2026年工业机器人公司采购与供应商管理办法

2026年工业机器人公司采购与供应商管理办法第一章总则第一条制定目的为规范公司工业机器人相关物资采购行为，强化供应商全生命周期管理，保障采购物资质量稳定、价格合理、交付及时，降低供应链风险，支撑公司研发、生产、销售等经营活动有序开展，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国招标投标法》等法律法规，结合工业机器人行业核心零部件精度要求高、定制化配套物资多、供应链稳定性要求严格的特点，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有生产经营相关物资采购及供应商管理活动，采购范围包括工业机器人核心零部件、通用零部件、生产原材料、外协加工件、设备工装、辅助物料、研发试验用品等所有外部采购物资；供应商范围包括为公司提供物资、加工及配套服务的法人、其他组织或个体经营者，公司所有涉及采购申请、审批、执行、验收及供应商开发、评价、考核的部门和人员均须遵守本办法。第三条管理原则1.合规透明原则：采购活动严格遵守国家法律法规及公司制度，流程公开透明，严禁暗箱操作、利益输送、商业贿赂等违规行为。2.质量优先原则：采购物资优先满足质量标准、技术参数及使用要求，尤其是工业机器人核心零部件，必须符合精度、稳定性及安全规范。3.成本可控原则：在保证质量与交付的前提下，通过合理比价、集中采购、长期合作等方式控制采购成本，提升资金使用效益。4.供应链稳定原则：建立多渠道、可替代的供应商体系，避免单一供应商依赖，保障生产及研发物资持续稳定供应。5.权责对等原则：明确各部门在采购及供应商管理中的职责，做到分工清晰、流程闭环、责任可追溯。第四条职责分工1.采购管理部门：作为采购与供应商管理的归口部门，负责制定采购计划、组织供应商开发与准入、执行采购流程、跟进交付进度、处理采购异常、维护供应商关系、建立供应商档案与考核体系。2.需求部门：包括生产、研发、行政等部门，负责提出真实、准确的采购需求，明确物资规格、技术参数、数量及交付时间，参与采购验收及质量反馈。3.质量管理部门：负责制定采购物资质量验收标准，开展到货检验、质量判定，出具检验报告，参与供应商质量评价与考核。4.技术管理部门：负责明确核心零部件、定制化物资的技术要求、图纸规范及适配标准，解决采购物资技术问题，参与供应商技术能力评估。5.财务管理部门：负责审核采购预算、办理采购付款、核对采购账务，参与采购价格合理性审核及采购成本分析。6.审计监督部门：负责对采购活动及供应商管理进行合规性审计，查处违规行为，保障采购活动规范有序。第二章采购管理规范第五条采购分类管理根据物资重要性、技术复杂度及采购金额，将采购分为三类实施差异化管理。战略类采购为工业机器人伺服电机、减速器、控制器等核心零部件，对产品质量及生产影响重大，实行定点采购、长期合作及重点管控；重要类采购为结构件、传感器、线缆等关键配套物资，实行比价采购、合格供应商名录管理；一般类采购为辅料、办公用品、低值易耗品等，实行简化流程、批量集中采购。第六条采购计划管理需求部门根据生产计划、研发任务及实际使用需求，按月编制采购需求申请，明确物资名称、型号、技术参数、数量、需求时间及特殊要求，经部门负责人审批后提交采购管理部门。采购管理部门汇总各部门需求，结合库存情况、市场供应及预算额度，编制月度及年度采购计划，报公司管理层审批后执行，无计划或超计划采购须履行专项审批流程，严禁无审批擅自采购。第七条采购方式管理战略类采购采用招标采购、竞争性谈判或定点合作方式，至少选取三家及以上合格供应商参与比价或谈判；重要类采购采用比价采购方式，在合格供应商范围内选取不少于两家供应商进行价格、质量、交付对比；一般类采购可采用询比价、定点采购或集中采购方式，简化流程提高效率。任何采购方式均须保留完整的比价、谈判及审批记录，确保过程可追溯。第八条采购审批管理采购活动实行分级审批，根据采购金额大小设定不同审批权限。小额采购由采购管理部门负责人审批，中等金额采购由公司分管领导审批，大额采购及战略类采购由公司主要负责人审批，超预算采购须先履行预算调整审批流程。审批人员须对采购需求合理性、价格合理性、供应商资质合规性进行审核，不符合要求的予以退回。第九条采购执行与交付采购审批通过后，采购管理部门与选定供应商签订正式采购合同，明确物资规格、质量标准、交付时间、交付地点、验收方式、违约责任及售后保障等条款。合同签订后，采购人员全程跟进生产、发货及物流进度，及时向需求部门反馈交付信息，如遇交付延迟、物资异常等情况，第一时间与供应商沟通协调，制定解决方案并上报。对于工业机器人核心零部件，须提前预留生产及运输周期，避免影响整体生产进度。第十条采购验收管理物资到货后，采购管理部门组织需求部门、质量管理部门共同验收，按照合同约定及质量标准进行核对、检测、试用。验收合格的，签署验收单，办理入库手续；验收不合格的，出具不合格说明，由采购管理部门联系供应商办理退换货、补货或索赔，相关责任及费用由供应商承担。核心零部件及定制化物资须进行全项检验，必要时由技术部门参与精度及适配性测试，未经验收或验收不合格的物资严禁入库及使用。第三章供应商全生命周期管理第十一条供应商开发与准入采购管理部门根据采购需求，通过行业展会、公开渠道、客户推荐等合法方式开发潜在供应商，重点考察供应商的资质证照、生产能力、技术水平、质量体系、交付能力、售后服务及商业信誉。潜在供应商须提供营业执照、产品检测报告、资质认证、业绩证明等资料，经采购、质量、技术部门联合审核通过，且样品检验合格后，方可纳入合格供应商名录，未纳入名录的供应商不得开展合作。战略类供应商还须进行现场考察，评估生产现场、工艺水平及质量管控能力。第十二条供应商分类管理公司对合格供应商实行分级分类管理，分为战略供应商、核心供应商、普通供应商三个等级。战略供应商为提供核心零部件、具备独家或核心技术优势的供应商，实行重点维护、长期合作、优先付款；核心供应商为提供关键配套物资、质量及交付稳定的供应商，实行稳定合作、定期优化；普通供应商为提供一般物资、可替代性强的供应商，实行动态调整、择优合作。不同等级供应商享受对应的合作政策及考核标准。第十三条供应商过程管理采购管理部门建立常态化供应商沟通机制，定期与供应商对接需求、反馈质量问题、协调交付进度，共同解决供应链问题。对于核心零部件供应商，每月开展技术及质量对接，提升物资适配性及稳定性；对于交付延迟、质量波动的供应商，及时发出整改通知，督促限期改进。供应商须严格遵守合同约定，保障物资质量及交付时间，配合公司开展质量改进及技术升级工作。第十四条供应商评价与考核公司每季度对合格供应商进行综合评价，每年开展年度考核，评价维度包括质量合格率、交付及时率、价格竞争力、售后服务、技术配合度、合规信誉等。评价结果分为优秀、合格、不合格三个等级，优秀供应商可增加采购份额、享受优先付款及合作优先权；合格供应商维持正常合作；不合格供应商限期整改，整改后仍不达标的暂停合作或淘汰。考核过程须客观公正，以实际数据为依据，考核结果及时反馈供应商并留存记录。第十五条供应商淘汰与退出供应商出现提供不合格物资、多次交付延迟、弄虚作假、商业贿赂、违法违规经营、整改后仍不达标等情形的，直接从合格供应商名录中淘汰，终止合作并纳入黑名单，永久不再合作。因市场变化、产品迭代、公司战略调整等原因不再合作的供应商，实行有序退出，妥善处理剩余合同、货款及售后事宜。淘汰及退出信息须及时更新至供应商名录及档案，确保信息准确。第十六条供应商档案管理采购管理部门为每家合格供应商建立独立档案，包括资质资料、样品报告、合同记录、交付记录、质量记录、评价考核结果、整改通知等所有相关资料，实行一户一档、动态更新、专人管理。供应商档案为公司重要内部资料，仅限相关工作使用，严禁泄露供应商商业秘密及公司内部信息，档案保存期限不少于五年，确保合作全过程可追溯。第四章采购合同与付款管理第十七条采购合同管理所有采购活动均须签订书面合同，合同内容须合法合规、条款完整、权责清晰，严禁签订无标的、无质量标准、无违约责任的空白合同或违规合同。合同由采购管理部门拟定，经技术、质量、财务、法务部门审核后，按权限审批签订，签订后统一编号归档。合同履行过程中如需变更或解除，须经双方协商一致，签订书面补充协议，履行同等审批流程，严禁私自变更合同条款。第十八条采购付款管理采购付款严格按照合同约定及公司财务制度执行，付款前须审核合同、验收单、发票、入库单等资料是否完整合规，资料不全或不符合要求的不予付款。财务管理部门按审批权限办理付款手续，及时向采购管理部门反馈付款进度。公司遵循诚信履约原则，按时支付合格供应商货款，同时对存在质量问题、违约行为的供应商，按合同约定暂停付款、扣除违约金或索赔。第五章监督检查与责任追究第十九条监督检查审计监督部门定期对采购活动及供应商管理进行审计检查，重点检查采购流程合规性、采购价格合理性、验收规范性、供应商准入及考核公正性、合同及付款合规性等。采购管理部门每月开展自查，及时发现并整改问题，接受公司及相关部门的监督。任何部门和个人有权对采购中的违规行为进行举报，公司对举报信息严格保密，及时核查处理。第二十条责任追究对违反本办法规定的行为，依规追究相关部门及人员责任。无审批采购、超预算采购、擅自确定供应商、收受供应商利益、泄露采购信息、验收失职导致不合格物资入库的，给予通报批评、绩效处罚、岗位调整；造成公司经济损失的，依