2026年工业机器人公司办公自动化系统使用与管理制度

2026年工业机器人公司办公自动化系统使用与管理制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司办公自动化系统（以下简称“OA系统”）的使用与管理，保障系统稳定运行、数据安全可控，提升办公效率与协同管理水平，明确各部门及员工在系统使用中的权责，结合工业机器人行业办公场景特性与公司实际运营需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体在职员工（含试用期员工、实习生）、各部门及分支机构，涵盖OA系统账号申请、权限分配、功能使用、数据管理、故障处理等全流程管理。公司外部合作方如需临时使用OA系统相关功能，需按本制度规定办理授权手续。第三条基本原则合规使用原则：所有人员使用OA系统需遵守国家网络安全、数据保护等相关法律法规，以及公司保密制度、信息管理规定，严禁利用系统从事违法违规、损害公司利益的行为。高效协同原则：依托OA系统实现公文流转、审批流程、任务管理、信息共享等办公环节的数字化，提升跨部门、跨层级协作效率，降低沟通成本。安全可控原则：建立分级分类的账号权限体系，强化数据备份与保密管理，防范数据泄露、丢失、篡改等风险，保障系统及数据安全。权责对等原则：明确系统使用人、部门管理员、IT运维部门的职责，使用人对账号使用行为负责，管理部门对系统运维及权限管控负责。全员遵守原则：全体员工均需学习并严格执行本制度，新员工入职需完成OA系统使用及制度培训，确保制度落地执行。第四条管理职责行政部为OA系统归口管理部门，负责制度制定、修订与宣贯，统筹系统使用规范的监督执行，协调解决跨部门使用争议，定期收集系统优化建议。IT运维部负责OA系统的技术运维，包括服务器运行维护、系统升级迭代、故障排查修复、数据备份与恢复、账号技术层面的创建/变更/注销等。各部门负责人为本部门OA系统使用管理第一责任人，负责督促本部门员工遵守使用规范，审核本部门账号权限申请，及时上报系统使用中的异常情况。全体员工为OA系统使用主体，需按权限规范使用系统功能，妥善保管账号信息，及时完成系统内待办事项，配合完成系统运维及监督检查工作。第二章系统使用规范第五条使用范围OA系统使用范围覆盖公司日常办公全场景，主要包括但不限于：公文管理：公司各类通知、公告、规章制度、工作报告等公文的起草、审核、发布、归档；流程审批：采购申请、费用报销、请假调休、出差申请、合同审批、用章申请等各类审批流程的提报与处理；任务管理：部门及个人工作任务的下达、认领、进度跟踪、完成验收；信息共享：公司通讯录、档案资料、行业资讯、培训材料等公共信息的查阅与上传；资产管理：办公设备、办公用品、固定资产的申领、登记、盘点、报废管理；其他办公功能：会议预约、考勤打卡、绩效考核辅助管理等。第六条操作规范系统登录：员工需通过公司指定的终端设备（办公电脑、授权移动端）登录OA系统，登录时需验证账号密码或人脸识别/短信验证码，严禁使用公共网络、非授权设备登录系统。功能操作：使用系统各功能模块时，需严格按照操作指引执行，严禁擅自修改系统配置、删除系统内置模板、篡改流程节点；提报审批流程时，需确保附件完整、信息真实准确，不得提交虚假信息。待办处理：员工需每日登录OA系统查看待办事项，普通审批流程需在1个工作日内处理完毕，紧急事项需在4小时内处理；确因出差、休假等无法及时处理的，需提前设置代办人或委托部门负责人代为处理。异常操作禁止：严禁利用系统漏洞从事越权操作、数据篡改等行为；严禁在系统内发布无关广告、恶意链接、不实信息；严禁使用OA系统下载、存储、传输与工作无关的文件，尤其是病毒文件、涉密信息等。第七条日常使用要求终端要求：使用办公电脑登录OA系统时，需确保电脑安装正版杀毒软件，定期更新系统补丁，禁止关闭系统安全防护功能；移动端登录需设置屏幕锁，丢失设备后需立即通知IT运维部冻结账号。使用频次：全体员工工作日需至少每2小时登录一次OA系统，及时处理待办事项；部门负责人需每日下班前核查本部门待办流程，确保无积压事项。文件管理：在OA系统内上传文件时，需按公司文件命名规范命名（如“2026-02-XX部门-费用报销申请-张三”），文件格式优先选择PDF、Word、Excel等通用格式，单个文件大小不超过500MB；上传后的文件需及时归类至对应文件夹，便于查阅与管理。离职交接：员工离职前，需在OA系统内完成工作交接，包括待办流程转交、已办流程归档、上传文件的移交确认等，经部门负责人及行政部审核确认后，IT运维部方可注销其账号。第三章账号与权限管理第八条账号申请新员工入职后，由所在部门行政专员统一向IT运维部提交《OA系统账号开通申请表》，注明员工姓名、岗位、所属部门、所需权限范围，经部门负责人签字、行政部审核后，IT运维部在1个工作日内完成账号开通，并将账号初始密码告知员工。外部合作方如需临时使用OA系统（如查阅合作项目相关资料），需由对接部门提交《OA系统临时账号申请单》，注明使用人信息、使用期限、权限范围，经部门负责人、行政部、法务部审核后，IT运维部开通临时账号，使用期限最长不超过30天。第九条权限分配OA系统权限按“最小必要”原则分配，分为普通员工权限、部门管理员权限、公司管理员权限三个层级：普通员工权限：仅可操作本人相关的流程提报、待办处理、个人文件管理、公共信息查阅等基础功能；部门管理员权限：可管理本部门员工账号、查看本部门所有流程及文件、导出本部门办公数据等；公司管理员权限：由行政部及IT运维部指定人员持有，可管理全公司账号、配置系统流程、查看所有部门数据、进行系统全局设置等。员工因岗位调整需变更权限的，需由本人提交《OA系统权限变更申请表》，经部门负责人审核、行政部复核后，IT运维部在1个工作日内完成权限调整，并留存调整记录。严禁超范围分配权限，任何部门及个人不得申请与岗位工作无关的权限，行政部每季度对全公司账号权限进行一次核查，发现超权限分配的，立即责令整改。第十条账号使用规范账号密码管理：员工收到OA系统初始密码后，需在24小时内修改密码，密码需包含大小写字母、数字及特殊符号，长度不少于8位；每90天需更换一次密码，严禁使用生日、手机号等易破解字符作为密码，严禁将密码告知他人或与他人共用账号。账号安全：员工发现账号异常登录（如异地登录、非本人操作记录）时，需立即修改密码，并向IT运维部报备；严禁出借账号给他人使用，因账号出借导致的数据泄露、流程违规等问题，由账号持有人承担全部责任。临时账号管理：临时账号使用期满后，IT运维部自动注销；如需延长使用期限，需重新提交申请并按流程审核；临时账号使用人需在使用期间严格遵守本制度，使用结束后需删除所有下载的敏感数据。第十一条账号注销与变更员工离职、调岗或外部合作方临时账号到期后，IT运维部需在1个工作日内完成账号注销或权限调整；注销前需备份账号内重要数据，并移交至指定人员。员工因姓名变更、部门调整等需变更账号信息的，需提交《OA系统账号信息变更申请表》，经部门负责人审核后，IT运维部在1个工作日内完成信息更新。第四章数据安全与保密第十二条数据录入规范在OA系统内录入数据（如审批流程信息、资产信息、客户信息等）时，需确保数据真实、准确、完整，严禁录入虚假数据、涉密数据或与工作无关的信息；录入工业机器人项目相关敏感数据时，需标注保密等级，并设置查阅权限。系统内数据需按公司数据分类标准归类，分为公开数据、内部数据、保密数据三个等级：公开数据：公司对外公示的通知、规章制度等，可全员查阅；内部数据：各部门日常办公数据、非涉密的项目信息等，仅限公司内部员工查阅；保密数据：工业机器人核心技术资料、客户核心信息、财务数据等，仅限授权人员查阅。第十三条数据存储与备份IT运维部需建立OA系统数据定期备份机制，每日进行增量备份，每周进行全量备份，备份数据存储在独立的安全服务器中，备份介质需异地存放，防止因硬件故障、自然灾害等导致数据丢失。员工在OA系统内存储的文件，需定期自查清理，删除无用文件，重要文件需自行留存本地备份（仅限公司授权设备），但不得存储保密等级高的核心数据。严禁将OA系统内的保密数据下载至非授权设备，严禁将数据拷贝至U盘、移动硬盘等外接存储设备，确因工作需要拷贝的，需提交《数据导出申请单》，经部门负责人、行政部审核后，在IT运维部监督下完成拷贝，并登记拷贝记录。第十四条数据保密要求员工不得泄露OA系统内的保密数据，包括但不限于截图、转发、口头告知等方式；不得将系统账号及密码告知外部人员，不得允许外部人员操作本人账号查阅保密数据。涉及工业机器人研发、销售、财务等保密数据的流程及文件，需设置查阅权限，仅限相关责任人及审批人查看；离职员工需签订《数据保密承诺书》，承诺不泄露在职期间通过OA系统接触的保密数据。行政部与IT运维部需定期对数据保密情况进行检查，发现数据泄露风险的，立即采取管控措施，并排查泄露原因。第十五条数据传输规范通过OA系统传输数据时，需使用公司内部加密网络，严禁在公共Wi-Fi环境下传输保密数据；传输大文件时，优先使用系统内置的加密传输功能，避免通过邮件、即时通讯工具转发。严禁将OA系统内的数据传输至外部平台（如公共网盘、社交软件），确因工作需要分享给外部合作方的，需通过系统内置的“外部分享”功能，设置分享期限及查阅权限，并记录分享日志。第五章系统运维与故障处理第十六条运维责任IT运维部指定专人负责OA系统日常运维，每日监测系统服务器运行状态、网络连接情况、数据存储情况，发现异常及时处理，并记录运维日志。运维人员需定期对系统进行安全扫描，排查漏洞，及时安装安全补丁，防范黑客攻击、病毒入侵等风险；每半年对系统性能进行一次优化，提升系统响应速度。第十七条日常维护员工在使用OA系统过程中，需爱护系统资源，严禁恶意占用系统带宽、存储资源；严禁在系统内进行大量无关文件上传、下载等操作，影响系统正常运行。行政部每季度组织一次OA系统使用培训，针对新功能、常见问题、安全规范等进行讲解，解答员工使用疑问；IT运维部需在系统内设置“帮助中心”，提供操作手册、常见问题解答等资料。第十八条故障申报与处理员工遇到OA系统故障（如登录失败、流程提交失败、文件无法上传/下载等）时，需立即通过公司指定的故障申报渠道（如IT运维部邮箱、企业微信工单）提交故障信息，注明故障现象、发生时间、使用终端等细节。IT运维部收到故障申报后，需按故障等级处理：一级故障（系统瘫痪、全公司无法使用）：需在30分钟内响应，2小时内恢复；二级故障（部分功能异常、部分部门无法使用）：需在1小时内响应，4小时内恢复；三级故障（个人账号异常、单个功能异常）：需在2小时内响应，8小时内恢复。故障处理完成后，IT运维部需向申报人反馈处理结果，并记录故障原因及解决方案，形成故障处理台账，避免同类故障重复发生。第十九条系统升级OA系统需根据公司办公需求进行升级迭代，IT运维部需提前制定升级方案，明确升级时间、影响范围、回滚预案等，升级时间优先选择非工作时间（如周末、夜间）。系统升级前，IT运维部需提前3个工作日通知各部门，提醒员工保存未完成的流程及文件；升级完成后，需进行全面测试，确认系统功能正常后，方可开放使用，并发布升级说明，告知员工新功能使用方法。第六章监督检查与责任追究第二十条监督检查机制行政部联合IT运维部每月对OA系统使用情况进行一次抽查，抽查内容包括账号使用合规性、权限分配合理性、待办事项处理及时性、数据保密情况等；每季度进行一次全面检查，形成《OA系统使用情况检查报告》，上报公司管理层。检查方式包括系统后台数据核查、员工使用行为抽查、部门自查反馈等，对检查发现的问题，下达整改通知书，要求相关部门及个人在规定期限内整改。第二十一条违规情形及处理员工违反本制度规定，有下列情形之一的，给予警告处理，并处以绩效扣分：未及时处理OA系统待办事项，导致流程积压超过3个工作日的；未按要求修改账号密码，或使用弱密码的；在系统内上传无关文件、发布无关信息的；擅自将账号借给本部门其他员工使用，未造成不良后果的。有下列情形之一的，给予通报批评，扣减当月绩效奖金，情节严重的调离岗位：超权限查阅、下载OA系统内数据的；故意篡改、删除系统内流程或文件的；未按规定完成离职交接，导致账号未及时注销引发问题的；故障申报不实，或不配合运维人员处理故障的。有下列情形之一的，解除劳动合同，如造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法的，移交司法机关处理：泄露OA系统内保密数据，给公司造成损失的；利用OA系统从事违法违规活动，如传播违法信息、窃取公司数据等；恶意攻击OA系统，导致系统瘫痪、数据丢失的；多次违反本制度，经整改仍不纠正的。第二十二条责任认定因员工个人行为导致的违规问题，由员工本人承担责任；因部门管理不善导致的批量违规（如本部门多人未及时处理待办、权限分配混乱），由部门负责人承担主要责任。因IT运维部未