风险管理部档案制度

PAGE风险管理部档案制度一、总则（一）目的为加强风险管理部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在风险管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于风险管理部在开展风险管理工作过程中形成的各类档案，包括但不限于风险评估报告、风险监控记录、风险管理策略文档、应急处置预案以及相关的会议纪要、文件往来等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映风险管理工作的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集与风险管理相关的各类文件资料，确保档案的完整性，不遗漏重要信息。3.系统性原则：对档案进行科学分类、整理和编号，使其具有系统性，便于查找和利用。4.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司保密规定，对涉及商业秘密、敏感信息的档案进行妥善保管，防止泄露。5.时效性原则：及时归档各类风险管理文件，保证档案信息的时效性，以便为决策提供及时有效的支持。二、档案管理职责（一）风险管理部负责人1.全面负责风险管理部档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标，并组织实施。2.监督档案管理制度的执行情况，对档案管理工作进行指导和检查，确保档案管理工作规范、有序进行。3.审核重要档案的保管期限、密级确定等事项，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员1.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、有序。2.按照档案管理制度的要求，对档案进行妥善保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的借阅、归还登记工作，严格按照规定办理借阅手续，对借阅情况进行跟踪管理，确保档案按时归还。5.定期对档案进行清查、盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题，并向上级领导汇报档案管理工作情况及存在的问题。（三）各业务岗位人员1.在工作过程中及时形成并向档案管理人员移交本岗位产生的各类风险管理档案资料，确保档案资料的及时、完整归档。2.配合档案管理人员做好档案的整理、核对等工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、出借档案，确保档案的安全与保密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.风险评估相关资料：包括风险评估项目的立项文件、评估方案、基础数据收集表、现场勘查记录、评估报告初稿及终稿等。2.风险监控记录：日常风险监控报表、监控数据分析报告、重大风险事件监控记录及相关处理情况等。3.风险管理策略文档：风险管理策略制定依据、策略调整记录、与相关部门沟通协调的文件等。4.应急处置预案：各类风险应急预案、演练计划、演练记录及演练总结报告等。5.会议纪要：风险管理部内部会议纪要、与其他部门或外部机构召开的涉及风险管理工作的会议纪要。6.文件往来：上级主管部门下发的与风险管理相关的文件、公司内部各部门之间关于风险管理工作的函件、通知等。7.培训资料：风险管理培训课件、培训教材、培训记录等。8.其他相关资料：与风险管理工作有关的调研报告、专家意见、行业动态信息等。（二）收集要求1.各业务岗位人员应在工作完成后及时将相关档案资料移交档案管理人员，确保档案资料的及时性。2.移交的档案资料应齐全、完整，签字、盖章等手续完备，能够准确反映工作实际情况。3.档案管理人员应定期对各岗位移交的档案资料进行检查，对不符合要求的及时反馈并要求补充完善。（三）整理方法1.分类按风险类型分类：如市场风险、信用风险、操作风险、流动性风险等，分别设立相应的档案类别。按业务流程分类：根据风险管理工作的流程，如风险识别、评估、监控、处置等环节，对档案进行分类整理。按时间顺序分类：对于同一类别的档案，按照形成时间的先后顺序进行排列。2.编号为每一份档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号格式可采用“年份+部门代码+档案类别代码+流水号”的形式，例如：2023RM01001，其中“2023”表示年份，“RM”表示风险管理部代码，“01”表示风险评估类档案代码，“001”表示该类别下的流水号。3.装订对纸张规格不一致、零散的档案资料进行统一装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，对于幅面过大的纸张应折叠整齐，使其大小与档案封面一致。4.编目编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找和了解档案内容。对重要档案应编写摘要，概述档案的主要内容和价值，方便使用者快速掌握档案核心信息。四、档案的保管（一）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，主要包括一般性的风险监控报表、日常工作记录等，这些档案在满足一定期限后，经评估确认无继续保存价值的，可以进行销毁。2.中期档案：保管期限为510年，如部分风险评估报告、阶段性的风险管理策略文档等，此类档案对于公司风险管理工作的阶段性总结和经验积累具有一定参考价值，需妥善保存一定期限。3.长期档案：保管期限为10年以上，包括重要的风险评估报告、风险管理策略调整记录、应急处置预案等，这些档案是公司风险管理工作的核心资料，对于公司的长期稳定发展具有重要意义，应长期保存。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，对纸质档案进行分类存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。对纸质档案应定期进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。2.电子档案建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应按照与纸质档案一致的分类方法进行分类存储，并建立相应的索引和目录，便于查找和利用。定期对电子档案进行备份，备份介质应采用多种形式，如磁带、光盘或移动硬盘等，并分别存储在不同的地点，以防止数据丢失。对电子档案管理系统进行安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。定期对系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。（三）密级划分1.绝密级：涉及公司核心商业机密、重大战略决策等重要信息的档案，如未公开的重大风险评估报告、关键风险管理策略等，此类档案严格限制查阅和使用范围，只有经过特定授权的人员才能接触。2.机密级：包含公司重要业务信息、客户敏感信息等的档案，如部分风险监控数据、涉及重要客户的风险管理资料等，查阅和使用此类档案需经过部门负责人批准，并进行登记。3.秘密级：涉及公司一般性业务信息、内部管理信息等的档案，如日常会议纪要、一般性的风险评估报告等，查阅此类档案需经过档案管理人员同意，并进行简单登记。（四）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对接触到的各类档案信息予以保密，不得泄露给无关人员。2.在档案查阅、借阅过程中，严格按照规定的审批程序进行操作，确保档案信息不被非法获取或传播。3.对涉及保密档案的计算机、存储设备等应采取加密措施，并设置访问密码，防止信息泄露。4.定期对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平，确保保密工作落实到位。五、档案的利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理人员根据批准的申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程符合规定，不损坏、涂改档案。3.查阅人员不得擅自将档案带出档案库房，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。（二）借阅1.因特殊工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，并经风险管理部负责人批准。2.档案管理人员根据批准的申请表，办理档案借阅手续，向借阅人员提供档案，并要求其签字确认。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。在借阅期限届满后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。（三）档案利用的监督与考核1.风险管理部应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案的利用频率、利用效果等，以便及时调整档案管理策略，提高档案的服务质量。2.将档案利用工作纳入部门绩效考核体系，对档案管理人员和各业务岗位人员在档案收集、整理、保管、利用等环节的工作表现进行考核评价，激励员工积极做好档案管理工作。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对档案进行鉴定，由风险管理部负责人牵头，组织档案管理人员及相关业务骨干组成鉴定小组，对超过保管期限的档案进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、价值、历史意义等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。3.在鉴定过程中，应充分征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果客观、准确。（二）销毁1.经鉴定确需销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的清单，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，并经风险管理部负责人审核、公司分管领导批准。2.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。监销人员应对销毁过程进行全程监