部门兼职档案员按照档案三合一制度的要求，对文件材料进行分类、编号、编目，形成案卷。3.每年[具体时间]，各部门兼职档案员将整理好的案卷移交公司档案室。4.公司档案室对移交的案卷进行审核、验收，对不符合要求的案卷，退回部门兼职档案员重新整理。5.公司档案室对审核验收合格的案卷进行上架保管，并建立档案检索目录。七、档案利用与保密（一）利用规定1.公司员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到公司档案室查阅。2.查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.如需复印档案，应填写《档案复印申请表》，经所在部门负责人和公司档案室负责人批准后，由档案室工作人员进行复印。复印的档案应加盖公司档案室印章。4.外单位人员查阅公司档案，应持单位介绍信，经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅时，应有公司档案室工作人员陪同。（二）保密措施1.公司档案室应建立健全档案保密制度，明确保密责任。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取加密存储、限制访问等保密措施。3.档案工作人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。4.对违反档案保密制度的行为进行严肃处理。八、档案保管与维护（一）保管条件1.公司档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等保管条件。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照档案分类顺序排列。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。（二）维护措施1.对破损、褪色的档案进行修复或复制。2.对电子档案进行定期备份，防止数据丢失。3.按照档案保管期限表的规定，对到期档案进行鉴定、销毁。九、监督与检查（一）监督机制1.公司成立档案管理工作领导小组，负责对公司档案管理工作进行监督、检查和指导。2.公司档案室负责对各部门档案管理工作进行日常监督、检查。（二）检查内容1.档案三合一制度的执行情况。2.档案的整理、归档、保管、利用等工作情况。3.档案工作人员的