劳务人员档案管理制度

PAGE劳务人员档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司劳务人员档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保劳务人员档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有劳务人员档案的管理。劳务人员是指与公司签订劳务合同，为公司提供劳务服务的各类人员。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司劳务人员档案实行集中统一管理，由人力资源部门负责档案的归口管理工作。2.真实准确原则：档案内容应真实反映劳务人员的实际情况，确保档案信息的准确性。3.完整规范原则：档案资料应齐全完整，分类科学合理，整理规范有序。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露。二、档案内容（一）基本信息1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、毕业院校、专业、毕业时间等。2.身份证复印件：提供劳务人员有效身份证件的复印件。3.劳动合同：劳务人员与公司签订的劳务合同原件或复印件。（二）工作经历1.工作履历：详细记录劳务人员在公司及其他单位的工作经历，包括入职时间、离职时间、工作岗位、工作职责等。2.工作业绩：记载劳务人员在工作中取得的主要业绩、成果，如获得的奖励、荣誉等。（三）培训记录1.培训证书：收集劳务人员参加各类培训获得的证书原件或复印件。2.培训档案：记录劳务人员参加公司内部培训、外部培训的情况，包括培训时间、培训内容、培训考核结果等。（四）考核评价1.绩效考核表：定期对劳务人员进行绩效考核，记录考核结果及评价意见。2.年度考核表：每年对劳务人员进行年度考核，反映其年度工作表现和综合评价。（五）薪酬福利1.工资发放记录：保存劳务人员工资发放的明细记录，包括工资标准、发放时间、发放金额等。2.福利享受情况：记录劳务人员享受的各类福利，如社会保险、住房公积金、带薪年假等。（六）奖惩情况1.奖励记录：详细记载劳务人员获得的公司内部及外部奖励，包括奖励名称、奖励时间、奖励原因等。2.惩罚记录：记录劳务人员受到的公司内部及外部惩罚，如警告、罚款、辞退等，包括惩罚时间、惩罚原因、处理结果等。（七）其他资料1.健康体检报告：劳务人员定期健康体检的报告。2.职业资格证书：劳务人员取得的各类职业资格证书原件或复印件。3.其他相关资料：如劳务人员的获奖作品、发表的文章等。三、档案收集（一）收集渠道1.人力资源部门：负责收集劳务人员入职时提交及工作过程中产生的各类档案资料。2.劳务人员所在部门：协助人力资源部门收集本部门劳务人员的相关资料，并及时移交人力资源部门。3.其他相关部门：如培训部门、考核部门等，将涉及劳务人员的培训记录、考核评价等资料及时反馈给人力资源部门。（二）收集要求1.及时性：各部门应在规定时间内将劳务人员的档案资料收集齐全，并移交人力资源部门。2.完整性：收集的档案资料应完整无缺，确保能够全面反映劳务人员的情况。3.真实性：档案资料应真实可靠，严禁弄虚作假。（三）收集流程1.劳务人员入职时，应按照公司要求提交个人基本信息、身份证复印件、劳动合同等资料。2.劳务人员所在部门在劳务人员工作期间，应及时收集其工作业绩、培训记录、考核评价等资料，并定期整理后移交人力资源部门。3.人力资源部门收到各部门移交的档案资料后，应进行认真审核，对不符合要求的资料及时反馈给相关部门补充完善。四、档案整理（一）分类标准1.按照档案内容的性质，将劳务人员档案分为基本信息类、工作经历类、培训记录类、考核评价类、薪酬福利类、奖惩情况类、其他资料类等七大类。2.每大类下再根据具体内容进行细分，如基本信息类可分为个人简历、身份证复印件、劳动合同等小类。（二）整理方法1.编号：对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。2.装订：将每份档案资料按照一定顺序进行装订，确保资料整齐、牢固。3.编目：编制档案目录，注明档案资料的编号、名称、日期、来源等信息，以便快速查找和利用。（三）整理流程1.人力资源部门收到档案资料后，首先对资料进行分类，然后按照分类标准进行编号、装订和编目。2.在整理过程中，应认真核对档案资料的内容，确保资料的准确性和完整性。3.整理完成后，将劳务人员档案存入专门的档案柜或档案库，并建立档案索引，方便查询和管理。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放安全。2.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关档案保管的标准要求。（二）保管期限1.劳务人员档案的保管期限根据档案内容的重要程度和性质确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为15年，中期档案保管期限为510年，长期档案保管期限为10年以上。3.具体保管期限如下：基本信息类、工作经历类、培训记录类、考核评价类、薪酬福利类、奖惩情况类等档案资料保管期限为10年。劳动合同、健康体检报告、职业资格证书等档案资料保管期限为合同期或有效期满后5年。其他相关资料根据实际情况确定保管期限。（三）保管要求1.建立档案保管台账，详细记录档案的编号、名称、保管期限、存放位置等信息，便于查询和盘点。2.定期对档案进行盘点，确保档案数量准确、存放位置正确、档案资料完整无缺。3.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案信息安全。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅劳务人员档案，了解劳务人员的基本情况、工作经历、培训记录、考核评价等信息。2.人力资源部门根据公司人力资源管理工作的需要，可对劳务人员档案进行综合分析和利用，为人员招聘、培训、考核、薪酬福利管理等提供依据。3.其他相关部门因涉及劳务人员的法律纠纷、劳动仲裁等事项，可按照规定查阅相关档案资料。（二）利用流程1.查阅申请：公司内部各部门因工作需要查阅劳务人员档案时，应填写《劳务人员档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人签字批准。2.审批：人力资源部门收到查阅申请表后，对查阅申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.查阅：经批准后，查阅人员凭有效证件到档案保管室查阅档案，查阅过程中应严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案保管室，并办理归还手续。（三）利用要求1.严格遵守档案查阅规定，未经批准不得擅自查阅劳务人员档案。2.查阅档案时，应爱护档案资料，不得损坏、丢失档案。3.查阅档案的内容应严格保密，不得泄露给无关人员。七、档案保密（一）保密措施1.建立档案保密制度，明确档案管理人员和查阅人员的保密职责。2.对档案保管室采取必要的安全防范措施，如安装监控设备、设置门禁系统等，防止档案资料被盗、被篡改。3.对涉及劳务人员个人隐私的档案资料，应严格保密，不得随意公开。（二）保密责任1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案信息。2.查阅人员在查阅档案过程中，应遵守保密规定，不得将档案信息泄露给他人。3.对违反档案保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。八、档案信息化管理（一）信息化建设1.建立劳务人员档案管理信息系统，实现档案资料的电子化管理。2.将劳务人员的基本信息、工作经历、培训记录、考核评价、薪酬福利、奖惩情况等档案资料录入信息系统，方便查询和利用。3.利用信息化手段对档案资料进行分类、整理、编目、统计分析等管理工作，提高档案管理工作效率和水平。（二）数据安全1.加强劳务人员档案管理信息系统的数据安全保护，采取数据备份、数据加密、访问控制等措施，防止数据丢失、被篡改和泄露。2.定期对信息系统进行维护和更新，确保系统的正常运行和数据的准确性。3.对信息系统的操作人员进行培训，提高其安全意识和操作技能，防止因操作失误导致数据安全事故。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由人力资源部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门负责人等。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对超过保管期限的档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如重复的、无关紧要的资料等，进行鉴定。3.对涉及法律纠纷、劳动仲裁等事项的档案，在相关事项处理完毕后，按照规定进行鉴定。（三）销毁流程1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进