戒毒康复站档案管理制度

PAGE戒毒康复站档案管理制度一、总则（一）目的为加强戒毒康复站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在戒毒康复工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于戒毒康复站内各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案管理活动。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：戒毒康复站档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映戒毒康复工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集戒毒康复工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门戒毒康复站设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责全站档案的综合管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本站档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁等工作。6.积极开展档案信息开发利用工作，为戒毒康复工作提供档案资料支持和服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全站工作人员的档案意识和业务水平。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类等工作，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查询、借阅等利用工作。3.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作。4.及时向档案管理部门反馈本部门档案管理工作中存在的问题和建议。三、档案的分类与编号（一）档案分类戒毒康复站档案分为以下几大类：1.综合管理类：包括戒毒康复站的各项规章制度、工作计划、总结、统计报表、会议记录、大事记等。2.戒毒人员管理类：包括戒毒人员的入站登记、身体检查、戒毒档案、康复记录、出所鉴定等。3.教育矫治类：包括教育教学计划、教案、教材、授课记录、心理咨询记录、职业技能培训资料等。4.医疗康复类：包括医疗病历、康复治疗方案、体检报告、药品管理记录等。5.生活保障类：包括戒毒人员的饮食、住宿、衣物等生活保障方面的资料。6.安全管理类：包括安全管理制度、安全检查记录、应急预案、事故处理报告等。7.财务审计类：包括财务预算、决算、收支凭证、审计报告等。8.人员管理类：包括工作人员的人事档案、考核记录、培训记录、奖惩情况等。9.其他类：不属于以上各类的其他档案资料。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别顺序号”的结构。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.类别：用大写字母表示档案分类中的各大类，如“Z”表示综合管理类，“J”表示戒毒人员管理类等。4.顺序号：用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始依次编号。5.例如：“2023Z0001”表示2023年度综合管理类的第1份档案。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门兼职档案员应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料，并确保档案的齐全完整。2.对于戒毒人员管理、教育矫治、医疗康复等重点业务工作形成的档案，应在工作结束后及时整理归档，不得积压。3.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应保持其内容的完整性和原始性，不得随意涂改、抽取或丢失。3.对破损或褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的质量。4.档案整理过程中，应编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件良好的房间。2.库房内应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案库房应设置专门的档案整理区、查阅区和休息区，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案上架排列1.档案应按照编号顺序依次上架排列，便于查找和管理。2.同一类别的档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开排列。3.档案上架后，应在档案柜或货架上标明档案类别、编号范围等信息。（三）档案保管期限1.戒毒康复站档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括戒毒康复站的重要规章制度、戒毒人员的死亡档案、重大事故处理档案等。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括戒毒人员的入站登记、身体检查、戒毒档案、康复记录、教育教学资料等。4.短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括一般性的工作计划、总结、统计报表、会议记录等。5.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定执行，并结合戒毒康复工作的实际情况进行调整。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，一般每年至少进行一次全面检查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况、利用情况等。3.对检查中发现的问题应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、调整保管环境、完善档案管理制度等。（五）档案安全保密1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密规定，对档案信息进行严格保密。2.非档案管理人员未经批准不得进入档案库房，查阅档案必须经过档案管理部门负责人同意，并在指定地点进行。3.档案管理人员应定期对档案保密情况进行检查，发现问题及时报告并处理。4.对涉及国家机密、戒毒人员隐私等重要档案，应采取特殊的保密措施，确保档案信息安全。六、档案的利用（一）档案查阅1.戒毒康复站内工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照规定为查阅人员提供档案，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人员姓名、查阅档案名称及内容等信息。3.查阅档案时，查阅人员应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房，严禁在档案上涂改、圈划、抽取、撤换等。（二）档案借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经档案管理部门负责人审核、站领导批准后，方可办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容。借阅期满后，应按时归还档案。（三）档案出具证明1.戒毒康复站外单位或个人因工作需要要求出具档案证明的，应提交相关证明材料，经档案管理部门负责人审核后，按照规定出具档案证明。2.档案证明应内容准确、格式规范，并加盖戒毒康复站档案管理部门印章。（四）档案利用反馈1.档案管理部门应定期收集档案利用情况的反馈信息，了解档案在戒毒康复工作中的作用和效果。2.根据档案利用反馈情况，及时调整档案管理工作，提高档案服务质量和利用效率。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。2.鉴定小组应按照档案保管期限的规定，对档案进行逐卷审查，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》。（二）档案销毁1.《档案销毁申请表》经站领导批准后，由档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。2.档案销毁应