加强档案材料管理制度

PAGE加强档案材料管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案材料的管理，确保档案材料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案材料在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在工作中形成的各类档案材料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案材料进行集中统一管理，确保档案材料的系统性和完整性。2.真实性原则档案材料应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则档案材料应齐全完整，涵盖公司/组织工作的各个方面，包括但不限于文件、合同、报表、会议记录等。4.保密性原则对涉及公司/组织机密的档案材料，应严格保密，防止信息泄露。二、档案材料的分类与归档（一）档案材料的分类1.行政管理类包括公司/组织的各类文件、通知、报告、决议、规章制度等。2.人事管理类涵盖员工的招聘、培训、考核、晋升、奖惩、离职等相关材料。3.财务管理类包含财务报表、账目、凭证及各类经济合同等。4.业务经营类涉及公司/组织的业务合同、项目文档、市场调研报告、客户资料等。5.技术研发类如技术方案、研发报告、专利申请文件、技术图纸等。6.其他类不属于以上分类的其他档案材料。（二）归档要求1.归档时间各部门应在工作完成或文件材料形成后的规定时间内，将档案材料移交至档案管理部门归档。一般情况下，行政管理类文件应在次年上半年归档；人事管理类材料应在事件结束后的一个月内归档；财务管理类材料应在年度结束后的三个月内归档；业务经营类和技术研发类材料应在项目结束后的两个月内归档。2.归档内容归档的档案材料应包括原件、复印件（需注明原件存放处）、电子文档等。电子文档应与纸质文档内容一致，并按照规定的格式和命名规则进行存储。3.归档手续档案移交部门应填写《档案移交清单》，详细注明档案材料的名称、数量、日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。三、档案材料的整理与编目（一）整理要求1.分类整理档案管理部门按照档案材料的分类标准，对接收的档案材料进行分类整理，确保同一类档案材料集中存放。2.装订成册对于纸张较多的档案材料，应进行装订成册，以便于保管和查阅。装订时应注意保持文件的完整性，不得随意裁剪或损坏文件。3.去除金属物对档案材料中的金属物，如订书钉、回形针等，应予以去除，防止生锈损坏文件。（二）编目要求1.编制目录档案管理部门应根据整理后的档案材料，编制《档案目录》。《档案目录》应包括档案材料的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查找和管理。2.编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性原则，采用分类编号法。例如，行政管理类档案编号为“XZGL001”，其中“XZGL”表示行政管理类，“001”为该类档案的顺序号。3.保管期限划分根据档案材料的重要性和使用价值，确定档案材料的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。四、档案材料的保管与保护（一）保管场所1.档案库房公司/组织应设立专门独立的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房设施档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材、防盗门窗等，以确保档案材料的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案保管纸质档案应存放在档案架上，按照类别和编号顺序排列。档案架应定期进行清洁和检查，防止档案材料受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案保管电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。（三）保护措施1.防火措施档案库房内应配备消防器材，并定期进行检查和维护。严禁在档案库房内吸烟和使用明火，对电气设备应进行定期检查，防止因电气故障引发火灾。2.防潮措施档案库房应安装除湿设备，控制库房内的湿度在适宜范围内。同时，应避免档案材料直接接触地面和墙壁，可采用货架或垫板等方式进行隔离。3.防虫措施定期在档案库房内投放防虫药品，对档案材料进行防虫处理。对发现虫害的档案材料，应及时采取措施进行处理，防止虫害扩散。4.防盗措施档案库房应安装防盗门窗和监控设备，确保档案库房的安全。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。五、档案材料的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅公司/组织内部员工因工作需要查阅档案材料时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅涉及机密的档案材料，需经公司/组织保密管理部门批准。2.外部查阅外单位人员因工作需要查阅公司/组织档案材料时，应持单位介绍信，经公司/组织相关部门负责人批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。查阅涉及机密的档案材料，需经公司/组织保密管理部门批准，并签订保密协议。（二）查阅程序1.申请查阅人应填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案材料的名称、目的、查阅时间等信息。2.审批《档案查阅申请表》经所在部门负责人或相关部门负责人批准后，交档案管理部门。3.查阅档案管理部门根据审批后的《档案查阅申请表》，为查阅人提供相应的档案材料，并在《档案查阅登记表》上记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。查阅人不得擅自将档案材料带出档案库房，如需复印或摘抄档案材料，应经档案管理部门同意。（三）利用规定1.档案材料的利用应严格遵守国家法律法规和公司/组织的相关规定，不得用于非法目的。2.档案管理部门应定期对档案材料的查阅和利用情况进行统计和分析，为公司/组织的决策提供参考依据。六、档案材料的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案材料的鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对到期档案材料进行鉴定。（三）鉴定内容1.保管期限根据档案材料的重要性、历史价值和现实利用价值，对档案材料的保管期限进行重新审查和确定。2.保存价值评估档案材料是否仍具有保存价值，对于已失去保存价值的档案材料，应予以销毁。（四）销毁程序1.编制销毁清单档案鉴定小组对拟销毁的档案材料进行逐一核对，编制《档案销毁清单》，详细注明档案材料的名称、编号、日期、数量等信息。2.审批《档案销毁清单》经公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁实施档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁过程应进行全程监督。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案材料无法恢复。4.记录备案销毁工作完成后，应在《档案销毁清单》上记录销毁时间、地点、方式等信息，并由监销人签字确认。同时，将《档案销毁清单》归档保存，以备查考。七、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.制定档案管理制度负责制定和完善公司/组织的档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理组织和指导各部门做好档案材料的收集、整理和归档工作，确保档案材料的齐全完整。3.档案保管与保护负责档案库房的日常管理，采取有效措施确保档案材料的安全保管，防止档案材料的损坏和丢失。4.档案查阅与利用服务为公司/组织内部员工和外单位人员提供档案查阅和利用服务，严格按照规定办理查阅手续，确保档案信息的安全。5.档案鉴定与销毁组织档案鉴定小组对到期档案材料进行鉴定，按照规定程序进行销毁，并做好记录备案工作。6.档案统计与分析定期对档案材料的收进、移出、保管、利用等情况进行统计和分析，为公司/组织的决策提供参考依据。（二）档案管理人员职责1.认真履行档案管理部门的各项职责，严格遵守档案管理制度。2.负责档案材料的日常整理、编目、上架等工作，确保档案管理工作的规范化。3.做好档案库房的安全管理工作，