合同到期档案管理制度

PAGE合同到期档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同到期档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在合同签订、履行过程中形成的合同到期档案，包括但不限于各类业务合同、租赁合同、劳动合同等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保合同到期档案管理工作合法合规。2.集中管理原则：合同到期档案实行集中统一管理，由公司指定的档案管理部门负责收集、整理、保管和利用。3.完整准确原则：保证合同到期档案的内容完整、准确，如实反映合同签订、履行的全过程。4.安全保密原则：采取有效措施确保合同到期档案的安全，防止档案信息泄露。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善合同到期档案管理制度，并组织实施。收集、整理、保管合同到期档案，建立档案目录和索引，方便查阅。对合同到期档案进行鉴定、销毁等处置工作。定期对合同到期档案进行统计、分析，为公司决策提供参考依据。2.合同业务部门负责本部门合同到期档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的完整性和准确性。在合同签订、履行过程中，及时将相关资料交档案管理部门归档。配合档案管理部门做好合同到期档案的查阅、利用等工作。3.其他部门按照本制度要求，做好本部门涉及合同到期档案的管理工作。协助档案管理部门开展合同到期档案管理相关工作。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.合同文本：包括合同正本、副本、补充协议等。2.合同履行过程中的相关文件：如合同变更记录、履行情况报告、验收文件、结算凭证等。3.与合同相关的其他资料：如招投标文件、谈判记录、会议纪要等。（二）收集要求1.合同业务部门应在合同到期后[X]个工作日内，将合同到期档案收集齐全，并整理成册。2.收集的合同到期档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.对于电子文档形式的合同到期档案，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照合同的性质、类别进行分类，如业务合同可分为销售合同、采购合同、服务合同等。2.编号：为每一份合同到期档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.编目：编制合同到期档案目录，包括合同编号、名称、签订日期、履行期限、保管期限等信息，并将目录打印成册。4.装订：将整理好的合同到期档案按照顺序装订成册，确保装订牢固、整齐美观。三、档案的保管（一）保管期限1.合同到期档案的保管期限根据国家法律法规及公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性业务合同。中期保管期限为[X]年，适用于重要业务合同或涉及一定期限的合同。长期保管期限为[X]年以上，适用于具有重要历史价值或法律意义的合同。2.对于保管期限届满但仍具有查考利用价值的合同到期档案，应适当延长保管期限。（二）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保合同到期档案的安全保管。2.合同到期档案应按照类别、保管期限进行分类存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行备份，并建立电子档案管理系统，实现电子档案的存储、检索、利用等功能。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对合同到期档案进行检查和清点，确保档案的完整性和安全性。2.发现档案有损坏、变质等情况时，应及时采取措施进行修复或复制，并做好记录。3.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。四、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅合同到期档案，需填写《合同到期档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及重要合同或机密信息的档案，需经公司分管领导批准后方可查阅。3.外部单位查阅合同到期档案，需持有单位介绍信，并经公司相关部门负责人审核同意后，报公司分管领导批准。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并做好查阅记录。（二）查阅程序1.查阅申请人向档案管理部门提交《合同到期档案查阅申请表》。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合条件的予以受理，并根据查阅需求提供相应的档案资料。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并在查阅登记表上签字确认。（三）利用规定1.合同到期档案的利用应严格遵循保密原则，不得泄露档案内容。2.利用合同到期档案时，应确保档案的完整性和准确性，不得擅自修改、涂抹、损毁档案。3.如需将合同到期档案用于对外宣传、交流等活动，需经公司相关部门审核同意，并按照规定办理审批手续。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对合同到期档案进行鉴定，确定档案的保管价值和保管期限。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查合同到期档案的内容、历史背景、现实作用等因素，确保鉴定结果的准确性。3.集体鉴定原则：成立由档案管理部门、合同业务部门等相关人员组成的鉴定小组，对合同到期档案进行集体鉴定。（二）鉴定程序1.档案管理部门根据合同到期档案的保管期限和实际情况，提出鉴定意见，确定需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对档案清单中的档案进行逐一审查，根据档案的价值和保管期限，提出销毁、延长保管期限或继续保管的意见。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制《合同到期档案鉴定报告》，报公司分管领导审批。（三）销毁程序1.经公司分管领导批准后，档案管理部门对需要销毁的合同到期档案进行登记造册，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.销毁合同到期档案时，应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，并由专人负责监销。3.销毁完成后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立合同到期档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对合同到期档案进行扫描、录入等处理，形成电子档案，并建立电子档案数据库。2.系统功能模块：包括档案录入、查询、借阅、统计分析、鉴定销毁等功能模块，实现合同到期档案的全过程信息化管理。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保电子档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应加强对合同到期档案信息化管理系统的维护和管理，确保系统的正常运行。2.档案管理人员应熟练掌握信息化管理系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案管理工作。3