车检站档案管理制度

PAGE车检站档案管理制度一、总则（一）目的为加强车检站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在车检工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于车检站各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）档案定义本制度所称档案，是指车检站在车辆检验业务活动中直接形成的，对车检站工作和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则车检站档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映车检站的工作实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集车检站在业务活动中形成的各种档案资料，确保档案的完整性，避免遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置车检站设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善车检站档案管理制度，并组织实施。2.负责车检站各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的保管和保护工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全和完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。6.负责向有关部门提供档案查阅、借阅服务，严格履行档案查阅、借阅手续，做好登记和记录工作。7.组织开展档案管理业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识和档案管理水平。8.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理工作方法和流程，提高档案管理工作质量。三、档案的分类与编号（一）档案分类车检站档案分为以下几大类：1.行政管理类档案包括车检站的行政文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案、设备档案等。2.业务管理类档案包括车辆检验标准、检验流程、检验报告、检验数据统计分析、客户档案等。3.技术资料类档案包括车辆检测技术资料、仪器设备技术资料、计量器具校准证书等。4.党群工作类档案包括党组织建设、工会工作、共青团工作等方面的文件和资料。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用分类号加流水号的方式，具体编号规则如下：1.行政管理类档案：XZ+流水号2.业务管理类档案：YW+流水号3.技术资料类档案：JS+流水号4.党群工作类档案：DQ+流水号流水号按照档案形成的时间顺序依次编排，从001开始。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案形成部门应在档案形成后及时将档案移交档案管理部门，不得自行留存。3.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.档案管理部门收到档案后，应按照档案分类标准进行整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的类别、编号、题名、日期、保管期限等信息。3.对档案进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。4.对破损、褪色的档案进行修复或复制，保证档案的可读性。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如备份、复制等。4.严格控制档案库房的温度、湿度，保持库房环境整洁、通风良好。5.做好档案库房的安全保卫工作，防止档案被盗、被抢、被毁等情况的发生。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案，并做好查阅登记工作。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。4.档案管理部门负责人审批同意后，借阅人员应到档案管理部门办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，领取档案。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改、损坏档案。5.借阅人员应按照规定的时间归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。（二）档案利用的限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和利用。2.档案利用应遵循保密原则，不得泄露档案内容。3.档案利用应符合法律法规和车检站的相关规定，不得用于非法目的。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关部门负责人组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。（三）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映车检站主要职能活动和基本历史面貌的，对车检站工作和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案凡是在较长时间内对车检站工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案凡是在较短时间内对车检站工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出档案清单，提交档案鉴定小组进行鉴定。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、价值和保管期限划分标准，确定档案的保管期限。3.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案的类别、编号、题名、日期、保管期限等信息。4.《档案销毁清单》经档案鉴定小组组长签字确认后，报车检站主管领导审批。（五）销毁实施1.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责销毁。销毁时，应确保档案信息的彻底销毁，防止档案信息泄露。2.销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，注明销毁日期、地点等信息。3.销毁后的《档案销毁清单》应妥善保存，作为档案销毁工作的记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立车检站档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、录入，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案信息系统建设开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、分类、编目、检索、借阅、统计等功能的信息化管理。3.安全管理加强档案信息化系统的安全管理工作，采取数据备份、加密存储、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的信息化设备和专业技术人员，负责档案信息化管理工作。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。3.定期对档案信息化系统进行维护和升级，保证系统的稳定性和安全性。4.加强对档案数字化工作的