工厂文件档案管理制度

PAGE工厂文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强工厂文件档案管理，确保文件档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合工厂实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工厂各部门及全体员工在工作过程中形成的各类文件档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：工厂文件档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保文件档案的系统性和完整性。2.真实性原则：文件档案应如实反映工厂各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及工厂机密的文件档案进行保密管理，防止信息泄露。4.方便利用原则：文件档案的管理应便于查找、借阅和使用，以满足工厂各项工作的需要。二、文件档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工厂文件档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理工厂各类文件档案，包括纸质文件、电子文件等。3.对文件档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作，确保文件档案的规范化管理。4.建立文件档案检索系统，方便文件档案的查找和利用。5.定期对文件档案进行鉴定、销毁，确保文件档案的时效性和安全性。6.负责对各部门文件档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门职责1.负责本部门文件档案的收集、整理、保管和移交工作。2.明确本部门文件档案管理人员，负责本部门文件档案管理的具体工作。3.按照工厂文件档案管理制度的要求，对本部门形成的文件档案进行分类、编号、装订等工作，并及时移交档案管理部门。4.严格遵守文件档案借阅、保密等规定，确保本部门文件档案的安全。（三）文件档案管理人员职责1.认真履行文件档案管理职责，严格遵守文件档案管理制度。2.负责文件档案的日常管理工作，包括文件的收集、整理、保管、借阅等。3.定期对文件档案进行清查、核对，确保文件档案的完整性和准确性。4.积极参加文件档案管理业务培训，不断提高自身业务水平。三、文件档案的分类与编号（一）文件档案分类1.行政文件类：包括工厂发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等。2.生产文件类：包括生产计划、工艺文件、操作规程、质量检验报告等。3.技术文件类：包括产品设计图纸、技术标准、技术方案、技术总结等。4.设备文件类：包括设备采购合同、设备安装调试记录、设备维护保养手册、设备操作规程等。5.财务文件类：包括财务预算、财务报表、会计凭证、审计报告等。6.人事文件类：包括员工档案、劳动合同、考勤记录、培训记录、绩效考核文件等。7.营销文件类：包括市场调研报告、销售合同、客户资料、广告宣传资料等。8.其他文件类：包括不属于以上分类的其他文件档案。（二）文件档案编号1.文件档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和实用性的原则。2.编号方法：采用“年份+类别代码+流水号”的方式进行编号。例如：2023XZ001，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政文件类的类别代码，“001”表示该类文件的流水号。3.类别代码：行政文件类（XZ）、生产文件类（SC）、技术文件类（JS）、设备文件类（SB）、财务文件类（CW）、人事文件类（RS）、营销文件类（YX）、其他文件类（QT）。四、文件档案的收集与整理（一）文件档案收集1.各部门应按照文件档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作过程中形成的各类文件档案。2.文件档案收集应确保齐全完整，不得遗漏重要文件。3.对于外来文件，如上级部门文件、合作单位文件等，应及时签收、登记，并移交档案管理部门。（二）文件档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的文件档案后，应及时进行整理。2.整理工作包括对文件进行分类、编号、装订、编目等。3.纸质文件应按照一定顺序排列，加装封面、目录、封底等，装订应牢固整齐。4.电子文件应按照分类要求进行存储，并建立相应的文件夹结构，文件名应规范准确，便于查找和识别。五、文件档案的保管（一）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.文件档案应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。3.定期对文件档案进行检查，发现问题及时处理，确保文件档案的安全。（二）电子文件保管1.电子文件应存储在安全可靠的存储介质上，如硬盘、光盘等，并定期进行备份。2.建立电子文件索引目录，便于快速查找和使用。3.对电子文件的访问应进行权限控制，防止未经授权的访问和修改。（三）档案库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合要求。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应进行登记。3.档案库房内不得存放易燃、易爆、易腐等物品。六、文件档案的借阅与利用（一）借阅规定1.因工作需要借阅文件档案的，应填写《文件档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并登记借阅文件档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人员应按照规定的借阅期限及时归还文件档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的文件档案，不得转借、涂改、损坏、丢失。如发现问题，应及时向档案管理部门报告，并承担相应责任。（二）利用方式1.档案管理部门应积极为工厂各部门及员工提供文件档案利用服务，根据利用需求，及时提供相应的文件档案。2.利用方式包括查阅、复印、借阅等。对于重要文件档案的查阅，应在档案管理部门指定的地点进行。3.档案管理部门应建立文件档案利用登记制度，记录利用时间、利用人员、利用内容等信息。七、文件档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.文件档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、便于利用的原则。2.根据文件档案的保存价值和时效性，确定其是否需要继续保存。（二）鉴定组织1.成立文件档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。2.鉴定工作小组负责对文件档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定需要销毁的文件档案，应填写《文件档案销毁申请表》，注明销毁文件档案的名称、数量、销毁原因等，经鉴定工作小组组长签字同意后，报工厂主管领导审批。2.档案管理部门